Люди, постоянно находящиеся в цейтноте, стараются рационально использовать свои часы и минуты, но порой вместо распределения получают еще больший аврал. Мы спешим, а результат остается прежним: в сутках те же 24 часа, за которые все равно не удается сделать запланированное. Как же научиться все успевать?

Темп современной жизни столь интенсивен, что выполнить задуманное получается далеко не всегда. Столкнувшись с реальностью, грандиозные планы рушатся, словно карточный домик. Пытаемся сделать сразу несколько заданий, но результат по каждому из них зачастую оказывается хуже, чем в случае, если беремся за что-то одно. Кроме того, экономия на приеме пищи, сне, общении и других столь же важных для нормальной жизни вещах приводит к стрессам и болезням, а их лечение тоже требует времени. Гораздо меньше мы потеряли бы, просто дав себе возможность отдохнуть.

Образно говоря, нередко наш день напоминает чемодан, в котором вещи лежат как попало. Они топорщатся, крышка не закрывается, рукава одежды свисают, а головные уборы нещадно мнутся. Может, стоит сложить все аккуратно, и тогда окажется, что места еще много?

Самоконтроль

Попытаемся понять, чем же мы занимаемся в течение дня. Самый простой и эффективный метод — записывать время выполнения всех дел. Такой хронометраж позволит установить, куда уходят драгоценные рабочие минуты, ведь порой человек догадывается, на какие действия он впустую расходует часы, но не подозревает, сколько именно. Одним достаточно нескольких дней, чтобы проанализировать результаты и сделать выводы, для других ведение подобных записей становится привычкой. Они не только удобны для самоконтроля, но и являются замечательным подспорьем в работе. С их помощью можно составить представление о процессах, наполняющих день, проследить динамику собственной активности и производительности труда.

Для ведения записей подойдет ежедневник. Но от вас потребуется не планировать наперед, а, напротив, просматривать свою жизнь, так сказать, в обратном направлении. Поначалу вы, возможно, будете забывать делать пометки вовремя, и придется восстанавливать в памяти занятия и соответствующие часы. Но вскоре привыкнете отчитываться перед собой. Кстати, на данном этапе многие уже отказываются от стандартного блокнота и создают индивидуальный формат бланка учета рабочего времени. Рекомендуем использовать две страницы: на одной — намеченный план, на другой — действительное положение вещей. Подобная форма позволяет понять, почему далеко не все задумки реализованы и, главное, какая часть из них провалилась по не зависящим от вас обстоятельствам или объективным причинам, а какая — по вашей вине.

Исполнение нового дела часто развивается по известному закону: поначалу вы проявляете энтузиазм, рвение, процесс захватывает, и сразу же происходит качественный скачок. Обрадовавшись заметным результатам и подустав, начинаете лениться, забрасываете записи (привычки ведь еще нет) и постепенно возвращаетесь к прежнему порядку, давая себе послабление за проявленный героизм. Не исключено, вы совсем перестанете контролировать время, следовательно, произойдет резкое снижение производительности труда, и показатели станут еще хуже, чем до начала процесса. Часто именно в такой момент и происходит перелом. Человек либо говорит себе, что все усилия тщетны, и сдается, пополняя армию бесперспективных сотрудников, либо окончательно побеждает лень и вновь вступает в борьбу. Разумеется, на этом пути возможны различные проблемы, главное — не отступать и ценить собственные усилия.

Ни минуты впустую!

По сути, вся история повышения эффективности труда — это история борьбы человека с собственными вредными привычками. Вероятно, от некоторых из них вы не сможете отказаться сразу.

В первую очередь — общение во Всемирной паутине. Многие люди бывают удивлены, узнав, сколько времени уходит на разговоры с приятелями посредством интернет-месседжеров, ведение дневников, комментирование чужих записей, отслеживание изменений в социальных сетях и т. п. Кстати, нередко это превращается в настоящую зависимость. Человек, который беспрестанно проверяет почту, отслеживает свои контакт-листы, обновляет страницы новостных лент, не обнаружив изменений, ведет себя, как алкоголик, которому не дают выпить. Он неспособен сосредоточиться на работе, раздражается, теряет драгоценные минуты. Но, даже получив дозу информации, он не успокаивается, а требует новой.

Большинство руководителей запрещают применение программ быстрого обмена сообщениями и блокируют доступ к наиболее посещаемым сайтам. Но установить полный контроль нереально — лазейка есть всегда. Конечно, наилучший вариант, когда работник ограничивает себя сам. Итак, постарайтесь свести к минимуму контакты, не имеющие отношения к выполнению обязанностей, наберитесь терпения и не заходите в служебное время на веб-страницы социальных сетей (их посещение стало настоящей офисной эпидемией). Не оправдывайте свои увлечения отдыхом, ведь для вашего организма это та же работа. Чтобы снять напряжение, лучше отойти от компьютера и немного размяться.

Береги время с утра!

Общеизвестно, что все люди делятся на сов и жаворонков. Однако и тем и другим приходится вставать по будильнику и трудиться по расписанию, установленному нанимателем. Конечно, лучше планировать рабочий день так, чтобы в пик своей активности выполнять наиболее сложные задания, а в период спада — дела, не требующие особых усилий и концентрации.

Как правило, пришедший на работу сотрудник проводит утренние часы по следующей схеме: включает компьютер, параллельно здоровается с коллегами, проверяет почту, сообщения в месседжерах, обменивается с сослуживцами новостями за утренним чаем, читает новостные ленты, удаляет рекламные рассылки — иначе говоря, занимается некоей подготовкой к началу трудового дня. И на эту деятельность он тратит самое продуктивное время суток!

Принято считать, что жаворонки проявляют наибольшую работоспособность с 9:00 до 10:00, а совы — с 11:00 до 12:00. Кроме того, есть еще голуби — люди без ярко выраженных склонностей. В любом случае утренняя активность приходится на промежуток с 9:00 до 12:00. А мы в эти часы либо едем на службу, либо только раскачиваемся. Проведите эксперимент: перестройте свой день так, чтобы количество лишних дел в указанное время оказалось минимальным, отложите до полудня проверку электронного ящика и возьмитесь за сложную задачу, требующую завершения. Не исключено, именно сейчас со свежей головой найдете решение, которое долго искали.

К концу дня активность также повышается: у жаворонков — к 16:00, у сов — к 18:00. А что мы делаем в этот промежуток? Посматриваем на часы и ждем, когда же можно будет уйти домой? Причиной тому, разумеется, является усталость, ведь, потратив самое продуктивное время на несущественные задачи и изо всех сил стараясь наверстать упущенное в течение дня, к вечеру мы чувствуем себя выжатыми как лимон.

Магический ежедневник

Самый важный и основополагающий процесс тайм-менеджмента — планирование собственной деятельности. Чем больше люди размышляют на данную тему, тем больше убеждаются, что стандартные блокноты чаще всего для серьезного планирования не годятся (либо их приходится сочетать с другими видами органайзеров). Простой список дел, из которого вы по мере реализации с удовольствием вычеркиваете пункты, — недостаточный инструмент для организации работы. Для этого потребуется ежедневник, предусматривающий расположение задач по времени.

Если вы всерьез взялись за дело, распланируйте день с точностью до минуты. Сначала впишите в график те мероприятия, часы проведения которых от вас не зависят. Затем включите задания, требующие выполнения именно в этот день, причем, как уже было отмечено, спланируйте их так, чтобы наиболее трудоемкие дела пришлись на пик вашей активности, а значимые, но не нуждающиеся в больших усилиях — на периоды спадов. Далее добавьте задачи, исполнение которых не является приоритетным, но осуществить их в ближайшее время все же необходимо. Проследите, чтобы после заданий, требующих концентрации, вы смогли передохнуть или по крайней мере немного отвлечься. Например, после важных утомительных переговоров не стоит сразу садиться писать коммерческое предложение, поскольку ваша голова еще занята анализом предыдущих событий. В данный момент желательно переключиться на какую-то механическую работу: перекусить или, к примеру, разложить по папкам документы, бланки. Кстати, не забывайте просматривать и анализировать записи, сделанные ранее.

Существует много систем рационального использования времени, но, если у вас нет возможности посетить тренинг или предлагаемый способ вам по каким-то причинам не подходит, отвлекитесь от стереотипов и установите свои правила. Возможно, вы находитесь в шаге от создания авторской методики. Главное, чтобы выбранный подход действительно помог увеличить производительность труда и сэкономить время. Умение управлять им — очередной шаг на пути к блестящей карьере.

Софья Морозова
По материалам Zarplata.ru