На мониторе светится пустой документ Microsoft Word. В голове навязчиво болтается мысль: «Отчет должен быть готов к вечеру». Противно, правда?
А ведь мы так или иначе пишем отчеты всю жизнь. Отчитываемся на уроках в школе. Что выполнил из домашнего задания, что не выполнил, и почему. Пишем отчет по практике в институте. Придумывая, чем же это таким полезным занимался три недели.
Пишем отчет на работе. Итоги рабочего этапа, результаты проекта, отчет о выполненном задании… А сколько еще отчитываемся неформально?
Жена послала мужа на рынок за картошкой. Вот он вернулся. Картошка мелкая, стоит дорого, да еще и ходил долго. Вот теперь отчитывайся, дорогой…
А вы любите писать отчеты? Заниматься делом, которым так или иначе нам всем приходится заниматься? Причем заниматься на протяжении всей жизни?
Я — не любил. Жутко не любил. Не понимал, зачем тратить время на столь бесполезное и противное занятие. Сейчас для меня отчеты — лакомый кусочек работы. Возможность отдохнуть от других дел и извлечь для себя множество выгод. Как такое возможно? Очень просто!
А что вообще мы любим?
Давайте задумаемся: а что мы вообще любим? Какие дела? Что нужно, чтобы мы какое-то дело любили?
Во-первых, есть дела просто приятные: развлечения. Нередко бесполезные, но нам они нравятся, потому что приносят удовольствие сами по себе. Посмотреть телевизор, попить чаю, потрепаться с друзьями. Заставлять себя делать такие дела нам не нужно, скорее, от них сложно оторваться.
Во-вторых, есть еще одна категория дел. Это дела (не развлечения), которые нам почему-то нравятся. Работа, которая приносит удовольствие.
Причин любить такие дела у нас может быть две:
Если дело само по себе не приносит удовольствия, но мы ощущаем его полезность, выгодность, со временем это дело становится для нас приятным. Например, вы начали бегать по утрам, или ходить в фитнес-центр. Поначалу это сложно, отнимает много сил.
Но постепенно вы замечаете, что становитесь бодрее, что повышается общий тонус организма — и те же самые дела уже начинают приносить удовольствие! И вы уже с удовольствием выбегаете с утра из дому или заходите после работы в спортзал. Удовольствие — это выгода!
Со второй причиной еще интереснее. Есть такая особенность у нашей психики: пока мы не умеем что-то делать (солить огурцы, кататься на роликах, вести переговоры и т. д.), мы боимся неудач и ошибок, и дело нам не нравится, неприятно. Когда это же дело начинает получаться («Великолепные вышли огурчики…»), волшебным образом оно начинает доставлять нам удовольствие. И, если вдуматься, это неудивительно: нам нравится, когда у нас что-то хорошо получается. И ради этого чувства удовлетворения мы готовы делать те или иные дела.
Удовольствие — это когда хорошо получается! И тогда, чтобы дело доставляло нам удовольствие, нужно научиться делать это дело хорошо, и научиться извлекать из него выгоды для себя. Как это сделать — разбираемся дальше.
Почему не любим отчеты
Так почему мы не любим отчеты? Все просто. Мы НЕ ПОЛУЧАЕМ ВЫГОДЫ от их написания и НЕ УМЕЕМ писать отчеты правильно! И уж, конечно, ни о каком удовольствии тут речи быть не может.
Мы привыкли считать, что отчеты — это что-то совершенно для нас бесполезное и ненужное. Начальничья дурь. Пожиратель времени и сил. Но действительно ли это настолько бестолковое занятие?
Представьте… вы чистите картошку, обычным старым ножом. Она мокрая, холодная. Руки становятся грязные, очистки падают на пол, и их нужно будет собирать. И есть эту картошку будете не вы… А теперь еще раз представьте… вы быстро чистите картошку удобным ножиком для чистки картошки, в животе урчит… Через полчаса эта самая картошка будет аппетитно шкворчать на сковороде, жарясь с ломтиками бекона для вашего ужина!.. Разницу чувствуете?
Вот то же самое и с отчетами. Есть один очень важный вопрос. От ответа на него зависит, хочется ли вам заниматься отчетами и получаете ли вы от этого удовольствие. Итак: для кого вы пишете отчет? Отчет нужен только вашему начальнику? Вы пишете его, только чтобы руководитель отвязался? Мотивации заниматься отчетом не будет никакой.
Отчеты только тогда станут для вас приятным занятием, когда вы начнете писать их ДЛЯ СЕБЯ. Уж для себя-то, любимого, легко сделать полезное дело, правда? И тогда, даже если начальник дал вам задание написать отчет, вы-то знаете: это нужно вам. А не ему. Представляете, как удобно? Начальник дал задание и наивно полагает, что вы на него работаете, а вы в это время ЗА ЕГО ДЕНЬГИ работаете на себя! И тогда все, что нам нужно, — научиться извлекать из отчетов выгоды для себя и писать отчеты правильно и эффективно.
Шесть личных выгод
Мысль залетела в голову и, не обнаружив себе подобных, вылетела обратно… Так что же хорошего в написании отчетов? Какие плюсы, какие возможности это нам дает? Давайте разберемся.
1. Стройное мышление
Благодаря отчету наши собственные мысли упорядочиваются, раскладываются в голове «по полочкам». Это делает наше мышление системным, логичным, упорядоченным. И уже не только в отчете, но и просто по жизни ваши мысли и слова становятся понятными и стройными.
Все очень просто. Когда мысли просто находятся у вас в голове, они летают, сталкиваются, размножаются… Возникает ощущение, что между ушей — каша. Но попробуйте эту кашу записать!
Ваши мысли сразу, вне зависимости от их собственных желаний, начнут обретать четкую форму и структуру. Из каши выделятся основные идеи, аргументы, логика.
Не зря ведь кто-то из великих сказал: «Мысль незаписанная равна нулю». Записывайте мысли, оформляйте их в отчет — и ваше мышление станет упорядоченным и стройным.
2. Хорошая память
Когда по некоторой ситуации написан отчет, она прочно укрепится в вашей голове. Благодаря отчету вы будете помнить о том, что происходило, что получилось удачно и что необходимо доработать в следующий раз. Таковы особенности нашей памяти: когда мы повторяем какую-то мысль, мы запоминаем ее. Записывая мысли на бумаге, мы укрепляем их в своей памяти.
3. Обратная связь
Когда ситуация описана в отчете, очень легко получить на нее обратную связь от других людей. Ваши коллеги, друзья и знакомые (да и незнакомые тоже) смогут подсказать вам, что получилось хорошо, а что нужно изменить, доработать. Кроме того, имея перед глазами отчет, вам проще самому дать себе обратную связь по ситуации.
4. Самоанализ
Периодическое написание отчетов дает возможность заниматься самоанализом. Перечитывая прошлые отчеты, вы заметите, что у вас теперь получается лучше, над чем нужно работать и в какую сторону двигаться.
5. Хорошая письменная речь
Привычка писать отчеты медленно, но верно принесет вам грамотную и красивую письменную речь. Когда мы чем-то занимаемся регулярно, мы волей-неволей учимся делать это лучше.
6. Мотивация
Часто мы слышим: «Я вроде бы и хочу этим заниматься, но вроде и лень, и времени не хватает…» Это значит, что человеку не хватает мотивации. Не хватает мотора, топлива, не хватает импульса, который двигал бы его вперед.
И за мотивацию умные и толковые люди готовы платить: временем и деньгами. Ходить на тренинги, посещать мотивационные семинары, работать с консультантами.
Но есть способ одновременно простой, дешевый и быстрый! Когда мы подводим итоги какого-то дела, какого-то этапа работы, мы замечаем, как много сделано, как многого мы достигли. Стоит только ЗАПИСАТЬ результаты работы — и вы тут же поймете, насколько их много. О многих своих достижениях мы просто забываем. Необходимость же сформировать письменный отчет заставляет вспомнить о них.
И это великолепно мотивирует, придает сил для дальнейшей работы! Когда вы сами себе отчитались в том, что у вас хорошо получилось, хочется работать дальше, идти к новым достижениям.
Закончили работу, этап — напишите отчет. Зафиксируйте, что вам хорошо удалось, что хорошо сделано. И это будет двигать вас дальше, придаст новых сил! Отчеты — мощнейший инструмент самомотивации. Пользуйтесь этим.
Правильный отчет
Правильный отчет подчиняется «правилу семи»: в нем должно быть не более 7 ± 2 элементов. Наше сознание устроено таким образом, что может эффективно оперировать количеством элементов, не превышающим 7 ± 2.
То есть всегда оптимально работать с 5–9 объектами. 5–9 вопросов в анкете. Меньше — незачем анкету делать, больше — слишком долго отвечать. 5–9 блюд на праздничном столе. Меньше — маловато для праздника, больше — глаза разбегаются. 5–9 предметов на рабочем столе. Меньше — нечем работать, больше — легко запутаться.
Применительно к отчету это означает, что в нем должно быть 5–9 пунктов (разделов, главок — в зависимости от общего объема).
Кстати, обратили внимание, сколько главок в этой статье и сколько выгод в отчетах, да? Стройте свои отчеты в соответствии с «правилом семи», и вам будет просто их писать, читать и воспринимать.
Заключение
Все мы так или иначе пишем отчеты. И только от нас зависит, будет ли это бестолковым и противным занятием, отнимающим время и силы, или полезным и интересным делом, инструментом для роста и развития.
Пишите отчеты для себя, получайте личные выгоды: системное мышление, хорошую память, качественную письменную речь, возможность самоанализа, обратную связь и самомотивацию. Делайте это, и отчеты начнут приносить вам пользу и удовольствие!
По материалам «Управление персоналом»
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама