Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Июнь 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
       

Июль 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031    

Все события
Реклама
Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день
Новости / В мире
27.03.2019
Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день
 

По данным McKinsey, в среднем люди тратят 28% рабочего дня, читая и отвечая на электронную почту. Получается, что, если сотрудник работает полный день, ему ежедневно приходит 120 писем, и он 2,6 часа только и делает, что разбирает почту. В большинстве случаев люди прибегают к одному из двух экстремальных способов борьбы с потоками писем. Одни свято верят, что в почтовом ящике не должно быть непрочитанных сообщений и заставляют себя поддерживать его в таком состоянии. Другие сдаются и позволяют письмам накапливаться. Есть и те, кто предпочитает этим двум крайностям более умеренный подход: они просто реже проверяют почту.

Мы разрабатываем техники управления временем и решили проверить, есть ли какой-то подкрепленный научными исследованиями способ тратить на почту меньше, чем 2,6 часа в день, и не потерять в эффективности. Результаты удивили нас самих: оказывается, можно сэкономить больше половины этого времени, а именно 81 минуту в день, если отказаться от пяти вредных привычек.

Перестаньте без конца проверять почту и сэкономьте 21 минуту

Люди проверяют почту в среднем 15 раз в день, то есть каждые 37 минут. Но большинство собеседников не ждут, что им ответят так быстро. Около 40% участников рабочей переписки ожидают ответа в течение часа, и только 11% клиентов и 8% коллег хотят, чтобы им отвечали быстрее. Если заходить в почту раз в час, а не каждые 37 минут, вы избавите себя от шести лишних проверок почтового ящика в день. К чему это приведет? Некоторые исследователи утверждают, что у человека уходит до 23 минут и 15 секунд, чтобы вернуться к работе в прежнем темпе после любого перерыва, в том числе и на почту. Мы не подвергаем сомнению подобные выводы, но для этой статьи использовали более консервативное исследование Университета Лафборо, согласно которому восстановление продуктивности после перерыва в работе занимает 64 секунды.

Постоянное заглядывание в почтовый ящик не единственная проблема. Многие читают все уведомления, которые появляются в углу монитора каждый раз, когда приходит письмо, и теряют тем самым еще по несколько секунд за раз. По словам исследовательницы Софи Лерой из Университета Вашингтона, за перерывы в работе мы расплачиваемся качеством: «Когда мы думаем об одной задаче, а делаем другую, страдают обе, потому что у нас нет когнитивной способности решать две задачи одновременно».

Лишние шесть раз проверили почту, отвлеклись на уведомления и с трудом вернулись в рабочее русло — и вот вы уже потеряли 21 минуту за день. Исправить ситуацию, однако, просто. Отключите уведомления и выделите 5–8 минут в час на проверку почты. Конечно, для некоторых профессий такое решение просто не подходит. Есть и те, кто привык отвечать в течение нескольких минут, потому что это дает ощущение контроля над ситуацией. Но в большинстве случаев мгновенно отвечать вовсе не обязательно.

Очищайте папку входящих и сэкономьте 27 минут

Говорят, больше нет смысла перемещать письма из папки входящих, потому что современные почтовые сервисы позволяют с легкостью найти любое письмо среди сотен и даже тысяч других. Но это не совсем так. Функция поиска — действительно самый быстрый способ найти старые письма. Но если не убирать их из папки входящих, мы все равно потеряем время. Заходя в переполненные «Входящие», мы неизбежно перечитываем старые письма. С этим ничего не поделаешь: если письма есть, человек их прочитает. У среднестатистического сотрудника более 200 писем во входящих. Ежедневно он получает 120 новых писем, а читает только четверть из них.

Без четкого плана действий письма так и будут накапливаться. Представим, что человек 15 раз в день проверяет почту. Даже если он будет читать только вступительную часть и пробежит глазами только те письма, которые сразу видны на экране компьютера, он перечитает в среднем 10% писем во входящих и потратит на каждое четыре секунды. В общей сложности это 27 потерянных минут каждый день.

Но проблему можно решить очень просто: всегда либо архивируйте, либо удаляйте письмо сразу после прочтения. Этот способ не годится для писем, которые требуют отложенного ответа. Но такое письмо больше не нужно перечитывать. Теперь это насущная задача, поэтому письмо следует переместить из входящих в список дел.

Если вы раньше никогда не архивировали письма, вы первое время будете экономить не 27, а 22 минуты рабочего времени, потому что вам придется выделять по 5 минут в день на архивацию, чтобы расчистить почту.

Не тратьте время на то, чтобы раскладывать письма в папки, и сэкономьте 14 минут

В 37% случаев люди не отвечают сразу, а откладывают ответ на письмо. По этой причине на поиск уже прочитанных писем приходится значительная часть работы с почтой. Обычно для ускорения поиска люди создают папки для разных тем, людей и типов сообщений и каждое новое письмо архивируют в соответствующую папку. Среднестатистический офисный сотрудник создает по новой папке каждые пять дней и пользуется в общей сложностью 37 папками. Но поиск нужного письма в папке на 9% медленнее поиска по ключевым словам, и на 50% медленнее поиска с помощью команд (например, «from: connect@zarvana.com»).

Теперь, когда вы знаете, как эффективнее искать письма, пришло время наладить связь между почтой и списком дел. Пересылайте письма на отдельный электронный адрес, настроенный так, чтобы автоматически конвертировать их в задачи. Другой вариант — добавить в почтовый клиент упрощенную версию приложения для ведения списка дел, куда вы будете складывать письма-задачи.

Вместе перечисленные в этом пункте действия сэкономят вам 14 минут в день.

Не архивируйте письма в отдельные папки вручную и сэкономьте 11 минут

Склад из 37 папок, обычно расположенный в левой части почтового клиента, не только замедляет повторный поиск. Примерно 10% от общего времени, которое люди тратят на электронную почту, приходится на сортировку нужных писем. Этот процесс состоит из двух этапов: сначала человек решает, куда переложить письмо, а потом вручную перемещает его.

Мы уже поняли, что для повторного поиска писем папки не нужны. Так стоит ли их вообще заводить? Большинству людей нужны ровно две папки: для прочитанных писем, которые требуют дальнейших действий (назовем эту папку «Архив»), и для писем, которые можно прочитать позже («К прочтению»). Совсем без папок не получится: хотя бы одна папка все-таки нужна, чтобы перекладывать туда письма из входящих.

Чтобы высчитать, сколько минут можно сэкономить, если отказаться от 37 папок в пользу двух, воспользуемся законом Хика — психологическим принципом, который описывает математическую связь между числом вариантов и временем принятия решения. Согласно ему, выбор из 37 вариантов дается человеку в пять раз медленнее, чем выбор из двух вариантов.

Сортировку почты можно сделать еще эффективнее, если использовать автоматические правила и фильтры. С ними исключена вероятность того, что вы случайно положите письмо не туда. Сам процесс перемещения лучше делать не вручную с помощью мышки, а «горячими клавишами»: это в два раза быстрее. Так, сочетание Ctrl + Shift + V в Outlook позволяет переместить элемент в выбранную папку. Пользователи могут задавать собственные команды, чтобы экономить время, перемещая письма одной клавишей, как в G Suite, где нужно просто нажать V.

Перестаньте читать и обдумывать ненужные письма и сэкономьте 8 минут

По данным Sanebox, 62% писем — ненужный хлам, от которого можно разом избавиться. В среднем люди читают 20% всех приходящих им рассылок, тратят на каждую по 15–20 секунд и в результате теряют четыре минуты ежедневно. Даже на удаление одного ненужного письма уходит время (примерно 3,2 секунды), а всего за день набегает до трех минут. Вместо того, чтобы ежедневно избавляться от информационного мусора, просто отпишитесь от рассылок или заблокируйте нежелательные письма.

Чтобы перестать читать ненужные письма, во-первых, включите автоматическую фильтрацию для нужных вам рассылок, во-вторых, отпишитесь от ненужных, и в-третьих, заблокируйте весь спам, который продолжит приходить после отписки.

Электронная почта стала проклятием XXI века для работающих людей. Однако от продуктивного использования почты нас отделяют всего пять шагов:

  1. Отключите уведомления и проверяйте почту раз в час.
  2. Перемещайте все письма из папки «Входящие» сразу после прочтения.
  3. Используйте поиск с помощью команд, чтобы находить старые письма.
  4. Заведите всего две папки и архивируйте письма в них с помощью горячих клавиш.
  5. Не тратьте время на ненужные и не особо важные письма.

Пришла пора отбросить привычки и инстинкты и довериться исследованиям. Это поможет вернуть потерянное время и наконец-то взять под контроль электронную почту.

Мэтт Пламмер (Matt Plummer)

HBR

Просмотров: 364 Отправить другу Версия для печати
 

Смотрите также:
10 лекарств, которые должны быть в офисной аптечке
Ближе к телу, или Как сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях
Как противостоять негативу в социальных сетях: что советуют психологи
Как реагировать на критику: советы психологов
Как убить в себе перфекциониста
Самый большой миф тайм-менеджмента
«Вы все меня бесите», или 7 способов сбросить негатив на работе
Три способа сделать то, на что нет желания и сил
6 идей, которые помогут вам превратить трудный день в продуктивный
За работу: 4 тактики самомотивации в безнадежной ситуации
Как научиться успевать все
The Excellent Excel: 9 трюков для работы с таблицами
Как бороться со стрессом, чтобы не сгореть на работе — советы психолога
Как не нужно извиняться перед коллегами
Чем занимаются в выходные успешные люди: 8 полезных занятий
Как организовать дела перед отпуском: 3 совета для отдыха с чистой совестью
Как не стать онлайн-грубияном: семь правил этикета в соцсетях
Как не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера
Как преодолеть отвращение к работе
8 способов выстоять, когда одолевает лень и апатия
Советы тем, кто страдает от перфекционизма
Как «прорваться» через секретаря
Как перестать опаздывать раз и навсегда
9 привычек, от которых пора отказаться
Как отпустить прошлый год и спланировать счастье в новом: 12 практичных техник
Целься в Луну: 5 шагов к мечте в новом году
7 секретов сохранить продуктивность на работе
Каждая минута на счету: 5 правил тайм-менеджмента
Налаживаем жизнь за монитором
Как работать, когда болеет ребенок
10 простых советов, как не оказаться в ловушке собственного разума
Как справиться с тревожными мыслями
Как себя вести при встрече с аферистами в отпуске
Работать без стресса: как не стать жертвой офисного негатива
Как помешать коллегам тратить ваше время впустую
С чего начать неприятный разговор
Разные взгляды: как ужиться и сработаться?
Как писать успешные бизнес-тексты: 6 советов от Стивена Кинга
5 секретов того, как успокоиться в трудной ситуации
Как подготовиться к отпуску
15 правил, которые лучше знать наизусть
Ученые рассказали, как замедлить время в отпуске
5 слов, которым не место в e-mail
6 железных правил английской вежливости, которые стоит перенять всем
4 фразы, которые заменят вам «Я не знаю…»
6 способов не навредить здоровью, сидя на рабочем месте
На полуслове, или Что делать, если вас перебивают
От 16 и старше: как учить язык, если вы не выучили его в детстве
Как успевать больше в новом году
Как на самом деле правильно реагировать на критику
Все новости
Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Считаете ли Вы, что взятые работником потребительские кредиты стимулируют его на долгосрочные отношения с компанией?
Да, стимулируют
Нет, не стимулируют — просто взятый кредит «привязывает» сотрудника к компании на время выплаты долга
Нет, не стимулируют — если человеку предложат лучшую работу, он все равно уйдет
Другое

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2019 © МЕДИА-ПРО
2019 © HR-Лига
Copyright © 2005–2019 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.