Новый год начинается с планов. Мы попросили Александра Трофимова, который каждый день ставит задачи 30 инженерам в «Лаборатории Касперского», рассказать о том, как начать вести обычный список дел и не сломаться в первую же неделю.

Сколько обещаний вы даете себе на 2017 год? Заниматься спортом, проводить больше времени с семьей, читать больше книг? У меня нет статистики, но, полагаю, не ошибусь, если скажу: многие из «сорвавшихся» жалуются на нехватку времени как причину того, что новогоднее обещание так и осталось обещанием.

Они говорят: «У меня очень мало времени на…». Звучит это убедительно, ведь для того, чтобы заниматься спортом, нужно время. Даже задача «провести время с семьей» прозрачно на это намекает.

Практически любое обещание потребует, чтобы мы уделили ему свои драгоценные секунды, часы и дни. Что мешает это сделать? У нас:

1. Мало времени.
2. Много дел.

Управлять временем мы не можем: его всегда 24 часа в сутки и 7 суток в неделе. Но мы можем управлять тем, как и на что свое время тратим. Предлагаю на этом и сосредоточиться.

Что нужно сделать, чтобы успевать больше? Не обдумывать задачи больше одного раза и стараться делать их в потоке, не отвлекаясь.

Перестать тратить силы на повторные решения

Каждая мысль — это принятие решения.

Вы увидели чужую книгу, которая лежит на столе, и приняли решение не отдавать ее прямо сейчас. За день эта мысль несколько раз повторится в голове. Вспомнили, что нужно купить зубную щетку, но решили, что среди рабочего дня идти в магазин — моветон. «Вечером после работы и куплю», — подумали вы еще три раза. И так далее. Всплывающие уведомления почты или мессенджеров, звуки от них, открытые вкладки браузера и 15 открытых приложений на рабочем столе — каждый раз, когда мы смотрим на эти объекты, мы снова принимаем решение: сейчас посмотреть, что там в письме, или потом. «Вот эта вот вкладка в браузере, она мне завтра пригодится точно, сейчас ее закрывать не стоит».

Любое решение истощает способность активно мыслить. Это важно понимать, потому что активно мыслить мы можем не более нескольких часов в день. Поэтому решения нужно принимать однажды и возвращаться к ним, только когда мы эти решения готовы исполнить. И для этого нужно воспользоваться следующими советами.

Выгружать все задачи из головы

Твоя голова — самый паршивый офис. (Дэвид Аллен)

Держать в голове все свои дела — это худшее, для чего ее можно использовать. Некоторые исследователи считают, что человек способен обрабатывать не более трех-пяти идей одновременно. Представим:

• прямо сейчас нужно написать отчет;
• после работы зайти в магазин;
• оплатить интернет;
• оплатить страховку для машины.

И тут в голову в третий раз приходит «новая» мысль: «не забыть в магазине купить молоко!!!». В этот момент пропадает концентрация на одной из предыдущих идей. Я обычно «роняю» то, чем нужно заниматься прямо сейчас, — отчет. Мало того — каждый раз, когда мы так отвлекаемся, мы теряем контекст. И тратим на его восстановление ресурс, предназначенный для того, чтобы работать и думать: вместо отчета наши силы уходят на повторное принятие решения купить молоко — вечером или на выходных. Поэтому все задачи должны лежать там, где им место, — в списке задач.

Перестать накапливать задачи во «входящих»

Три блокнота, четыре почтовых ящика, лоток для бумаг на рабочем месте, кошелек, тумбочка возле рабочего стола, фото на телефоне, файлы на рабочем столе ноутбука: это список моих входящих. Что такое входящие? Это места, где накапливается все, что может превратиться в задачи.

Вопрос: какую самую большую ошибку может совершить владелец бесконечного диска? Ответ: создать на нем папку «Разобрать!».

Как и в папках «Разобрать», Sort, «Другое», нельзя позволять накапливаться объектам во входящих. Иначе их масса включит механизмы прокрастинации, и задачи в лучшем случае протухают. А в худшем приходят уже в виде срочных и неприятных, доказывая, что ваша система работы с задачами никуда не годится.

Вести все задачи в одном списке

Не нужно создавать для каждого вида деятельности отдельный список задач. По крайней мере на первом этапе вживания в новое, производительное «я».

Список рабочих задач, список домашних задач, список задач для улицы, для процедуры выноса мусора и так далее — для этого достаточно одного списка задач. Если списков несколько, то после того, как дело сделано, у нас встанет выбор, какой из списков открывать сейчас. И мы снова потратим энергию на принятие этого решения. Второй список, не говоря уже о третьем и последующих, — это мощнейший «прокрастиноген».

В этом правиле могут быть исключения, если вы точно знаете, что делаете. Вот когда это возможно:

1. Дела из списков никогда не пересекаются и на каждый список есть выделенное время. К примеру, есть домашний и рабочий список: мы не делаем домашние дела на работе, а уходя с работы, вычеркиваем ее из своей жизни.
   
   
2. Если это вынужденная мера: например, политика безопасности компании запрещает смешивать списки. Придется мириться с возможными последствиями и контролировать, чтобы этого не происходило.

Главное — помнить: чем больше у нас источников задач, тем больше вероятность, что часть дел никогда не выполнится.

Записывать задачи так, как будто выполнять их предстоит роботам

«Зимняя резина» — это достаточно понятная задача?

Строго говоря, нет. Задача отвечает на вопрос, что нужно сделать, и описывает конкретное действие, которое нашему роботу предстоит сделать. Поэтому, скорее всего, задача будет звучать так: «позвонить по телефону 111-11-11 и договориться о замене резины». Потом будут задачи: «заехать за зимней резиной в гараж» и «поехать в N, чтобы заменить резину (не забыть положить резину в машину!)».

Такие действия легко выполнить без включения мозга. Они не требуют принятия решения и потому позволяют выполнять такие задачи чуть ли не дюжинами, не растрачивая нашей энергии.

Не нужно полностью описывать все действия, если понятно, как их выполнять. «Осторожно перемещайте пылесос так, чтобы он собрал весь мусор» — излишне. Хватит «пропылесосьте во всех комнатах». Но должно быть понятно, что нужно сделать.

«Прочитать все книги в Ленинской библиотеке» — это не задача, а проект. В библиотеке огромное количество томов. Работа будет очень громоздкой, поэтому формулировка ее в таком виде будет вызывать отторжение.

«Изучить английский» — и вовсе покушение на изменение образа жизни. Ведь нельзя идеально выучить язык за 10, 50 или 300 занятий. Для этого нужно изменять свою жизнь, каждую неделю уделяя время чтению, аудированию и другим занятиям.

Еще раз:

• Задача должна рассказывать, что нужно сделать. Для этого там нужно полное предложение: подлежащее, сказуемое и так далее.
  
  
• Задача должна выполняться с минимальным напряжением. Она должна быть понятна даже роботу, для чего ее формулировка должна совпадать с первым шагом, необходимым для продвижения к цели.
  
  
• Задачи, которые слишком крупные и являются, по существу, проектами (прочитать БСЭ) или новым образом жизни (стать здоровым и стройным), нужно дробить на более мелкие и понятные: «прочитать 10 страниц 15-го тома» или «почитать БСЭ полчаса», «сделать становую 80 кг х 8, 4 подхода».

Кстати, вы заметили небольшой довесок в конце одной из задач — «не забыть положить резину в машину!». Это элемент чек-листа. И я призываю их использовать.

Использовать чек-листы

В жизни каждого человека есть повторяющиеся сценарии: каждый год вы едете в отпуск, готовите годовой отчет, собираете детей в школу. Да, отпуск в этом году может быть не на Бали, а под одеялом дома, но на работе при этом нужно сделать каждый раз одни и те же действия. Я пользуюсь таким списком уже несколько лет. Кроме того, у меня есть списки для сборов, что сохраняет нервы при каждом отъезде.

Все маркетинговые уловки бесполезны против сытого мужчины со списком покупок.

Список можно оформить не только письменно. В каждую поездку я беру с собой некий набор, который мне в других обстоятельствах не понадобится: дорожную подушку, переходники для электрических розеток и прочее. Все эти вещи я просто складываю в чемодан и храню там. Для того чтобы их взять, мне вообще не нужно использовать мышление — они просто лежат там, где это мне понадобится. Достаточно спинного мозга.

Очень важны два списка: список еженедельного обзора системы продуктивности и «гвоздодер». Второй — это список слов, предложений, да хоть картинок, которые дают нашему мозгу зацепки для того, чтобы вытащить из него все задачи. Такую рутину нужно проделывать как можно чаще (идеально раз в день, но можно и немного реже), чтобы выполнить первый пункт из статьи: не держать задачи в голове. Вот, к примеру, маленьких кусочек моего:

• «Дом:
• отопление;
• кондиционирование;
• водопровод/канализация;
• ремонт;
• электричество;
• мебель;
• коммунальные службы;
• платежи;
• кухня/оборудование кухни;
• санузел;
• места для глобальной уборки;
• кладовка;
• антресоль».

Использовать его так: сесть там, где ничто и никто не будет мешать, и просто пройтись по списку, вдумываясь и представляя себе каждый пункт и записывая все задачи, которые всплывают в голове. В первые разы список этих задач будет пугающим, но потом уменьшится, если проводить процедуру регулярно.

Научиться доверять своему списку задач

Это самое сложное. Я сам несколько раз встречался с этой проблемой, пока не научился, и замечал ее у других: список задач есть, но задачи в него только записываются и редко выполняются. Или задачи выполняются без обращения к списку, мимо него.

В итоге мозг соображает, что задачи он записал, а вот выгружать их пока не стоит, потому что тогда они никогда не выполнятся.

По моему опыту для доверия к системе нужно научиться следующему:

• заносить любые задачи в список;
• выполнять только те задачи, которые есть в списке;
• регулярно проводить еженедельный обзор системы.

Еженедельный обзор

В его рамках нужно:

• полностью очистить все «входящие» (лучше это делать чаще, но раз в неделю почти необходимо);
• пройтись по всем задачам в поиске тех, которые «прокрастинируются», выполнены, но не отмечены, плохо сформулированы или еще каким-то способом загрязняют список задач;
• просмотреть дела на следующую неделю и спланировать те задачи, которые должны быть выполнены в этот период.

Не сдаваться

Никогда. Любая система личной эффективности иногда приходит в негодность. Что бы ни было причиной — два списка задач из необходимости, изменение служебных обязанностей, аврал — из любых падений нужно извлекать уроки, придумывать новый инструмент, чтобы избежать подобных проблем в будущем и снова учиться выполнять задачи, а не печалиться о них.

Понятно, что это лишь общие советы, из которых достаточно сложно вырастить свою систему без помощи. К счастью, сейчас есть множество методик, которые разбирают в подробностях, как и что нужно делать. Моя любимая — методика Макса Дорофеева. Но вы можете использовать и другие проверенные методы. Главное — двигаться вперед.

Александр Трофимов