Работать с небольшими таблицами в Excel довольно просто. Но, когда приходится справляться с большим объемом данных, возникают разные сложности, замедляющие работу. Мы решили сделать подборку полезных функций, которые помогут избежать проблем и значительно ускорят процесс работы с таблицами.

Перемещение между различными файлами Excel

Когда в программе открыто несколько файлов с таблицами, легко запутаться в перемещении между ними. С помощью клавиш Ctrl+Tab можно легко перемещаться от одного файла к другому, не переходя при этом на другие программы, открытые на компьютере.

Создание нового контекстного меню

Как правило, в верхнем левом углу экрана размещено меню с тремя ярлыками: Сохранить, Отменить, Вернуть. В этом меню можно добавить и другие иконки, например, Копировать или Вырезать. Для этого нужно зайти в Файл-> Параметры-> Панель быстрого доступа и выбрать те позиции, которые вам нужны. Переместите нужные пункты из левого столбца в правый и сохраните. В верхнем меню появятся выбранные вами иконки.

Выборка уникальных значений в столбце

Для поиска всех уникальных значений в столбце используется функция расширенного фильтра. Выделите нужный столбец и перейдите на вкладку «Данные-> Дополнительно». Появится всплывающее окно. Выберите пункт «скопировать результат в другое место», затем укажите целевой столбец, в котором вы хотите видеть результат выборки, поставьте флажок на пункт «Только уникальные записи» и нажмите «Ок». В целевом столбце отобразятся все уникальные значения исходного столбца.

Ограничение ввода с функцией проверки данных

Иногда, когда с таблицей работает несколько человек, возникает необходимость ограничить вводные значения и дать рекомендации пользователям. Например, возраст участников опроса в таблице должен находиться в пределах от 18 до 60 лет. Чтобы не было ошибок при вводе, перейдите на вкладку «Данные -> Проверка данных-> Параметры», выберите тип данных «Целое число», значение «между» и введите минимальное и максимальное значение. Затем перейдите в этом же окне на вкладку «Сообщение для ввода» и напишите, например, «Пожалуйста, введите ваш возраст целым числом в диапазоне от 18 до 60». Пользователи увидят это сообщение, когда наведут курсор на соответствующую область.

Транспонирование данных из строки в столбец

Эта функция используется для лучшего отображения данных. Скопируйте область, которую нужно транспонировать, переместите курсор на свободное место, перейдите на вкладку «Главная -> Вставить -> Транспонировать». Обратите внимание, что эта функция не будет активирована, пока вы сначала не скопируете данные.

Компоновка данных из разных ячеек

Если вам нужно соединить данные из разных ячеек в сплошной текст в одной ячейке, воспользуйтесь символом «&». Разместите курсор на целевую ячейку, поставьте знак «=», а дальше наводите курсор на те ячейки, данные из которых вы хотите объединить, размещая между ними символ «&». В результате у вас должна получиться формула, похожая на =A2&B2&C2&D2. Нажмите Enter. Текст из выбранных ячеек появится в целевой.

Преобразование отображения текста

Простые функции преобразования текста часто серьезно облегчают работу с таблицами. Например, функции ПРОПИСН (преобразует все буквы в заглавные), ПРОПНАЧ (преобразует первую букву слова в заглавную, остальные — в строчные), СТРОЧН (преобразует все буквы слова в строчные).

Отображение значений, начинающихся с «0»

Когда начальное значение сила — 0, Excel по умолчанию его удаляет. Чтобы избежать этой ситуации, перед значением добавьте одиночную кавычку.

Ускорение ввода сложных терминов с помощью автозамены

Если вам нужно вводить часто одно и то же сложное значение, воспользуйтесь функцией автозамены. Для этого зайдите в меню «Файл-> Параметры-> Правописание-> Параметры автозамены-> Автозамена». В графу «заменять» введите короткий текст, удобный для ввода (например, ЗАО), в графу «на» введите полный текст (например, Закрытое акционерное общество).