Время — один из самых ценных активов в любом бизнесе. Безупречная организация дел и управление временем — неотъемлемые составляющие успеха. Как же все успевать, когда темп жизни растет, постепенно превращая ее в хаос? Советы из этой статьи помогут вам приобрести некоторые навыки управления временем, пользуясь которыми вы поймете, как успевать все на свете.

Секрет первый и основной: планирование

Опять, опять и опять планирование! Пользуйтесь списками при планировании. Первый шаг здесь заключается в реалистичной оценке времени, которое вам потребуется для выполнения намеченных задач. Запланировав слишком много на один день, вы рискуете разочароваться в конце дня.

Планируйте не больше 60% доступного времени. Оставшиеся 40%, особенно первое время, лучше оставлять для решения экстренных проблем и про запас.

Помните о том, что производительность труда и уровень внимания колеблются в течение дня, поэтому каждый день отводите время на себя. Это время должно быть посвящено только вам — чтобы собраться с мыслями. Зачастую этот отрезок времени оказывается самым творческим, ведь в ситуации стресса сложно генерировать идеи.

Посмотрите, как распределяются ваши дела по дням недели. Вполне возможно, что какие-то дни забиты под завязку, а какие-то более свободны. Для начала просто распределите дела по дням недели более равномерно.

Составляйте списки дел с указанием даты и времени выполнения на неделю и на каждый день.

Секрет второй: избавьтесь от пожирателей времени

А теперь составьте второй список. Запишите в него все, что вы делали сегодня в течение дня: поиск шарфа, который исчез как раз в тот момент, когда вы собрались выходить из дома, разговор по телефону, просмотр телевизора, разглядывание фотографий в Интернете и так далее.

Просмотрите этот список. Будьте справедливы и самокритичны. Что в этом списке не помогло вам, а только отняло драгоценное время. Напишите напротив каждого из этих дел — что вы можете сделать, чтобы этот пожиратель времени больше не мешал вам.

Посмотрите — сколько времени вы тратите на жалобы о том, что ничего не успеваете?

Секрет третий: решайте все проблемы вовремя

Соблазн «сделать это завтра» очень велик. Но если у вас есть четкий список дел, то вы поймете, что завтра не сможете найти время на выполнение тех дел, которые отложили с сегодняшнего дня. Для того чтобы вам было легче — возьмите себе за правило делать самые неприятные для себя дела в начале, а потом приступайте к более приятным. Такой подход называется «проглотить лягушку» — «Лягушки»: мелкие, неприятные дела, которые откладываются. Съесть «лягушку» — значит выполнить одно из таких дел. Необходимо каждый день планировать себе по одному такому делу. А выполнив его с утра, вы обеспечиваете себе прекрасное настроение и бодрость духа, чтобы оно уже не висело дамокловым мечом над головой и не мешало сосредоточению на других, более приятных делах.

Секрет четвертый: съедайте «слона» по частям

«Слоны»: глобальные дела, проекты. «Слона» необходимо поделить на бифштексы, тогда глобальное дело будет легче «съесть». Если дело совсем глобальное и непосильное, разбейте его до мельчайших легко выполнимых задач, вплоть до подшивки или отправки писем. Планируйте на каждый день не меньше пяти таких мельчайших дел, и «слон» сдастся!

Секрет пятый: откажитесь от перфекционизма

Не надо бесконечно доводить до совершенства (а есть ли оно?) свои блоги, рассылки, статьи и т. д. Позвольте себе быть немного несовершенным и идти дальше. В движении — жизнь! Я не призываю к небрежности, однако стоит соблюдать определенный баланс между качеством выполненной работы и временем, затраченным на ее выполнение.

Секрет шестой: поощряйте себя за выполнение плана

Лидеры умеют планировать не только работу, но и отдых. В их списке есть место и для семейного ужина, и для похода с детьми в кино, и для посещения театра вместе со своей второй половинкой, и время для себя лично.

Как только начнете планировать свое время, вы увидите, что найти время для того, чтобы заняться собой или организовать вылазку на природу, станет проще. Просто внесите это дело в план на месяц. Оно займет свое место в вашем распорядке, и вы тут же увидите — что и когда нужно сделать для того, чтобы это мероприятие доставило вам максимум удовольствия.

Секрет седьмой: регулярно вводите новые привычки

Вы не представляете, как все успевать, найти свободное время и начать заниматься иностранным языком, учиться водить машину? Приведу личный пример, думаю, многие мамочки сталкивались с таким эффектом. Когда в доме появился малыш, времени стало катастрофически не хватать, а потом постепенно я научилась успевать все и даже больше, чем до рождения второго ребенка.

В чем фокус? Когда мы поставлены в жесткие рамки, то не задумываемся, как все успевать. Мы просто собираемся и начинаем действовать быстро и рационально, а потом это входит в привычку.

Так и здесь — решите, когда и сколько времени вы готовы выделить на свое новое занятие, и с завтрашнего дня начинайте уделять ему ровно столько времени и ровно тогда, как запланировали. Отговорки и переносы не принимаются, все остальные дела на этот период откладываются.

Соберитесь и неукоснительно следуйте этому правилу в течение 3–4 недель. Тогда это занятие обязательно превратится в привычку, и время на него будет всегда находиться как по мановению волшебной палочки. А на следующий месяц запланируйте что-нибудь новое!

Надежда Тропникова