Хороша комунікація — це основа будь-якого успішного бізнесу. Коли вона налагоджена, всі процеси працюють, завдання виконуються простіше, досягаються спільні цілі, немає марних очікувань.

І керівники, і працівники мають працювати над своїми комунікативними навичками. Однак саме керівники повинні брати на себе відповідальність за комунікацію і стежити за тим, щоб вона була максимально ефективною.

Розповідаємо про типові пастки у спілкуванні між керівниками та працівниками, а також про способи покращити таку комунікацію, описані у статті The Do’s and Don’ts of Manager/Employee Communication.

7 типових пасток у спілкуванні між керівником і підлеглими

Пастка № 1. Зосередження на слабких сторонах

Керівники можуть зосереджуватися на виправленні недоліків у роботі співробітників. Такий крок змушує працівників відчувати, що вони ніколи не зможуть зробити все правильно в очах свого керівника, і це призводить до втрати інтересу до роботи.

Як не потрапити в пастку? Говоріть про сильні сторони працівників і призначайте їх на посади, де вони можуть проявити себе. Робота, де людина постійно намагається подолати свої слабкі сторони, може бути не найкращим варіантом.

Пастка № 2. Нехтування професійним розвитком

Іноді менеджери спілкуються з працівниками, роблячи акцент на їхніх поточних ролях. Тому співробітники можуть відчувати, що керівник не розуміє їхніх прагнень і не буде працювати разом з ними над розробкою плану дій для досягнення цілей.

Як не потрапити в пастку? Регулярно надавайте інформацію про професійний розвиток, наставництво та можливості навчання. Ця проста стратегія може підвищити залученість співробітників і знизити плинність кадрів.

Пастка № 3. Неприступність

Коли працівники не наважуються розмовляти зі своїми керівниками, це призводить до того, що в роботі з’являється багато помилок, знижується рівень залученості та підвищується рівень конфліктів. Така ситуація зрештою стає проблемою для керівника, який повинен контролювати ситуацію, що робить зайнятих менеджерів ще менш доступними.

Як не потрапити в пастку? Відповідайте на запитання та електронні листи співробітників якомога швидше. Заплануйте регулярні командні зустрічі та зустрічі one-to-one. Заохочуйте співробітників приходити до вас, коли їм потрібно щось обговорити.

Пастка № 4. Незалученість

Деякі менеджери вважають, що їхня роль полягає у вирішенні ситуацій лише тоді, коли працівники вже не в змозі з ними впоратися. Але такий підхід залишає керівників поза увагою щоденних проблем, з якими стикаються працівники. Вони починають відчувати, що менеджери не можуть або не хочуть допомогти їм у вирішенні проблем.

Як не потрапити в пастку? Заохочуйте регулярне обговорення ролей працівників та їхню участь у цьому процесі. Менеджери будуть краще вирішувати проблеми, коли вони виникають, а працівники будуть частіше звертатися за порадою до керівника.

Пастка № 5. Надмірна залученість

Мікроменеджери деморалізують працівників, ставлячи під сумнів усі їхні рішення, надмірно прискіпливо перевіряючи всю їхню роботу та вимагаючи детальних звітів про виконані завдання.

Як не потрапити в пастку? Якщо корінь проблеми — невпевненість у завтрашньому дні з боку керівника, можуть бути корисними курси лідерства. Якщо працівники справді схильні до помилок, дозвольте їм робити ці помилки і прожити відповідні наслідки.

Пастка № 6. Песимізм

Дослідження показують, що оптимістичні менеджери надихають на прогрес та інновації, тоді як песимістичні лідери шкодять моральному духу працівників.

Як не потрапити в пастку? Коли працівники звертаються зі скаргами до свого керівника, зосередьтеся на мозковому штурмі потенційних рішень, а не на співчутті. Співробітники оцінять додаткову увагу і будуть мотивовані застосовувати такий самий підхід до вирішення проблем у майбутньому.

Пастка № 7. Використання пасивно-агресивної комунікації

Пасивно-агресивні менеджери приховують зворотний зв’язок за гумором, дають суперечливі вказівки і покладають провину на співробітників, залишаючи їх розгубленими, незадоволеними і відстороненими від роботи. Цей тип комунікації зазвичай походить від менеджерів, яким не вистачає навичок надання критики чи зворотного зв’язку.

Як не потрапити в пастку? Подумайте про тренінг з емоційного інтелекту для себе та всієї команди. Коли всі розумітимуть, як давати та реагувати на зворотний зв’язок, якість спілкування покращиться.

6 способів покращити комунікацію

Уникнення цих пасток недостатньо для забезпечення хорошої комунікації. Керівники також повинні вживати активних заходів для сприяння чіткій та відкритій комунікації між собою та підлеглими.

Зустрічайтеся щотижня

Щотижневі зустрічі допоможуть членам команди відчувати себе комфортно у спілкуванні одне з одним та зі своїми керівниками. Щотижневі зустрічі також дозволяють членам команди відкрито говорити про проекти, над якими вони працюють, проблеми, з якими вони стикаються, або питання, які у них можуть виникнути. Менеджери повинні підтримувати неформальний тон і органічно вести розмову, переконуючись, що кожен може висловитись.

Проводьте регулярні зустрічі one-to-one

Деяким людям важко спілкуватися в групах, тому хороший керівник повинен створювати додаткові можливості для спілкування для своїх співробітників. Регулярні зустрічі one-to-one пропонують ідеальну можливість для більш прямої розмови між керівниками та працівниками. Незалежно від того, чи є ці зустрічі швидкими та неформальними, чи структурованими та офіційними, вони є можливістю для налагодження зв’язків та співпраці.

Тримайте працівників у курсі подій

Багато працівників відчувають себе відірваними від рішень, які приймає керівництво. Інформування співробітників про зовнішні та внутрішні робочі процеси не лише покращує комунікацію, але й є простим способом побудови довіри та культивування спільної справи чи мети.

Будьте відкриті зі своєю командою

Деякі працівники вважають своїх менеджерів неприступними. Проте перебування на керівній посаді не означає, що ви повинні залякувати працівників. Менеджери повинні відчувати себе комфортно, розмовляючи зі співробітниками на теми, які не мають прямого відношення до роботи. Те саме стосується і питань, пов’язаних з офісом. Будьте відкриті, коли члени вашої команди звертаються до вас за допомогою або мають запитання. Відкрите спілкування ґрунтується на довірі, і цей принцип працює в обох напрямках.

Використовуйте інструменти комунікації

Незалежно від того, чи це чат, чи інтранет, чи щось інше, використання правильного інструменту може значно покращити комунікацію між керівниками та працівниками. Додавання електронних засобів комунікації також полегшує спілкування для працівників, яким може бути некомфортно обговорювати питання віч-на-віч.

Запитуйте та надавайте зворотний зв’язок

Більшість людей не впевнені, наскільки добре вони виконують свою роль. Це може мати величезний вплив на їхню впевненість у собі, а згодом і на те, наскільки вони відкриті у спілкуванні. Одне з можливих рішень цієї проблеми — регулярно запитувати (і надавати) зворотний зв’язок про ефективність роботи. Позитивний чи негативний, чесний зворотний зв’язок дозволяє кожному знати, де він знаходиться, і прокладає шлях до відкритої взаємодії.

Які б методи комунікації не використовував керівник, все зводиться до відкритості та поваги. Коли ваші співробітники впевнені, що їх чують, вони відчувають, що їх цінують — а саме це і є основою хорошої комунікації.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Катя Гончаренко