Если вы читаете эту статью на рабочем месте — оглядитесь, что окружает ваш монитор на столе прямо сейчас? Знаете ли вы, для чего предназначено каждое место на рабочем столе, все ли вы можете найти сразу? А ящики? Все, что в них находится, — действительно важно иметь под рукой?

Давайте разбираться, насколько важна организация рабочего места, и как освободить рабочий стол от захламленности.

Почему важна организация рабочего места?

В первую очередь, порядок на рабочем столе действительно влияет на продуктивность сотрудника. Конечно, мы знаем об историях мыслителей, у которых на столе каждый день царил беспорядок, и им это никогда не мешало.

Однажды Альберт Эйнштейн даже сказал: «Если загроможденный стол свидетельствует об упорядоченном уме, тогда о чем свидетельствует пустой стол?» Действительно, стол точно не должен быть пустым, ведь активная рабочая деятельность вынуждает нас оставлять напоминания и заметки, окружать себя предметами офисного быта. Но захламленность рабочего пространства рассеивает внимание. Ученые давно доказали, что зрительно человек не воспринимает более пяти вещей перед собой.

Когда на рабочем столе огромное количество предметов, концентрация внимания буквально сходит с ума. На что смотреть? На чем сосредоточиться? В голове творится хаос, чувствуется усталость, раздраженность, неспособность сконцентрироваться на рабочих задачах. По результатам исследований ученых из университета в Пристоне, от организации рабочего места зависит примерно 38% веса сосредоточенности, а это, согласитесь, немало. Мы можем не замечать этого, но попробуйте разгрузить стол от лишних бумаг, старых ежедневников и прочей ненужной макулатуры и почувствуете облегчение, сможете быстрее концентрироваться и отвечать на вызовы бизнеса.

С чего же начать? Как обычно, со стратегии действий. Просто выкинуть все со стола — не очень конструктивно, необходимо, в первую очередь, сделать офисное пространство удобным для использования.

Начинаем уборку: 5 простых правил Мари Кондо

1. Представьте картинку вашего идеального рабочего стола, когда будете готовы начать уборку. Пофантазируйте, спросите себя, что вам приятно было бы видеть каждый рабочий день. Может, пора приобрести пробковую доску для заметок? Или купить настольную лампу? Новая тумбочка или компьютерный стул с более удобной спинкой, подушка для осанки — все это можно воплотить на своем рабочем месте для личного комфорта. Пора заказать парочку мелочей для удобства и комфорта прямо с доставкой в офис, в эпоху электронной торговли это не займет более получаса.
   
   
2. Начните сортировать вещи на рабочем месте. Все, что находится в тумбочке и на столе разложите по принципу: «нужно» и «не нужно». Если не можете определиться, как относитесь к той или иной вещи, — значит, она вам не нужна.
   
   
3. Тумбочка или ящик — не место для вещей первой необходимости и предметов гигиены. Помада, расческа, средство для дезинфекции рук и влажные салфетки необходимы на рабочем месте очень часто, но так ли они необходимы на вашем столе? Интересная книга для чтения за обедом, визитки, калькулятор — тоже важные вещи, но они необходимы не ежеминутно. Если вы пользуетесь ими реже, чем 3 раза в день, — лучше всего убрать их в ящик и не захламлять пространство. Расходные канцтовары в виде скрепок, ластиков, ножниц и т. д. тоже найдут свое место в отдельном ящике. Сортируйте предметы не первой необходимости по категориям.
   
   
4. Важно понимать, что вы выбираете при уборке то, что хотите сохранить, а не то, от чего хотите избавиться. Этот простой принцип поможет выделить вам из имеющихся вещей наиболее нужные и убрать больше хлама.
   
   
5. Если у вас мало пространства, а хочется больше — попробуйте ставить вещи вертикально. Горизонтальное расположение предметов съедает много места, и от этого стол выглядит заставленным. Попробуйте убирать ежедневники и блокноты в вертикальные накопители бумаг. Стопки неактуальных документов, которые, возможно, понадобятся в будущем поместите в файлах в папки на кольцах и уберите в отдельный ящик. Место для ручек и маркеров — в подставке для ручек. Пробковая доска — для заметок и напоминаний на стикерах. Вы увидите, как чище станет офисное пространство вокруг вас.

Принципы организации рабочего пространства

С другой стороны, ваш стол — это личная комфортная зона. И если вы хотите, чтобы в этой зоне находились неординарные для рабочего пространства предметы, которые греют вам душу, будь то фотографии детей, сувениры из отпуска или небольшой цветок из дома — пусть они продолжают греть вам душу.

Постарайтесь лишь не загромождать ими все рабочие поверхности — оставьте большую часть этих вещей для украшения дома. Попробуйте увидеть процентное соотношение этих вещей на вашем рабочем месте: для концентрации будет полезнее, если это будет не больше 20% от общей площади.

Зачастую стол для сотрудника является отражением того образа, который он хочет сформировать для окружающих его коллег. Это может быть желание показать статусность (дорогие ручки, визитницы) или подчеркнуть свою официальность и занятость (бумаги, папки, планшеты). Нельзя критиковать чужое рабочее место: для каждого оно создано по принципу «мой дом — моя крепость», и на рабочем столе для сотрудника может и не быть никакого хаоса, на его взгляд, — он просто творческий человек.

Уборка и организация рабочего места — в целом, дело сугубо индивидуальное. Прислушайтесь к себе, и, если ощущаете дискомфорт и невозможность сосредоточиться на задачах, начинайте действовать.

Вероника Павловская