Тысячу раз права великая поэтесса Марина Цветаева, сказав замечательные слова, вынесенные нами в заголовок… Мы не успеваем приходить вовремя на работу, сдавать в срок задания, поесть как следует… А отсюда проблемы, завалы, недовольство начальства и, представьте себе, гастриты. Недавно в одном американском журнале, опубликовавшем статистические данные о том, сколько лет жизни (в среднем) у каждого человека уходит на сон, еду, гигиену и так далее, я в ужасе прочитала, что на поиски нужной вещи на рабочем столе мы тратим от года до трех! Не слишком ли расточительно, господа?
Действительно, проблему опозданий, как и беспорядка на рабочем столе, мы никак не связываем с успехом, а ведь это звенья одной цепи. Нам кажется, что успех сродни сюрпризу: вот он вспыхнул неожиданно и озарил все вокруг, а остальное — это скучная ежедневная рутина, не имеющая к нему никакого отношения. Но подумайте сами: опоздал — следовательно, позже приступил к выполнению задания. Беспорядок на рабочем месте — значит, тратишь время на поиски нужной бумаги. Забежал коллега из другого отдела и рассказал, с какой замечательной девушкой вчера познакомился; позвонил приятель и спросил, не болит ли голова после вчерашней вечеринки… Сколько уже прошло времени? Так, ни шатко ни валко, можно дотянуть и до обеда, а дело-то стоит.
После обеда вообще трудно включаться. А по результатам исследований ученых, самый продуктивный период для основной работы (даже для так называемых сов) — именно раннее утро, до 11часов, когда голова еще свежа и человек способен на конструктивные решения.
Очень тяжело раскачиваетесь утром? Не вы один, это вполне нормально и даже закономерно. Ведь чтобы просто сосредоточиться на самом предмете работы, мы тратим от 15 до 25 минут. Мой бывший шеф никогда не вызывал подчиненных к себе в кабинет ровно в девять часов, даже по очень срочным, горящим делам. Он знал, что они еще не настроились на работу. Шеф давал полчаса на «адаптацию». Особенно, справедливо считал он, это время необходимо женщинам, чтобы они «припудрили носик», переключились с домашних дел на трудовые подвиги. А мужчины смогли бы покурить и, как говорят в армии, оправиться. С одной стороны, это вполне разумно, тем не менее включаться в трудовой процесс необходимо сразу. Если вы постоянно думаете о личных проблемах, не относящихся непосредственно к работе, то постарайтесь взять за правило выкидывать все это из головы перед входом в офис! Исключением, конечно, может быть важный звонок или дело, которое вам необходимо сделать в течение дня. Придите и запишите его в свой планер, а потом… направьте все свои мысли на работу!
Фраза «Меня ничто не должно отвлекать» касается не только домашних дел, но и настоящих воров нашего времени — слишком общительных сослуживцев. Да, контакты на работе — огромный плюс. Однако приучите всех, даже начальника, что утром вы в делах, и не надо вас отвлекать по пустякам. Пришла приятельница из соседнего отдела похвастаться обновкой — покажите ей знаками «супер», а сами набирайте номер человека, с которым вам необходимо срочно связаться.
Иногда бывает, с утра сразу и не сообразишь, кому надо позвонить и что требуется сделать немедленно, и тут вам поможет рабочий план, составленный накануне. Несколько примитивных советов:
Никто, кроме вас, ваших дел знать не может, поэтому никому не доверяйте составление распорядка своего дня, даже секретарю.
Не используйте несколько планеров одновременно (например, компьютерную программу и ежедневник).
Постоянно критически пересматривайте свои планы, корректируйте их в соответствии с новыми задачами.
Мудрый философ Сенека как-то написал: «Не бывает так, чтобы не возникали все новые дела, — мы сами сеем их, так что из одного вырастает несколько… Нужно сопротивляться делам и не распределять их, а устранять». Часто человек не берется за дело потому, что оно ему неинтересно, неприятно, но без него, к сожалению, двигаться дальше нет никакой возможности. Это ваша работа, и каких-либо побочных, отрицательных эмоций быть не должно. Поэтому делайте то, что необходимо, сразу, каким бы рутинным задание ни казалось.
Может статься, что решение проблемы или выполнение каких-то функций не входит в ваши должностные обязанности, да и вообще не в вашей компетенции… Что имеется в виду? Например, вы работаете над сложнейшим проектом, дорога каждая минута, а начальник неожиданно вызывает вас к себе и просит перевести письмо на десяти страницах. Это обязанность его секретарши Кати, но она недостаточно хорошо знает язык, и поэтому на вас возлагают все надежды. В таком случае стоит пойти на принцип и, не ругаясь, сказать, что вы бы с удовольствием выполнили поручение за секретаря, но сейчас очень заняты небезызвестным проектом, а Катя, вы в этом уверены, со своей работой прекрасно справится сама. Если же у нее возникнут какие-то проблемы при переводе, то вы ей обязательно подскажете. Разница огромная: подскажете, но не выполните работу за нее! Говорите твердо и не вступайте ни в какие дискуссии. Безусловно, порой легче все сделать самому, нежели постоянно отвечать на вопросы. Но ведь это не ваша забота. Сотрудник не владеет на достаточном уровне иностранным языком? Пусть выкручивается из ситуации сам: пользуется словарем, спрашивает у тех, кто знает лучше его. Даже если из-за отказа он обидится на вас — не проблема. Настоящая проблема будет у вас, если проект не завершите вовремя и компания потеряет время и, скорее всего, очень большие деньги. Никто и не вспомнит про такой пустяк, как перевод, который вам поручили сделать за секретаря в самый важный момент работы.
Не стремитесь всем и каждому в отдельности угодить, с самого начала поставьте себя в коллективе так, что главное для вас — дело, даже если в ваши должностные обязанности входит не самый важный на первый взгляд круг вопросов… Не стесняйтесь делегировать полномочия и своему непосредственному руководителю. Допустим, вам нужно по работе связаться с крупным чиновником для решения пустяковой проблемы. Чтобы пробиться к нему, понадобится потратить не один день, море сил, энергии… А вот если ваш шеф только назовет свое имя и должность, то его сразу же соединят с таким важным не только для вас лично, но и для всей компании человеком. Еще одна возможность сократить траты рабочего времени — приучить себя выполнять несколько дел одновременно. Например, вы ждете, когда к телефону подойдет нужный вам товарищ — не смотрите в потолок, разберитесь на столе: разложите бумаги в зависимости от срочности работы с ними, выбросьте мусор, смахните крошки, перезагрузите компьютер, проверьте почту, подшейте новые файлы, соберите скрепки и т. д. А лучше еще раз продумайте те вопросы, которые должны задать абоненту. Надежнее, конечно, записать их на бумаге и держать все время перед собой. Часто в процессе разговора переходишь с одной темы на другую и самое главное забывается, а положив трубку, вспоминаешь: «Что же я не спросил о…?!» Знакомая история, не правда ли?
Старайтесь обращаться к тому человеку, который поможет решить проблему быстро и эффективно, поскольку вас ждут и другие дела. Как-то, пытаясь выяснить важный вопрос у одного словоохотливого доцента, я беседовала с ним 40 минут, прежде чем, как он выразился, мы «вступили в тему». Затем он посоветовал прийти к нему на лекцию, чтобы понять суть проблемы. В конце концов вопрос этот мне объяснил другой товарищ — академик, член-корреспондент, доктор биологических наук, но уже совсем в другом месте и буквально за три минуты…
Приучайте себя, как молодая мама с грудным ребенком на руках, делать несколько дел одновременно. Причем постарайтесь ничего не упускать из виду. Со временем обязательно получится. Выглядеть это будет примерно так. Вы подали новое рацпредложение шефу и мысленно ставите галочку, что руководитель обещал посмотреть его до конца дня (моя коллега в таких случаях клеила себе в планер маленькую красную бумажечку-напоминалку). Затем вы звоните некоему Ивану Ивановичу, одновременно в Интернете находите нужный сайт или документ, машете Петрову, приветствуя его в вашем отделе, подмигиваете Сидоровой, передавая ей пакет документов, который немедленно нужно отправить в Сургут. Сложно, но можно попробовать — попытка не пытка.
Задайте себе темп работы и не сбавляйте скорость, пока не придете к финишу первым. Тут главное — настроиться на трудовые подвиги. Сели за рабочий стол, посмотрели на список предстоящих дел и… Нет, не пошли в курилку и не начали обсуждать с сослуживцами перипетии вчерашнего фильма. Помните, как у Шарля Бодлера: «Долог лишь тот труд, к которому не решаешься приступить: он становится кошмаром». Поэтому сказали себе: «Сейчас я запросто все сделаю!» — и с тем же положительным настроем стали вычеркивать то, что уже выполнили. Для начала разберитесь с бумагами. От лишних избавляйтесь. Нужные рассортируйте по папкам и подшейте. Один мой сослуживец копил всю полученную информацию на рабочем столе, боясь случайно выкинуть то, что потом может вдруг пригодиться. Сразу ему было трудно это определить. В результате башни из бумаг постоянно падали на пол и уборщица их выбрасывала. По умолчанию, так сказать. Как-то я застала ее за этим занятием — она просматривала бумаги и решала, что оставить, а что отправить в мусорную корзину. То есть даже уборщица могла решить такие элементарные вопросы.
Научитесь твердо расправляться с торговыми агентами и рекламщиками, которые умеют просачиваться даже сквозь строгую охрану. Найдите вежливые, но действенные отговорки. Например, будучи директором по маркетингу и рекламе, автор этих строк от навязчивых рекламных агентов отбивалась одной только фразой: «К сожалению, ваше издание (агентство) не входит в наш финансовый план по рекламе, рассчитанный на два года». Это означало, что в ближайшем будущем деньги не будут выделять даже на супердешевый и действенный проект. Боясь показаться невежливым, мы порой соглашаемся «подумать» над полученным предложением и тем самым даем человеку повод надеяться, что в свою очередь тянет за собой вереницу ненужных разговоров и совершенно пустых встреч. И совсем уж некрасиво, если вы после двух-трех бесед начнете избегать того, кого так легкомысленно обнадежили, станете просить сослуживцев отвечать, что вас нет на рабочем месте. Намного проще отказать сразу.
Не знаете, как аргументировать свой отказ? Да просто скажите, что не видите смысла и перспектив в ваших дальнейших отношениях. Это что касается навязчивых собеседников. Сами же старайтесь договариваться конкретно: «Я перезвоню вам завтра в 11, хорошо? Или будет удобнее после обеда? Часа в два вас устроит?» — и пометьте, что вы должны это сделать обязательно.
Цените свое и чужое время, отделяйте в работе главное от второстепенного, составляйте и старайтесь соблюдать разработанный ранее план, не терпите простоя и воров вашего времени — и тогда вы будете все успевать, а значит, обязательно станете успешным человеком.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама