Аудитория не может ждать. И вы должны сделать все, чтобы о вас говорили, а мероприятие, которое вы организовали, начали цитировать. Подготовку к мероприятию можно условно разделить на три этапа: подготовка, мастер-класс, отзывы и анализ. Но если присмотреться, то этапов больше.

Поиск аудитории

Мастер-класс — это не просто беседа за чашкой чая или посиделки, где говорят ни о чем. Вы должны провести свое мероприятие на самом высшем уровне. Перед тем, как соглашаться и платить за аренду помещения, стоит внимательно изучить его. Посмотрите, хватает ли вам розеток. Мысленно представьте, где будут стоять столы с минеральной водой для докладчиков. Где расположите проектор и экран для него. Вообразите, как вы выделите докладчиков и организаторов и куда посидите. Проверьте акустику помещения, чтобы не оказалось, что вас услышат только первые ряды.

Атрибутика

Когда остановитесь на определенном помещении, нужно начинать заказывать атрибутику с вашим логотипом. Не стоит скупиться. Ведь каждая бумажка может привести слушателя к вам, если его заинтересует что-нибудь.

Решите, на какую аудиторию, стоит рассчитывать. Это даст вам возможность определить, как стоит выделить лидеров мероприятия. Оптимально — это бэдж, а если хотите, чтобы люди никак не пропустили значимых людей, которые могут стать источником подачи информации о вашей компании, можете выдать докладчикам и организаторам одинаковую форму.

Взаимодействие со СМИ

Чтобы мероприятие не провалилось, сразу как определитесь с аудиторией, стоит разместить пресс-релизы в печатных и электронных СМИ. Опубликуйте сообщения на информационных сайтах. Чтобы не давать информацию на ненужных ресурсах, стоит определиться какой круг людей должен узнать о мероприятии.

Подготовка перед мероприятием

Чтобы во время мастер-класса не было заминок, стоит придти в помещение заранее и подготовить всю аппаратуру. Если будет возможность стоит проверить все мультимедийные мероприятия.

Для особых гостей стоит зарезервировать стулья. Желательно, чтобы они были как можно ближе. На видное место стоит положить ручки и бумагу, которую могут брать все. Также перед началом стоит спросить, у всех ли есть где записать и чем записать.

Кофе-брейк

Если такое мероприятие подготовлено, стоит заранее продумать, как оно будет реализовано. Главное, что будут пить гости и чем вы сможете их угостить. Лучше всего, чтобы был выбор. Ведь, кто не захочет кофе, а кому-то будет по душе минералка, а девушки очень любят сок. Поэтому чтобы люди смогли обменяться визитками и немного пообщаться, стоит сделать из кофе-брейка маленькое мероприятие с небольшой барной стойкой.

Заключительная часть мероприятия

На заключительную часть стоит оставить самое вкусное, что у вас есть. Не стоит жалеть время на вопросы, которые могут возникнуть. Лучше не успеть рассказать одну главу, чем монотонно закончить выступление. Для этого всегда у докладчика должна быть запасная тема, к которой он мог б обратиться, если вдруг не будет вопросов.

Сбор отзывов о мероприятии

Если вы хотите сразу получить отзывы, можно поставить несколько стоек с книгами, где каждый смог бы написать свое мнение и оставить вам пожелание.

После завершения мастер-класса стоит тщательно отследить публикации в прессе. Они могут появляться каждый год. Например, если на вас будут ссылаться. По возможности пытайтесь отвечать на каждое упоминание о вашей встрече.

Анализ

Заключительный этап, где вы должны сделать выводы, взвесить все мнения и решить, стоит ли проводить очередное мероприятие. Во время анализа стоит, также увидев отрицательные стороны, попытаться их сразу же исправить, хотя бы на бумаге. Это даст возможность в дальнейшем проводить мероприятия на самом высоком уровне.

Удачных вам мастер-классов и только положительных отзывов об их проведении.

Денис Мисюля
По материалам «ЗнайКак.ру»