Раньше эксперты по тайм-менеджменту делили все задачи на три группы: A, B и С. Идея состояла в том, что вы должны были сначала выполнить все задачи группы A, затем — группы B и, наконец, если у вас оставалось время, можно было приступить к группе C. Если ваши приоритеты менялись, то вы, соответственно, просто изменяли их порядок. Тогда всем казалось, что, для того чтобы сделать свою работу в полном объеме, достаточно следовать неким нехитрым правилам управления временем.

Этот подход утратил свою актуальность с приходом рецессии 2007—2009 годов. В период с января 2008 по февраль 2010 года американская экономика потеряла 8,8 млн рабочих мест. Но несмотря на то что число занятых специалистов уменьшилось, объем работы в основном остался прежним. В итоге учителям пришлось брать больше учеников, представителям служб поддержки — отвечать на большее количество звонков, а менеджерам — управлять большим числом сотрудников, что стало закономерным следствием объединения и уплотнения команд. Все штатные сотрудники независимо от их должности оказались завалены работой. И хотя с тех пор производительность труда все-таки возросла, идее деления задач на категории A, B и С пришел окончательный и бесповоротный конец. Сегодня перегруженность считается нормой жизни.

В связи с этим умение избавляться от малозначительной работы, то есть от тех задач, которые не представляют никакой практической ценности ни для ваших коллег, ни для ваших клиентов, становится поистине вопросом профессиональной жизни и смерти. А значит, к нему следует подойти со всей серьезностью, взяв инициативу в свои руки. По сути, вы сами должны выкроить для себя такую работу, которую вы в состоянии полностью выполнить. И самое подходящее для этого время:

• Когда вы вступаете в новую должность. Вы можете свежим взглядом окинуть стоящие перед вами задачи и при этом вам проще распознать малозначительную работу. Предложите своему менеджеру список целей на ближайшие три месяца, избавившись по мере возможности от большей части бесполезных дел.
  
  
• Когда к уже существующим вам прибавляют новые обязанности. У вас появляется возможность пересмотреть свой рабочий план и представить его своему боссу. Предложите ему выбор: «Стоит ли возлагать на меня руководство этой рабочей группой, учитывая, что это отнимет у меня приблизительно 20% рабочего времени? Или же лучше…».
  
  
• Когда в вашей компании происходит реорганизация. Старайтесь не брать на себя больше работы, чем нужно. В подобных ситуациях многие люди боятся ответить отказом, поскольку считается, что это может закончиться увольнением. На самом же деле оставшиеся после реорганизации сотрудники имеют ключевое значение для будущего компании, поэтому если вы предложите переделать свой рабочий план, скорее всего, к этому отнесутся более чем положительно.
  
  
• Когда вы только что великолепно справились с каким-нибудь заданием и все вокруг празднуют вашу победу. Самое время обратиться к коллегам с просьбой. Попросите административный отдел или же айтишников избавить вас от той или иной бесполезной нагрузки.

И вот как это сделать:

• Устройте голосование. Один мудрый бухгалтер годами готовил отчеты, которые никто не читал. Тогда он разослал своим клиентам список всех отчетов, с тем чтобы они выбрали из них три или четыре наиболее важных. Те же из них, которые оказались ненужными, он просто перестал делать. Другой вариант — узнать у своих клиентов, обязательно ли вам выполнять ту или иную бесполезную работу, как это делают кассиры, когда спрашивают у покупателей, нужен ли им чек. Идея состоит в том, чтобы прекратить заниматься никому не нужными вещами, но сначала спросить об этом, дабы избежать возможных проблем.
  
  
• Автоматизируйте процессы. Если задача незначительная, ее легко автоматизировать. Завяжите связи с сотрудниками ИТ-отдела и воспользуйтесь их помощью. В любом случае идет ли речь о планировании, подтверждении или заключении стандартных соглашений, вероятнее всего, на рынке уже есть все необходимые вам программы. Вам просто нужно определиться, чего вы в итоге хотите добиться, и найти человека, который вам в этом поможет.
  
  
• Напишите свои правила. Установите строгие рамки, которыми ограничивается ваша работа, и убедитесь, что люди об этом знают. Одна преподавательница решила давать личные рекомендации только своим подшефным и студентам, посещающим ее семинары, и объявила об этом на лекции. Это позволило ей сэкономить немало времени.
  
  
• Выделите время в своем расписании, чтобы раз в неделю продумывать, как избавиться от бесполезной работы. Даже один час может сыграть огромную роль. Выберите определенные часы и строго их придерживайтесь. Закройтесь в своем кабинете, если он у вас есть, или пойдите в переговорную. Возможно, потребуется некоторое время, прежде чем люди научатся вас не беспокоить, однако, если вы вежливо, но настойчиво им все разъясните, это должно сработать. Или же возьмите на вооружение подход, принятый у врачей, и установите часы, когда вы доступны, и часы, когда вас нельзя тревожить по пустякам.

Выкраивайте себе работу своими собственными силами. Ведь так или иначе она — ваша, а значит, в первую очередь должна устраивать именно вас. И перестаньте, наконец, заниматься бесполезными делами.

Присцилла Кламан