Электронная почта — это инструмент, который нужно использовать с умом, чтобы общение было эффективным. Есть вещи, который можно обсудить по и-мейл и при этом сэкономить время. С другой стороны, некоторые моменты лучше обсудить при личной встрече — иначе результат будет нулевой или даже отрицательный.

Случаи, в которых НЕ нужно использовать e-mail

1. Если вы собираетесь сообщить плохую новость

Руководитель должен объявить подчиненному, что он уволен. Менеджеру нужно сообщить директору, что сорвалась важная сделка. Исполнитель вынужден сообщить менеджеру проекта, что есть риск срыва дедлайна.

В подобных случаях есть соблазн написать письмо, чтобы не встречаться лично. Неприятные вещи всегда легче написать, чем озвучить. Но именно в такие моменты стоит взять себя в руки и встретиться с собеседником с глазу на глаз.

Пытаясь ограничиться письмом, вы как будто не хотите брать на себя ответственность — перекладываете ее на текст как на посредника. И это производит негативное впечатление. Кроме того, получателю письма будет неприятно, что он не может задать вам уточняющие вопросы или дать обратную связь — для этого придется звонить самому или писать ответный и-мейл.

Подготовьтесь к неприятному разговору; подумайте, как преподнести новость, и действуйте ответственно, искренне, открыто. Это будет оценено намного выше, чем попытки отделаться электронным письмом.

2. Если сомневаетесь, ЧТО сказать

Допустим, вы получили запрос, а что ответить, не знаете. И пытаетесь написать письмо, в котором «многа букав», но смысла особенного нет — отвечаете «для галочки».

Например, клиент спрашивает, можно ли ожидать повышения цен в ближайшее время, а у вас нет точной информации по этому поводу, но вы не хотите выглядеть некомпетентным. Вы сочиняете текст, в котором витиевато объясняете, что цены зависят не только от вас как от поставщика, что ситуация в экономике нестабильна, и кто вообще знает, что будет завтра. А в итоге в вашем письме нет ответа на поставленный вопрос. Вряд ли это радует собеседника: у него складывается впечатление, что вы просто не знаете, о чем говорите.

Если у вас мало информации, или ее нет, найдите сведения, соберите их и преподнесите собеседнику, в любой удобной форме — здесь уже не имеет значения, в устной или в письменной. Но не пытайтесь туманным текстом скрыть отсутствие содержательного ответа на вопрос.

3. Если сомневаетесь, КАК сказать

Текст и-мейла может быть разным: официальным, дружественным, даже шутливым или заигрывающим. Хорошо, когда вы пишете письмо знакомому человеку: вы имеете представление, можно ли ему написать «Кстати, вчера видел тебя в фитнес-клубе — ты явно набрал массу, круто!» или лучше придерживаться исключительно официальных формулировок.

Если же вы собираетесь написать письмо незнакомой персоне, могут быть сомнения: в какой форме лучше преподнести информацию, чтобы она была воспринята правильно.

В этом случае лучше не писать и-мейл, а позвонить или встретиться.

С первых фраз разговора вы почувствуете, что за человек перед вами (или на другом конце провода) и как лучше строить разговор.

Если вы будете пытаться построить коммуникацию «вслепую», будете с трудом подбирать формулировки, сомневаться, зачеркивать целые абзацы — в общем, потеряете кучу времени, и совершенно напрасно, ведь результат не гарантирован.

4. Если сейчас 9 часов вечера

Думаем, многие из тех, кто сейчас читает статью, так делает: отправляет письма и в девять вечера, и рано утром, и в выходные дни — в нерабочее время.

Лучше этого избегать. Кажется, человек получит письмо и ответит, когда ему удобно. А адресат решит, что в письме что-то срочное, начнет читать, разбираться, искать информацию… вот вы и украли у партнера или у коллеги часть его личного времени.

Если вас гложет какая-то мысль или идея, вы можете написать и-мейл, чтобы вопрос вас не мучил, и можно было спокойно спать. Напишите и сохраните в черновиках. Утром просмотрите еще раз — возможно, когда вы размышляли над чем-то в 12 часов ночи, что-то было упущено из вида. И после проверки и корректировки отправляйте — собеседник прочтет ваше послание уже на свежую голову.

5. Если вы хотите обсудить повышение в должности или в оплате труда

Эти вопросы однозначно стоит обсуждать при личной встрече.

Разговор о повышении нужно начинать уверенно, а и-мейл, опять же, создает ощущение, что вы не уверены в себе и поэтому не хотите беседовать с глазу на глаз.

К тому же, такие важные темы, как повышение зарплаты, должны обсуждаться в «живом» режиме — когда вы можете добавить аргументации, упомянуть важные факты, подтвердить информацию или опровергнуть ее.

Учтите также, что письмо руководитель может отложить до лучших времен и вообще о нем забыть. Что вы будете думать в этом случае? Что вам отказали? Или будете ожидать ответа день за днем? Лучше решайте вопрос оперативно и целенаправленно, то есть — только личная встреча.

Елена Набатчикова