Все больше компаний требует от кандидатов рекомендательные письма. Хотя для рекрутеров не секрет, что пишут их сами соискатели, а бывшие начальники только ставят свою подпись. Тогда зачем это? Чтобы лишний раз проверить менеджера. Вывод — нужно научиться грамотно составлять эти дважды рекомендации.

Не знаю, как вы, а я при упоминании слов «рекомендательное письмо» вспоминаю сценки из двух произведений. И в «Капитанской дочке» А. С. Пушкина и в «Трех мушкетерах» А. Дюма отцы, отправляя сыновей на службу, пишут им рекомендательные письма. Оба письма адресованы старым друзьям по военной службе. Ни в том, ни в другом произведении мы не можем прочитать эти письма, но отрывки из одного из них и реакция на потерю другого дают определенное представление о значении рекомендательных писем в те времена…

«Милостивый государь Андрей Карлович, надеюсь, что ваше превосходительство», — так начинает свое письмо Андрей Петрович Гринев, который отправляет своего сына Петра Андреевича Гринева к старинному товарищу и другу Андрею Карловичу Р., в Оренбург — «служить под его начальством». И хотя Андрей Карлович фыркнул на церемонии старого друга — «так ли пишут к старому камрад?», но чувствуется, что ему очень приятно, что Андрей Петрович и о ранге его не забыл, и о дружбе, укрепившейся в военном походе, еще раз напомнил: «Позволишь без чинов обнять себя и… старым товарищем и другом». Соблюдая политес, не сразу Андрей Петрович переходит к главной своей просьбе, вспоминает сначала «былые проказы». Сердце старого друга от воспоминаний размягчилось, и даже попытка Петра Гринева обмануть немца, при объяснении, что значит «держать в ежовых рукавицах», не повлияла на его участие в судьбе сына старого друга — «все будет сделано: ты будешь офицером переведен в *** полк». Любопытная деталь: к рекомендательному письму был приложен паспорт Петра Гринева.

Еще одна похожая сценка, из «Трех мушкетеров» А. Дюма. Отец, отправляя Д’Артаньяна в Париж, пишет рекомендательное письмо своему другу де Тревилю. «…господин де Тревиль получает десять тысяч экю в год. И, следовательно, он весьма большой вельможа. Начал он так же, как вы. Явитесь к нему с этим письмом, следуйте его примеру и действуйте так же, как он». Молодой гасконец рассчитывал «с помощью этого письма поступить на королевскую службу», «чтобы пробить себе путь при дворе». Но, как вы помните, письмо у Д’Артаньяна украли, и к де Тревилю он явился без рекомендательного письма. Несмотря на ностальгические воспоминания де Тревиля о старой дружбе — «Я очень любил вашего отца… Чем я могу быть полезен его сыну?», Д’Артаньян «все же почувствовал холодок, которым веяло от этого приема». Де Тревиль выразил удивление, что молодой человек пустился «в столь дальний путь без этого единственного волшебного ключа, столь необходимого нашему брату беарнцу».

А что значит рекомендательное письмо в наше время? Вам приходилось когда-нибудь такое письмо писать?

Cегодня мы наблюдаем следующую картину. Многие руководители предлагают работнику самому написать рекомендательное письмо, по принципу «спасение утопающих — дело рук самих утопающих». Руководитель подготовленное от его имени письмо читает, иногда что-то поправляет, а чаще подписывает без изменений. Кстати, менеджеры по персоналу знают, что в большинстве случаев рекомендательное письмо пишет сам кандидат. Поэтому не только то, что написано в письме, но и его стиль, грамотность, оформление могут составить впечатление о человеке, который предоставляет рекомендательное письмо.

Всегда ли, переходя на другое место работы, мы берем рекомендательное письмо у своего бывшего руководителя? Пожалуй, что нет. Почему так происходит? Возможно, потому что чаще мы ищем работу через знакомых. Когда я помогаю студентам, проходившим у нас практику и закончившим вуз, устроиться на работу, я обычно либо использую электронную почту, либо даю устную рекомендацию по телефону.

Не секрет, что с работы лучше увольняться, получив предварительное согласие о приеме на новое место работы. В этом случае рекомендательное письмо от бывшего босса чаще всего уже ничего не решает, либо становится простой формальностью. Например, при приеме на работу от вас не требуют предоставить рекомендательное письмо, но просят указать лицо/лица, которые смогут дать вам рекомендацию, и их контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты).

Просить рекомендательное письмо у босса, только начав искать работу, я уверена, решится не каждый. Неизвестно еще, чем дело кончится и как быстро будет найдено новое место, а обратившись с просьбой дать рекомендательное письмо, фактически ставишь босса в известность о своем намерении уволиться.

С необходимостью представить рекомендательное письмо сталкиваются обычно те, кто претендует на работу в иностранной компании, а также соискатели на место няни, гувернантки, охранника. Но и в объявлениях отечественных компаний о вакансиях все чаще встречаются фразы «рекомендации приветствуются» или «рекомендации обязательны».

Другим поводом для представления рекомендательного письма может стать, например, вступление в какой-нибудь клуб, поступление в бизнес-школу, магистерскую программу в иностранном университете или на программу МВА. Кстати, требуя от вас рекомендательное письмо, вам могут предложить формат его представления и вопросы, на которые должен ответить человек, дающий вам рекомендацию.

Как же написать рекомендательное письмо?

Если рекомендацию дает компания, рекомендательное письмо лучше написать на фирменном бланке. В случае, когда рекомендацию дает частное лицо или руководитель, который не имеет права выступать от имени компании (например, начальник отдела), письмо пишут на чистом листе бумаги формата А4. Лучше, если рекомендательное письмо будет написано на одной странице.

Обращение к адресату пишут только в том случае, если заранее известно, кому оно будет передано. Но чаще всего обращение в рекомендательном письме отсутствует, чтобы его можно было предъявить любому потенциальному работодателю.

Принято, чтобы рекомендательное письмо содержало следующие пункты:

1. Заголовок: Рекомендательное письмо.

2. Подтверждение факта, сроков и должности (должностей) работы в компании.

Если вы даете рекомендацию своему сотруднику, укажите продолжительность его работы в вашей организации, обязанности, которые он фактически выполнял, отметьте уровень квалификации работника.

Если пишете рекомендательное письмо как частное лицо, укажите, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию.

3. Краткая характеристика деловых качеств и успехов работника за время работы или учебы.

Опишите профессиональные качества работника, перечислите все его достижения. Если работника повышали в должности или награждали — отметьте, что стало поводом для этого решения. Подчеркните достоинства рекомендуемого лица, опишите, как он себя проявил при общении и взаимодействии с другими сотрудниками. Перечислите значимые проекты, в которых работник принимал участие, выполнял самостоятельно или руководил группой сотрудников.

В рекомендательном письме студенту для поступления в вуз напишите об академических успехах студента и дайте оценку его способностей, приведите конкретные факты.

Если вы даете рекомендации человеку, который работал в вашем доме, например, няней, подробно опишите, сколько времени няня проводила с ребенком, как занималась его развитием, куда водила, как относилась к своим обязанностям и как быстро нашла контакт с ребенком.

4. Причины ухода из компании.

По возможности, укажите причины, которые помогут работнику «сохранить лицо» и покажут, что увольнение было вынужденной мерой. Это может быть реструктуризация или ликвидация компании, сокращение конкретной должности и передача выполняемых работником функций на аутсорсинг, переезд на другое место жительства и т. п.

5. Рекомендации.

Дайте краткую характеристику человека с точки зрения его личностных и деловых качеств. Укажите уровень должности, на которую вы можете рекомендовать человека.

6. Контактные координаты лица, подписывающего письмо.

Укажите телефон, по которому потенциальный работодатель может позвонить и убедиться, что лицо, написавшее рекомендацию, действительно существует и может подтвердить лично то, что было написано в рекомендательном письме.

7. Должность, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо.

Понятно, что чем выше по должности и более известен и влиятелен человек, который подписывает рекомендательное письмо, тем более значимым становится сама рекомендация.

8. Подпись, заверенная печатью организации.

Формально печать на письме, написанном на фирменном бланке, не обязательна, но документ с печатью выглядит солиднее и вызывает больше доверия.

И в заключение предлагаю рекомендательные письма, которые были написаны конкретным людям.

Рекомендательное письмо Я подтверждаю, что Ушкаленко Евгений Владимирович, родившийся 9 апреля 1970 года, в период с апреля 1995 по март 2001 работал в Муниципальном Учреждении «Служба Заказчика» на должности ведущего инженера-программиста. Господин Ушкаленко предложил идею и участвовал в проектировании нового программного обеспечения для расчета квартплаты, что позволило отказаться от услуг 23-го отдела ПСЗ, предложил несколько новых идей для скорейшей подготовки и оформления проектов бюджета Учреждения и города, спроектировал и воплотил компьютерную сеть Учреждения. С его участием было внедрено несколько новых компьютерных программ, таких как Сметы, БТИ, Приватизация, Бухгалтерия 1С. Особенно хочется отметить его высокую работоспособность, умение работать с большими объемами информации, исполнительность, внимательность, честность, и организаторские способности, умение быстро находить и налаживать контакты с сотрудниками и партнерами. Благодаря своим обширным знаниям и работоспособности, он в короткие сроки сумел разобраться с технологическими особенностями Учреждения. Господин Ушкаленко разработал и провел ряд семинаров и тренингов для бухгалтеров и кассиров по ознакомлению и работе с программой Квартплата, что способствовало ее скорейшему внедрению и экономии бюджетных средств. Я благодарен господину Ушкаленко за успешное сотрудничество. Если информация в рекомендательном письме не показалась Вам исчерпывающей, буду рад ответить на ваши вопросы.   Зам. главы города Трехгорный И. Н. Мокрушин

Рекомендательное письмо Я знаю Ушкаленко Евгения Владимировича, родившегося 9 апреля 1970 года, уже около десяти лет. И действительно подтверждаю, что в период с апреля 1995 по март 2001 он работал вместе со мной в Муниципальном Учреждении «Служба Заказчика» на должности ведущего инженера-программиста. В этот период я также работал в МУ «СЗ» в должности инженера-куратора ПТО. Благодаря Евгению Владимировичу у нас в отделе и всем Учреждении «СЗ» впервые появились компьютеры и компьютерная сеть. Что значительно облегчило нашу работу и повысило произ-водительность труда. С его приходом коллектив Учреждения стал немного сплоченнее и дружней. Особенно хочется отметить его внимательность и организаторские способности, умение быстро находить и налаживать контакты с сотрудниками. Благодаря своим обширным знаниям и работоспособности, он в короткие сроки сумел разобраться с технологическими особенностями Учреждения. Он регулярно проводил семинары и тренинги для сотрудников отдела по ознакомлению и работе с компьютером, что способствовало скорейшему освоению новой компьютерной техники. Я благодарен Евгению Владимировичу за успешное сотрудничество и помощь в освоении компьютера и без колебаний рекомендовала бы его на аналогичную должность в другую компанию. Если информация в рекомендательном письме не показалась Вам исчерпывающей, буду рад ответить на ваши вопросы по телефону 8 (351-11) 5-57-84.   Руководитель ПТО ОКС ПСЗ (ранее инженер-куратор ПТО МУ «СЗ») А. В. Маршалов

Наталья Клишина
По материалам «E-xecutive»