Брэд, пожалуй, самый трудолюбивый сотрудник, которого я когда-либо знал. Он не просто работает, а концентрируется на том, чтобы все сделать правильно. Такое самозабвенное отношение к труду возвращается ему сторицей: он самый высокооплачиваемый специалист в своей компании (и замечу, достаточно известной), деятельность которой связана с оказанием профессиональных консалтинговых услуг.

За несколько дней до Дня благодарения Брэд вместе со своей семьей отправился из Бостона в Лос-Анджелес. Первые несколько дней он планировал потратить на работу, а затем провести оставшееся время с родными. Во время полета он решил не пользоваться интернетом, который был доступен на борту, а побыть со своими детьми, поиграть и пообщаться с ними. В общем, устроить себе такой вот пятичасовой мини-отпуск.

Когда они приземлились, Брэд включил свой смартфон и обнаружил, что пока он летел, разразился кризис, в связи с чем ему на почту пришло 500 электронных писем, которые ожидали его ответа.

И это явный перебор для такого мини-отпуска.

Правда в том, что нам попросту не сбежать от этого потока. Мы находимся в постоянном круговороте электронных писем, текстов, сообщений с автоответчика, постов в твиттере, фейсбуке и линкедине: все это окружение мира высоких технологий, в котором мы живем.

Так как идти в ногу со временем и все успевать?

Да никак.

Идея, подразумевающая, что мы все должны успевать, — самый большой миф в тайм-менеджменте. Брэд вряд ли сможет осмысленно перечитать все эти письма, и нам с вами вряд ли удастся успеть все то, что мы наметили для себя.

Просто смиритесь — ваши ресурсы ограничены.

В сутках всего 24 часа, и мы не можем работать продуктивно все это время.

С одной стороны, это угнетает. Но, с другой стороны, если осознанно подойти к этому факту, это придаст вам вдвое больше сил. Когда человек осознает, что не может сделать все и сразу, у нас вырисовывается неплохая перспектива научиться делать выбор в пользу того, что нам действительно нужно. Вместо того, чтобы наблюдать за тем, как на нас хаотично и беспорядочно валятся дела, мы можем просто отложить в сторону несущественные вещи и направить все силы и время на то, что действительно важно.

Многие из нас делают неосознанный выбор, основываясь на только что поступивших заданиях, ожидающих выполнения. Чтобы определить «нужное», отделить зерна от плевел, следует браться за ту работу, которая приведет нас к результату, к которому мы больше всего стремимся. А это, в свою очередь, означает, что мы в том числе должны осознанно прийти и к тому, что делать точно не следует. Мир все равно возьмет свое. Сейчас же, делая тот или иной выбор, стало по-настоящему важно действовать с определенной стратегией.

А теперь поговорим о том, как перейти к делу, как продраться сквозь дебри «списков к выполнению» — для этого нам нужно выработать привычку и подготовить инструментарий. Нам нужна особая среда, в которой мы с большей вероятностью будем делать то, что наиболее важно, и где нам не придется тратить наше время на бессмысленные вещи, мешающие нашей продуктивности. Мы должны знать, как правильно расставлять приоритеты, сознательно делегировать задания, создавать многоуровневые списки и устранять многозадачность.

А какие инструменты наиболее эффективны? Если вы постоянно тратите свое время на то, чтобы найти правильный совет, исходящий от меня или кого-то другого, вы попросту будете часто отвлекаться от самой работы. Обратите внимание на предложенные нами советы, которые помогут вам избавиться от привычки использовать тайм-менеджмент как оправдание того, что вам не хватает времени на важную работу:

Задумайтесь, с какими проблемами, связанными с управлением временем, вы столкнулись на текущий момент. Свойственно ли вам, выходя из офиса, думать о том, что вы весь день работали как вол, но самую важную работу вы так и не сделали? Чувствуете ли вы, что не используете на полную катушку свой талант или интерес к каким-то вещам? Часто ли вы отвлекаетесь? Избегаете ли сложных проектов? Прерываетесь ли на то, чтобы проверить почту или другую мелочь?

Когда вы определили самые большие сложности, которые возникают у вас при распределении времени на задания, остановитесь на чем-то одном. Возможно, что вы не до конца определились с действительно «нужными» заданиями. Может быть, вы используете вовсе не те инструменты. Возможно, что вы просто стремитесь к идеалу. Подумайте, что типично именно для вас. А теперь попробуйте преодолеть эту проблему с помощью какой-либо методики, используемой в тайм-менеджменте. Их существует огромное множество, просто возьмите на вооружение ту, что, по вашему мнению, будет работать.

Если эта методика не подействует, попробуйте проделать то же самое с другой возникающей у вас проблемой. Если не получилось — измените тактику. Попробуйте пойти этим путем, решая одну за другой проблемы, которые вам свойственны, так вы поймете, как работать с самим собой, что вам подходит, а что — нет.

Брэд, заваленный сотней электронных писем, просто отложил свой смартфон в сторону до тех пор, пока не приехал в отель. Уже сидя с ноутбуком в номере, он распределил входящую корреспонденцию по принципу «важное» и «наименее важное», отвечая лишь на те письма, которые были необходимы, и удаляя большинство пришедших. Таким образом, он управился за час. Затем он закрыл ноутбук, оставил смартфон в комнате, где работал (заметьте!) и погрузился в безудержное веселье, шум и гам, связанный с предстоящим семейным ужином, что на текущий момент было самым важным для него занятием.

Питер Брегман