Незаменимого персонала становится все меньше — гении компьютерных технологий предлагают заменить секретарей, мерчандайзеров, торговых представителей, менеджеров по работе с клиентами и других офисных служащих компьютерными программами. Разработчики обещают высокую производительность труда и неприхотливость электронных работников, а главное — они не будут требовать зарплаты. Некоторые столичные фирмы уже воспользовались данной возможностью.

Секретари уходят в прошлое

«Моя секретарь постоянно опаздывала на работу, — рассказывает частный предприниматель, владелец типографии Валерий. — К тому же была ужасно медлительной. Но только она могла разобраться в бумагах огромного шестилетнего архива нашей компании».

Полгода назад предприниматель решил установить систему электронного документооборота (СЭД), которая позволила уменьшить кипу бумаг на столах сотрудников, уволить неповоротливую секретаршу и систематизировать архив документов.

СЭД с легкостью и быстротой выполняет значительную часть секретарской работы: регистрация и ввод документов, поиск файлов, маршрутизация, создание отчетов, ведение архива, установка прав доступа к системе. Данная система позволит объединить в единое информационное пространство филиалы компании, разбросанные по городу или стране. Разве что приготовление кофе для шефа им пока не под силу.

Установка системы стоимостью 12,5 тыс. грн. окупилась менее чем за 3 месяца (Валерий ежемесячно платил своему секретарю 4500 грн.). Кстати, исследование сообщества AIIM свидетельствует, что в 43% организаций капиталовложения в СЭД возвратились за год, а в двух третях компаний — в течение 18 месяцев. В 42% организаций вложения в инфраструктуру сканирования и ввода документов привели к повышению производительности труда на 50%; почти половине предприятий удалось сократить затраты на хранение бумажных документов не менее чем на 40%.

«Трудным был лишь первоначальный период адаптации к новой системе, — делится опытом Валерий. — Изначально в системе не были учтены неструктурированные документы. Получалось, что если мне нужно, например, оперативно узнать задолженность по организации, то я в любой момент могу зайти в систему и посмотреть ее величину, все выписанные счета-фактуры и сроки их оплаты. С другой стороны, если мне необходимо узнать, какая переписка велась с данной организацией или, например, у кого на рассмотрении находится письмо с просьбой данной структуры о предоставлении скидки, то приходилось опрашивать нескольких сотрудников. На настройку системы ушло примерно три недели. Зато теперь документооборот компании четко налажен».

Эффект от внедрения подобной системы тем выше, чем больше сотрудников с ней работают. Идеально, чтобы СЭД пользовался весь персонал офиса. Поэтому система должна быть интуитивно понятной и ориентированной в первую очередь на работу всех сотрудников, а не только канцелярии. Использовать систему наиболее полно поможет наличие в ней механизмов электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Тем не менее спрос на секретарей в нынешнем году растет: если в январе на ресурсе rabota.ua было 89 вакансий, то в феврале почти 120 компаний нуждались в секретарях. Однако, по утверждению рекрутеров, основная причина появления новых вакансий — текучесть кадров, которая по данной позиции достаточно высока. Зарплаты секретарей в Киеве составляют от $100 для выпускников вузов без специальной подготовки до $700 для офис-менеджеров с опытом работы и знанием иностранного языка. И хотя ярко выраженная тенденция роста/снижения доходов секретарей отсутствует, по информации портала rabota.ua, в феврале средняя зарплата несколько увеличилась по сравнению с началом года и, по всей видимости, продолжит рост (стабильно работающие компании предпочитают избегать текучести кадров на данной позиции). Если в январе работодатели платили своим помощникам в среднем 2103 грн. в месяц, то в феврале повысили оплату до 2244 грн. Вместе с тем СЭД дешевеют с появлением новых версий программ. Так, iTs-Office в апреле 2009 года стоил 10 тыс. грн., а в январе 2010 г., после выхода версии 8.1, цена ПО снизилась до 9 тыс. грн.

Электронный товаровед

Все больше магазинов отказываются от услуг мерчандайзеров, предпочитая поручать контроль выкладки продукции на полках и учет реализованного товара программам автоматизации торговли. В программы вносятся данные по оборачиваемости торговых полок, цене товаров, наиболее посещаемым покупателями зон в магазине, и они определяют, где и какие группы товаров лучше представить. При помощи подобного ПО можно безошибочно определить сезонность продаж, наиболее ходовые товары и «золотые» полки.

Управляющая аптекой Анна поведала, что софт им создавали «под заказ». Перед компанией-разработчиком стояла задача внедрить опцию анализа продаж, мониторинга залежавшихся товаров и пр.

«Автоматизация торговли стоила нам свыше ? 2 тыс. В то же время данная программа позволила избавиться от обязанностей мерчандайзера и товароведа, а главное, уже спустя три месяца продажи увеличились примерно на 20%. Оказалось, мы допускали значительные ошибки в формировании ассортимента».

Вознаграждение мерчандайзеров ниже стоимости специализированного ПО и составляет примерно $400 в месяц. Однако, учитывая текучку кадров по данной позиции и необходимость тратить время и силы на обучение специалистов даже с опытом работы, гораздо выгоднее установить специальное ПО.

«Единственное, чего не сможет сделать «электронный мерчандайзер», — обсудить пожелания поставщиков товаров, — отмечает Ольга, специалист по подбору персонала. — Наверняка у партнеров имеется свое видение выкладки и ценообразования товаров, которое может не совпадать с информацией компьютера. Поэтому, даже внедряя данную программу, желательно оставить в штате хотя бы одного мерчандайзера или товароведа».

Синтетический разум

Сэкономить на торговых представителях и менеджерах по работе с клиентами можно при помощи CRM-системы.

«После внедрения CRM из 20 торговых представителей мы оставили лишь 12. Потребность в остальных попросту отпала, — подчеркивает Максим, директор дистрибьюторской фирмы. — Если раньше за торговым представителем был закреплен определенный район, в котором он должен был объехать магазины, проанализировать продажи, составить отчет и прогноз, то теперь менеджеру необходимо лишь ввести в КПК данные продаж по каждой торговой точке. Отчет и прогнозирование — задача ПО».

Некоторые компании, предпочитающие взаимоотношения с клиентами и анализ продаж регулировать вручную, к недостаткам данной программы относят слабую конфиденциальность и сомнительную надежность.

«Да, вы доверяете базу данных CRM-провайдеру, но пакет документов, подписываемых при оформлении отношений между провайдером и компанией, обязывает первого к сохранению тайны клиента и поддержанию конфиденциальности по отношению ко всем доверенным данным, — объясняет Анна. — Клиент вправе потребовать от провайдера предоставить детализированную информацию о доступе к своей базе данных. У каждого пользователя имеется свой уникальный пароль и логин. Кроме того, сервер, хранящий информацию, имеет несколько ступеней защиты от взлома, а удаленная клиентская база — от копирования».

При этом современные CRM-системы работают на разных платформах, благодаря чему в программу могут заходить сотрудники, клиенты, партнеры, поставщики, пользующиеся разными операционными системами и находящиеся в разных городах и странах.

Разработчики подобных программ и специалисты по персоналу единодушно отмечают, что CRM-системы вряд ли позволят полностью отказаться от менеджеров по работе с клиентами.

«Подобные системы скорее призваны облегчить и сделать более эффективным труд этих специалистов. Так, если ранее в компании не велась единая база клиентов, то внедрение CRM-системы позволит сегментировать потребителей и добиться роста продаж за счет фокусировки на наиболее доходных клиентах», — добавляет Анна.

По мнению Ольги, программы составляют реальную конкуренцию менеджерам.

«Наиболее целесообразно заменять сотрудников программами в сфере торговли — там уровень профессиональной подготовки персонала традиционно невысок. Я думаю, что вскоре будут разработаны программы для служб такси, которые заменят операторов, ведь здесь не нужны специальные знания. В отношении должностей, где важен человеческий фактор, к примеру, секретари, офис-менеджеры, обойтись одной лишь программой невозможно».

Таким образом, специализированное ПО позволит существенно сократить влияние человеческого фактора на рабочие процессы, но вряд ли полностью заменит сотрудников.

По материалам «Статус»