Основными претендентами на должность ассистента руководителя остаются студенты и выпускники ВУЗов, для которых такая работа становится хорошим стартом карьеры. Несмотря на большое количество кандидатов, мало кто из них достаточно компетентен для этой позиции, и топ-менеджерам приходиться соглашаться на то, что есть. На что следует обратить внимание при выборе «идеального ассистента»?

При оценке кандидата первым делом смотрите на его резюме. Здесь надо обратить внимание на такие пункты, как: грамотность в составлении резюме, качественное фото и образование (должно быть высшее и желательно профильное в той сфере бизнеса, в которую кандидат хочет устроиться на работу). Хорошим показателем будет наличие дипломов и сертификатов курсов ассистентов и секретарей или тренингов на такие темы, как: документооборот, компьютерная грамотность, персональная эффективность, правила ведения переговоров, деловой этикет. Если уже есть опыт работы помощником — это большой плюс. Отдать предпочтение следует кандидату со знанием иностранного языка, поэтому просите, чтобы кандидат отправил вам резюме на заявленном иностранном.

На профиле в социальных сетях сделать особый акцент. Чтобы человек ни говорил, а в сетях прекрасно видны его принципы, жизненные приоритеты, с кем и как он общается и чем на самом деле интересуется.

Вторичный отбор — это собеседование. При встрече обратите внимание на внешний вид кандидата, ведь это ваше будущее лицо. Однозначно должен присутствовать сдержанный, деловой стиль. Дорогие модельные вещи и украшения, слишком откровенный наряд, неряшливость — не соответствуют профессиональному имиджу помощника руководителя и пусть это будет для вас сигналом, что перед вами человек, который свою роль не понимает.

Также прислушайтесь к грамотности речи, насколько четко и понятно кандидат излагает свои мысли. Это крайне важный аспект, поскольку ассистенту предстоит общаться с вашими партнерами, коллегами, подчиненными и близкими. Он должен уметь находить со всеми общий язык и четко доносить свои мысли. Если кандидат заявляет, что он знает, как русский, так и украинский, обязательно проверьте, пообщавшись с ним на обоих языках.

Для того чтобы проверить профессиональные качества кандидата, можно применить такой ряд заданий:

• расспросите о предыдущей работе и о предыдущем руководителе, если кандидат начнет рассказывать лишнее, лучше с таким человеком не работать. Ассистенту важно никогда не выдавать служебную информацию, тем более информацию о своем шефе;
  
  
• подготовьте документ и дайте ему на проверку, это позволит оценить грамотность и внимательность;
  
  
• дайте задание подготовить приказ и распоряжение. Ассистент обязан знать все атрибуты распорядительных документов и уметь их составлять;
  
  
• пусть при вас проведет телефонные переговоры с соблюдением всех стандартов: представится, узнает, как зовут респондента, получит от него ответы на все интересующие вопросы, вежливо откажет в просьбе и т. п.;
  
  
• дайте задание спланировать мероприятие: встречу, поездку, поход в ресторан, заседание;
  
  
• пусть закроет глаза и опишет, где и что находится в помещении, в котором идет собеседование. Также можно попросить зайти и выйти кого-то из сотрудников, а кандидат пусть опишет их внешность или последовательность действий. Этот тест позволит понять, насколько хорошо развита память и внимательность;
  
  
• дайте устное задание в 3–4-х предложениях и попросите его делегировать сотруднику, сидящему в соседней комнате. Как результат, вы увидите, есть ли у кандидата понимание вашего поручения и умеет ли он грамотно поручать задачи другим работникам;
  
  
• для помощника особенно важно уметь «добиваться своего» в пользу руководителя: договариваться о скидке, отстаивать позицию, требовать информацию, иногда буквально заставлять других людей сделать то, что они не хотят. Проверить это качество можно также небольшим заданием, и тут да прибудет с вами фантазия;
  
  
• если умение приготовить и подать кофе важно, то стоит протестировать и этот навык тоже.

И помните, если вы с помощником тратите такое же количество времени на выполнение задач, что и без него, — его смело можно считать неэффективным вложением. Как говорил министр торговли США Малкольм Болдридж: «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет».

Кристина Стецкая