Сегодня многие компании переходят на проектную организацию труда. Однако вместо ожидаемого результата управление проектами часто приносит дополнительную головную боль руководителю компании. Автор статьи сделала попытку ответить на вопросы «кто виноват?» в неудачах и «что делать?» для построения по-настоящему эффективной системы управления проектами.

Шесть этапов управления проектами:

1. Энтузиазм.
2. Разочарование.
3. Паника.
4. Поиск виновных.
5. Наказание невиновных.
6. Похвала и награждение не участвовавших в проекте.

Как часто ваши проекты развиваются в соответствии с вышеприведенным сценарием?
Прежде всего поражает то, что основное внимание методика проектного управления уделяет не конечному результату, а процессу его достижения.

Каждый участник проекта должен, прежде всего, обладать его видением. Как показывает практика, мнения на этот счет расходятся. Более того, иногда даже руководитель организации не может объяснить, каких результатов ожидает от выполнения конкретного проекта. В таком случае чего же тогда требовать от его подчиненных?! Вот и получается, как в известной басне о лебеде, раке и щуке.

Надо помнить о том, что любой проект — это уменьшенная модель организации. Поэтому он требует постановки задач, соответствующих ее общим целям. Только тогда сотрудники смогут понять собственные задачи. Зачастую уже одна постановка целей управления проектами помогает решить существующие проблемы. Но, естественно, этого недостаточно.

Когда сотрудникам предлагается поставить цели проектов, возникают другие трудности. Часто они не могут определить конкретного потребителя результата проекта (что неудивительно, поскольку сам результат неизвестен). Особую проблему вызывают результаты качественного характера, которые трудно измерить, но необходимо получить. Обычно сотрудники предлагают одну-единственную цель и с трудом разбивают ее на подцели.

В итоге перед компаниями встают проблемы, связанные с оценкой эффективности работы сотрудников и распределением вознаграждения за труд. Получают все поровну либо по должности. Как следствие — отсутствие мотивации к работе по проекту. Вот на этом этапе и возникает разочарование.

Руководство бросается искать пути выхода из кризиса, впадает в панику, начинает хвататься за любые спасательные средства: проводит реорганизацию, реинжиниринг, обучение сотрудников, перекраивает штатное расписание. Но «воз и ныне там». И тут наступает этап поиска виновных: головы летят прочь, подбираются новые сотрудники, либо проводится тренинг по командообразованию для сплочения оставшихся. И, наконец, на заключительном этапе — поощрения и наказания — виновными почему-то оказываются те, кто к проекту никакого отношения не имел. Да и кого наказывать в такой ситуации, если непонятно, в чем проблема?

Часто сотрудники компании в состоянии сами решить собственные проблемы, но, к сожалению, возможность обсудить их коллективно и достичь единогласия им не предоставляется.

Что же делать в таком случае, как выйти за границы «порочного круга» шести этапов проекта? Единого рецепта может и не быть, однако отдельные мероприятия, способные упорядочить процедуру управления проектом, существуют. Мы предлагаем простой алгоритм управления проектом, а также руководство к действию на каждом из его этапов.

Подготовительный этап

1. Определить видение проекта. Разработать цели и задачи. Установить показатели оценки эффективности проекта.

Обычно эффективность выполнения проекта оценивается по следующим показателям: удовлетворенность клиента (которая, в свою очередь, должна быть измеряема), сроки, качество выполнения работ, заданное количество производимого результата, финансовые показатели, достижение стратегических целей компании.

2. Сформировать команду проекта.

Организация команды проекта — дело очень ответственное, поскольку требует не только профессионального отбора, но и совместимости участников, а также создания особой атмосферы командного духа.

3. Составить матрицу ответственности, назначить ответственных.

Этот этап предполагает закрепление за каждым из участников проектной команды отдельных процессов и определения управленческих функций каждого из них.

4. Оценить риски проекта, определить мероприятия по снижению рисков.

5. Определить контрольные точки для мониторинга проекта.

Следование указанным рекомендациям позволяет выстроить систему управления проектами в соответствии со следующими этапами: