Сегодня уже нет необходимости доказывать важность программного обеспечения (ПО) в сфере управления проектами. Более актуальными становятся другие вопросы: как подобрать оптимальный пакет ПО? какие стандарты завоевывают наибольшую популярность? как правильно организовать обучение сотрудников?

Профессионалы и любители

История программного обеспечения для управления проектами насчитывает свыше 40 лет. Но сфера его применения, как правило, ограничивалась исключительно крупными государственными проектами, в том числе оборонными. Ситуация в корне изменилась в последнее десятилетие прошлого века, когда на смену громоздким ЭВМ пришли персональные компьютеры. Фактически с этой поры и начинается массовое внедрение соответствующего ПО в малых и средних компаниях.

В настоящий момент на рынке существует масса самых разнообразных программных пакетов для управления проектами, которые принято разделять на профессиональные и настольные. Профессиональные системы обладают большими возможностями, гибкостью в реализации функций планирования и контроля, но, в свою очередь, предъявляют высокие требования к квалификации пользователей (а, значит, и к стоимости обучения пользователей и оплате услуг специалистов).

Настольные системы ориентированы на использование в компаниях, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. Они не сопоставимы по своим возможностям и тонким настройкам с полноценными системами, но зато позволяют быстро и с минимальными затратами спланировать небольшой комплекс работ. Довольно часто компании, специализирующиеся в сфере управления проектами, варьируют оба типа программного обеспечения в зависимости от сложности задачи, которую они в данный момент решают.

Отсекать лишнее

Практически все современное ПО для управления проектами предоставляет пользователю основные необходимые функциональные возможности. Хотя реализованы они бывают по-разному. Поэтому особенное внимание следует обратить на следующее:

• настройка пользовательского интерфейса (желательно, чтобы она включала в себя удобные графические средства представления хода осуществления проекта);
• управление данными, которое должно обеспечивать интеграцию данных с другими приложениями и возможности разграничения прав доступа;
• сам механизм планирования (анализ, использование нескольких исходных планов);
• обеспечение совместной работы (наличие Web-приложений, архитектура «клиент-сервер», представление доступа к данным удаленным пользователям, оповещения и напоминания о работах).

Следует осознавать, что не существует «самой лучшей» программы. Пакет, превосходно справляющийся с потребностями соседней фирмы, может быть совершенно не подходящим для вашей компании. Так, например, если у вас нет удаленных сотрудников, возможность поддержки Web не является настолько важной, чтобы позволить этому критерию диктовать вам процесс выбора. Необходимо четко представить себе, что понадобится именно вам и, исходя из этого, отсекать лишние элементы.

Второстепенные факторы, на которые, тем не менее, стоит обратить внимание, это «брэндовость», качество поддержки со стороны производителя, его эволюционные возможности. Ведь требования, которые предъявляются к программному обеспечению, растут с каждым днем, и было бы ошибкой потратить средства на то, что через несколько лет бесконечно устареет.

Распространенность программы, конечно же, тоже играет огромную роль, особенно если учесть то, что подобрать или обучить специалистов по популярной системе проектирования намного легче, чем по аутсайдерскому продукту. Естественно, при выборе западного ПО необходимо удостовериться, что локализация осуществлена на достаточно высоком уровне (в некоторых версиях могут возникнуть проблемы с русскими шрифтами), и что есть официальный дилер производителя, осуществляющий поддержку программного пакета.

Не стоит забывать и о качестве внедрения ПО. Даже превосходный продукт можно превратить в «копилку багов» неграмотными, непрофессиональными настройками. Совершенно верно и обратное: нередки случаи, когда даже бесплатное ПО, распространяемое по принципу Freeware, дорабатывали и внедряли таким образом, что оно справлялось со своими обязанностями не хуже дорогих, лицензионных программ (обычно как индивидуальное средство планирования).

Лучшие из лучших

Самым популярным ПО для управления проектами, несомненно, является линейка продуктов Microsoft Project. Его основные преимущества заключаются в весьма дружелюбном интерфейсе, который всем нам хорошо знаком по Microsoft Office, и солидном наборе функциональных возможностей. Особенностью данного ПО является то, что мы сами можем выбрать пакет необходимого нам уровня. Так, например, Microsoft Office Project Standard является именно настольной системой индивидуального планирования, достаточно легкой в освоении. Для более серьезных работ используется пакет Microsoft Office Project Professional. Ну а когда необходимо организовать совместную работу пользователей через Web, приобретается Microsoft Office Project Server. Из более тонких плюсов стоит отметить довольно редкую возможность управления рисками и прекрасные возможности для интеграции с другими продуктами Microsoft.

Open Plan Professional — программа, считающаяся одним из лидеров в области систем профессионального управления проектам. Отличительной чертой этой системы являются мощные средства структуризации модели проекта. Они позволяют иерархически разбивать проект на отдельные компоненты, легко поддающиеся планированию и контролю. Еще одной характерной особенностью Open Plan является хорошо реализованная функция контроля за расходуемыми в процессе выполнения проекта денежными средствами, которая позволяет легко настроить программу под имеющуюся систему финансовой отчетности (что далеко не всегда возможно при использовании другого ПО).

Spider Project — разработка, созданная с учетом особенностей и потребностей именно нашего рынка. К ее несомненным достоинствам можно отнести то, что планы, составленные с использованием этого программного пакета, как правило, имеют меньшую длительность, чем планы, составленные зарубежными аналогами. Еще один плюс, который особенно актуален в наших условиях — возможность использовать для разных проектов различные нормативные базы и даже менять их по ходу реализации проекта. Особенно широкое применение Spider Project находит при планировании строительных проектов.

Учиться никогда не поздно

Очевидно, что по-настоящему эффективным использование ПО для управления проектами может быть только «в умелых руках». Поэтому вопрос образования в этой сфере приобретает особое значение.

По мнению руководителя тренингового отдела компании ARS VITAE, важно учитывать, что обучение управлению проектами — это обучение отдельной деятельности. А значит, в учебный процесс необходимо включать различные методы получения информации (книги, лекции) и приобретения навыков (тренинги, симуляции). На практике неизбежно сталкиваешься с недостаточностью любого, даже самого профессионального тренинга, поэтому использование тренажера-симулятора — не прихоть, а необходимость.

Обучаемый должен «почувствовать» проект целиком (сориентироваться в проблемах и приступить к решению, а не только отработать отдельные навыки). Например, при изучении инструментов сетевого планирования времени на примере нескольких конкретных проектов участники понимают, как правильно распределить задачи и выстроить их по «тайм-лайн».

Важно, чтобы методы обучения соответствовали будущей деятельности «студентов». Для осуществления масштабных проектов, связанных с подготовкой тендерной документации, серьезной оценкой рисков и инвестиций, — т. е. для руководителя проектов, — необходима глубокая подготовка. Линейным сотрудникам, которые заняты в нескольких проектах, связанных с их основной деятельностью, достаточно просто понимать особенности данного вида работ и на базовом уровне владеть программным инструментарием.

Кроме того, важна поддержка применения технологии УП в организации. Иначе обучение окажется малопродуктивным. Нередко участники тренинга, возвращаясь на рабочие места и не получая поддержки и стимулирования со стороны руководства, довольно быстро оставляют полученные приемы работы «в прошлом», все больше погрязая в «текучке». И наоборот — даже использование авторитетными руководителями в своей речи проектной «риторики» способствует тому, чтобы применение технологии управления проектами и программ типа MS Project становилось повседневной практикой. Ведь проектный подход в управлении — это больше чем технология, набор инструментов или программные средства. Это в первую очередь, определенная дисциплина мышления.

По материалам «Элитный персонал»