Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок.
Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Скорее всего, для них это будет первый реальный рабочий опыт, и, следовательно, им нужен более подробный и развернутый объем информации.
Программы введения в должность
Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур. Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы. Для персонификации процесса введения в должность создаются программы для каждого отдельного сотрудника. Содержание программы зависит от следующих условий:
Участники процедуры:
-
Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
-
Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
-
Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
-
Как правило, подразделение управления персоналом.
Организация процедуры
Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем, чтобы все сотрудники были уже на местах, и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки. Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.
Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.
Список возможных тем может быть следующим:
-
подробная история компании и ее развитие;
-
высшее и среднее звено управления;
-
наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
-
описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
-
содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
-
система качества;
-
взаимодействие с другими отделами или людьми;
-
техника безопасности на предприятии (инструктаж);
-
список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.
Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.
Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организуется формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.
В течение первой недели организовывается встреча сотрудника и куратора с менеджером по обучению для разработки индивидуального плана обучения.
В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность.
Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.
Перечень необходимых действий
Перед приходам нового работника необходимо:
-
убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
-
договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
-
проверить, готово ли его рабочее место;
-
дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
-
приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
-
подготовить необходимые пропуска;
-
позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.
Первый день:
-
совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
-
объяснить правила по компенсации возможных затрат;
-
ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
-
ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
-
обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
-
ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
-
ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
-
ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
-
представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
-
представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.
По материалам «Элитариум»