Штатный HR-специалист в отпуске, а вам поручили провести собеседование с кандидатом вместо него. Как справиться с непростой задачей?

На первый взгляд может показаться, что провести собеседование — это элементарно: достаточно посмотреть на человека и задать ему нужные вопросы. На самом деле все гораздо сложнее: для того чтобы получасовой разговор оказался результативным, может потребоваться масса приготовлений и усилий с вашей стороны.

Вооружитесь бумажками

К любому собеседованию нужно готовиться. Чтобы понять, с кем вы будете иметь дело, и определиться с критериями отбора, вам необходимо раздобыть два документа. Первый — «Техническое задание на подбор кандидата» или «Требования к кандидату». На крайний случай может подойти и должностная инструкция.

«Однажды мне поручили провести собеседование с претендентами на должность в отделе логистики, — рассказывает экономист Анатолий. — Я узнал об этом задании буквально за полчаса до начала собеседования и, естественно, не успел толком подготовиться. На встречу явились три соискателя. Начав собеседование с первым кандидатом, я был удивлен, когда увидел, что тот по образованию социолог. Два других удивили меня еще больше: оба были дипломированными рекламистами. Беседа с каждым из кандидатов заняла не более десяти минут, поскольку я даже не знал, о чем их спрашивать. Когда я в недоумении пришел к боссу и рассказал, что на собеседование пришли какие-то «левые» люди, он покрутил пальцем у виска и сказал, что мы искали маркетолога. Как оказалось, в отделе кадров мне выдали не ту должностную инструкцию».

Вы должны знать, за что отвечает сотрудник на данной должности, какие функции он должен выполнять и, если только это не закрытая информация, какую зарплату специалисту готова платить компания. Также обязательно освежите в памяти и порядок прохождения испытательного срока в вашей организации.

В требованиях к кандидату наиболее важны стаж и опыт работы на аналогичных должностях, образование, возраст, специфичные для вашей вакансии умения (знание иностранных языков, компьютерных программ), а также важные именно на этом рабочем месте личные качества или возможности (например, стрессоустойчивость, готовность ездить в командировки). В некоторых случаях важен и пол кандидата.

Если вам не удалось отыскать вышеперечисленные документы, попытайтесь получить информацию о требованиях к кандидату у непосредственного руководителя будущего сослуживца. Если вы сами являетесь его будущим руководителем, составьте требования самостоятельно.

Второй необходимый документ, с которым нужно ознакомиться заранее, — это резюме кандидата. Если у вас на руках не оказалось резюме (бывает и такое), вам придется, опираясь на собственное понимание того, что это за вакансия, собрать максимум информации о претенденте в ходе беседы с ним. Заранее составьте список вопросов, которые хотите ему задать, и пусть во время беседы они будут у вас перед глазами.

Найдите место

Прежде всего продумайте, где будете проводить собеседование. Нужно выбрать место, где вам никто не будет мешать.

Подумайте и над тем, как долго будет длиться разговор. Если у вас запланировано несколько собеседований с разными кандидатами, необходимо позаботиться о том, чтобы свести к минимуму время ожидания. Лучше всего назначить каждому из приглашенных кандидатов точное время, чтобы они не скучали в приемной часами. Если что-то пойдет не так, как было запланировано, позаботьтесь о том, чтобы остальные соискатели могли дождаться своей очереди в максимально комфортных условиях.

Начните издалека

Начать беседу лучше не с рабочих вопросов, а с обсуждения более общих, отвлеченных тем. Такое начало разговора поможет соискателю настроиться на нужный лад и сосредоточиться. Также небольшое вступление должно разрядить обстановку и расположить к вам собеседника. От этого во многом будет зависеть искренность ответов и раскованность кандидата.

Начните разговор с шутки или поинтересуйтесь, как соискатель добрался до офиса и каковы его первые впечатления о компании. Это поможет ему расслабиться и привыкнуть к вам.

С самого начала расположите человека к себе, помогите ему почувствовать себя комфортно. Чем уютнее будет ему, тем откровеннее он будет с вами, тем полнее раскроет себя. Познакомьтесь, обменяйтесь визитками. Объясните, кто вы и почему именно вам приходится проводить собеседование. Можно даже предложить ему сначала задать вопросы о вашей компании. И отвечайте на них честно, не нарушая, конечно, ни границ вашей компетенции, ни правил конфиденциальности.

Уточните детали

Выясняя карьерную биографию кандидата, не ограничивайтесь перечнем должностей, на которых он когда-то работал: в разных компаниях их названия могут означать все что угодно.

Спрашивайте, какие основные задачи и функции приходилось ему выполнять на каждом месте, какими личными достижениями он мог бы похвастаться, что давалось легко, что трудно. Если кандидат начнет рассказывать об острых ситуациях в коллективе, спрашивайте, на чьей он был стороне, какую занимал позицию. Обязательно интересуйтесь причинами, по которым человек менял каждое из прежних мест работы, почему он ищет работу сейчас. Спросите, что его привлекает именно в вашей компании, чего он ждет от этой работы». Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить односложно — «да» или «нет». Старайтесь формулировать вопросы так, чтобы получать максимально развернутые ответы.

Завершить собеседование нужно, сообщив кандидату о том, как и когда вы с ним свяжетесь, чтобы оповестить его об окончательном решении.

Теперь вам предстоит либо самостоятельно принять решение о приеме сотрудника на работу, либо предоставить полную информацию о соискателе специалисту, который не смог прийти на собеседование. Обязательно систематизируйте все полученные сведения, записанные вами во время разговора. Проанализируйте, насколько кандидат соответствует заявленным требованиям. Также не забудьте сообщить и о том, какое впечатление на вас произвел собеседник.

Юрий Пахомов, Александра Ильина
По материалам «Труд»