Первое впечатление формируется за считанные секунды. Однако даже несколько действий с вашей стороны могут испортить сложившееся положительное мнение. Оставаться для окружающих приятным человеком помогут несколько привычек и правил.

Мобильные телефоны и звонки

1. Звонки должны начинаться не ранее 8 утра в будние и не раньше 10 часов утра в выходные, а заканчиваться до 22 часов вечера. После 22:00 звонки допускаются только по предварительной договоренности. Также, если вопрос не терпит отлагательств, допускаются звонки в другое время, однако если после пятого-шестого гудка вам не ответили, следует положить трубку и больше не беспокоить в этот день.

2. Если ваш собеседник не является вашим другом/знакомым, вы редко созваниваетесь и вашего номера, скорее всего, нет в телефонной книжке — не забывайте в начале разговора представиться, чтобы собеседник понял, с кем общается прежде, чем перейдете к сути вопроса. Также следует помнить об уважении к чужому времени и поинтересоваться, удобно ли говорить.

3. Лучше не употреблять фразу «Вас беспокоит…»: собеседник подсознательно воспримет ваш звонок как беспокойство. Более того, таким образом вы сразу становитесь в позицию просителя, привлекая к себе лишний негатив и провоцируя отрицательный ответ.

3. Не злоупотребляйте функцией удержания в телефоне: мало приятного в том, что в середине беседы звонок ставится на удержание. Если в этом есть необходимость, предупредите о том, что звонок будет переведен на «hold» и озвучьте причину.

4. Если вы не дозвонились, следует выдержать паузу, чтобы ваш звонок заметили и перезвонили. Если в течение двух часов этого не произошло, можно перезвонить повторно. Конечно, в пределах временных рамок, о которых шла речь выше.

5. Выключайте звук на совещаниях и встречах. Если же вопрос, по которому звонят, не терпит отлагательств, извинитесь и выйдите в коридор, чтобы поговорить — нервный шепот в трубку о том, что вы сейчас не можете говорить, неуместен;

6. Заведите черновики сообщений или шаблоны в телефоне на случай отсутствия возможности говорить: с их помощью вы сможете быстро отправить SMS звонящему и перезвонить позже.

7. Отключайте звук набора кнопок, он может раздражать окружающих;

Электронные письма

8. Отправляя письмо — всегда указывать тему сообщения. Это позволит письму быть замеченным и сразу будет понятно, о чем идет речь. Тема должна быть короткой и понятной. В поле видимости почтового клиента обычно три-четыре слова — именно в них должна быть основная суть.

9. Пользуйтесь функцией скрытой копии, если отправляете массовые рассылки. Получатель увидит только свой адрес, а остальные будут скрыты. Таким образом не будет известен ваш список рассылки, да и необходимость прокручивать вниз адреса получателей, чтобы прочитать письмо, раздражает. Если речь идет о корпоративной переписке, в которой получатели должны быть видны, скрывать их, конечно, не стоит.

10. Все правила вежливости в переписке действуют так же, как и в жизни: здоровайтесь, обращайтесь к получателю на «вы», кратко объясняйте суть своего обращения и благодарите за информацию;

11. Настройте подпись с помощью почтового клиента, чтобы ваш собеседник мог видеть, где и кем вы работаете, и ваши контактные данные.

12. Не пишите сообщения заглавными буквами: собеседник может подумать, что на него кричат;

13. Отвечайте на сообщения в течение 24-х часов и помните, что тишина — самый плохой ответ. Если не сможете и ответ требует относительно длительной подготовки — напишите об этом, предупредив о возможных задержках.

Социальные сети

14. Помните, что все, что появляется на ваших страницах в соцсетях, характеризует вас как личность и ваши качества. Например, многие работодатели желают видеть в резюме ссылки на личные страницы и то, что они там увидят, может повлиять на предложение о работе.

15. При добавлении в друзья объясните человеку причину вашего запроса и напомните, где вы встречались, если вы не близкие знакомые.

16. Не поленитесь разобраться с настройками: многие соцсети позволяют ограничить доступ к отдельным публикациям, к личной информации и другим данным. Если фото со вчерашней вечеринки не для глаз общественности, не стоит публиковать их с пометкой «для всех».

17. Не докучайте постоянными «чекинами», селфи или просто слишком частыми публикациями о каждом вашем шаге.

Личные встречи

18. Лучше, конечно, не опаздывать, но если так случилось, предупредите о том, что опоздаете. Это производит куда более приятное впечатление, чем длительное ожидание в неизвестности. И лучше это сделать минимум за 15 минут до назначенного времени.

19. Подготовьтесь к встрече заранее: проверьте, в наличии ли все необходимое. И не надейтесь на интернет или телефон: первого может не оказаться, а последний — разрядиться. Такой случай следует предусмотреть.

Личные качества

20. Старайтесь разграничивать работу и личные отношения: даже если вы общаетесь с коллегой в неформальной обстановке после рабочего дня, вполне возможно, что он хочет обсудить с вами жизненные темы. Умейте соблюдать баланс.

21. Соответствуйте своим знаниям: если вы не следуете собственным же советам и не выполняете те правила, которыми делитесь с окружающими, то это не вызывает доверия.

22. Верьте в людей и их способности: если постоянно напоминать коллегам их задачи или задания, это может вызвать негатив. Заранее продумайте точки контроля и озвучьте их, это позволит избежать таких недоразумений.

23. Будьте оптимистами: пессимистически настроенные люди мало кому нравятся. Если точнее — никому.

Отношение к окружающим

24. Будьте толерантны: если собеседник не разбирается в теме, которую вы знаете вдоль и поперек, это не повод относиться к нему снисходительно. Вполне возможно, что он не читал Льва Толстого, зато знает квантовую механику.

25. Уважайте чужое личное пространство. Друзья могут обняться при встрече, а деловые партнеры держатся друг от друга на расстоянии. Личным пространством также считаются места, в которых человек находится в момент общения с ним — столик в кафе, рабочее место, место в транспорте. Не следует навязывать свое общество и «закрывать» человека в углу или у дверей.

Светлана Ракова