Прежде чем отправлять или вообще составлять письмо, надо сделать так, чтобы его ждали. Созвонитесь с адресатом, в разговоре обозначьте, кто вы и чего хотите. Спросите также, в каком виде собеседник хочет получить информацию.

Для начала определите цель, то есть то, чего вы хотите добиться при помощи письма, это позволит сократить его в несколько раз. При написании текста вы должны иметь в виду, что большинство людей (особенно принимающих решения) любят краткость. Лишняя же информация — повод усомниться, стоит ли иметь с вами дело.

Если вы хотите, чтобы на письмо отреагировали быстро, его длина должна составлять максимум пять строчек. Важно понять одно: чем короче текст, тем легче он воспринимается. Указывайте конкретные факты и цифры.

Размер любого письма не должен превышать одну страницу формата А4. В каждом абзаце — от трех до пяти тезисов по каждой позиции. Если вы не можете уложиться, попробуйте переформулировать.

Чем ближе оформление письма к стандарту, тем лучше. Используйте стандартные шрифты (Times New Roman, Arial, Verdana). Следите за размером: если напишете слишком мелко, человек будет напрягаться, читая. Если же крупно — тут уже намек на то, что адресат плохо видит. Цвет текста — черный или темно-серый. Не надо использовать другие цвета: красный намекает на агрессивность, а синий цвет расслабляет.

Сегодня в бизнесе принято называть человека по имени. По имени-отчеству нужно обращаться к представителям государственных или бывших таковыми организаций, где еще сохранились советские традиции, а также компаний, в которых большая часть сотрудников старше 45 лет.

Не стоит использовать в конце письма пустые стандартные фразы, такие как «благодарим вас за сотрудничество» или «с надеждой на…». Это ставит вас на позицию ниже, а общаться лучше на равных: форма прошения в бизнесе не приветствуется. У вас с получателем письма должны быть изначально установлены партнерские отношения.

Постскриптум можно использовать, чтобы усилить значимость послания: «Прошу вас уведомить о получении письма». Можно обозначить кратко суть, но простыми словами. В конце концов, можно добавить эмоциональную составляющую.

Не используйте жаргон. Иногда одно слово может сыграть злую шутку. Также следите за грамотностью. Даже если текст интересный, но допущена орфографическая ошибка — адресат отметит только ее. Также не стоит использовать иносказания.

Если у вас идет активная переписка по одной теме (по e-mail), отвечайте на предыдущее письмо так, чтобы оно цитировалось (на любом почтовом сервере есть функция «Ответить»). Если же переписка логически завершена, начните новое письмо.

В конце электронного письма указывайте контакты. Не свой электронный адрес, а телефон, номер ICQ — вы должны быть открыты и легко доступны. Это нужно для ускорения ответа на ваш запрос.

Прежде чем отсылать письмо, прочитайте его сами. Лучше вслух и не один раз. Если вас коробит какое-то выражение, но вы не знаете, как исправить, посоветуйтесь с коллегой. Можно вообще дать кому-нибудь прочитать письмо, но лучше полагаться на самого себя.

По материалам «Труд»