Автоматизация управления персоналом — вопрос, который рано или поздно встает перед любым руководителем предприятия. Вопрос этот могут инициировать: менеджер по персоналу, бухгалтер, менеджеры среднего звена, высшее руководство. Как сделать правильный выбор и принять решение о внедрении той или иной системы, кто является заинтересованной стороной, какие возможности появятся у руководства и пользователей системы после внедрения?

Для начала надо определить, какой именно вид управления людьми присутствует и необходим на вашем предприятии, то есть ответить на вопрос: какая часть добавленной стоимости конечного продукта создается непосредственно за счет сотрудников. От ответа на этот вопрос будет зависеть, какой набор функций по управлению людьми вам нужен. Для этого можно воспользоваться таблицей.

Как видно из таблицы, каждый следующий уровень включает в себя решение всех задач предыдущего, а круг заинтересованных лиц расширяется.

Следует отметить, что инвестиции в систему, предлагающую автоматизацию несоответствующего уровня управления людьми, в результате могут оказаться малоэффективными. Так как при вложении денег в более сложную, чем требуется, систему происходит замораживание средств, а при недостаточном уровне автоматизации с развитием бизнеса в скором времени встанет вопрос замены системы — то есть двойных расходов.

При принятии решения важным также является наличие стратегических планов развития предприятия. Поскольку при планировании расширения и усложнения бизнеса важно понимать, какое масштабирование от автоматизированной системы управления людьми понадобится в будущем.

Что представляют собой различные системы автоматизации в интересующей нас сфере? Если говорить просто, то это сочетание набора некоторых справочников¹ и логики взаимосвязи между этими справочниками.

Наличие такой системы — это возможность держать в одном месте большое количество информации, связанной с персоналом, фиксировать взаимосвязь между различными видами этой информации, осуществлять анализ тех или иных тенденций и состояний. Безусловно, на любом уровне автоматизации это хорошее подспорье для менеджера по персоналу и других вспомогательных подразделений, так как позволяет существенно снизить количество «ручных» операций, чем опять же сэкономить деньги компании, выраженные в суммарной стоимости рабочего времени сотрудников, связанных с этой работой.

Для чего это необходимо? Прежде всего для поддержки принятия управленческих решений. В приведенной таблице можно увидеть, что чем больше бизнес «завязан» на людей, тем на более высоком уровне востребована такая система. Поскольку информация о состоянии персонала компании, качественная и количественная оценка кадрового состава, возможность финансовой оценки нефинансовых активов (людей) становятся востребованными только тогда, когда существенная часть капитала компании размещается в головах людей.

История развития автоматизированных систем управления персоналом началась с создания больших ЭВМ в 60-х годах XX столетия. Основными задачами на тот момент являлся расчет заработной платы и учет кадрового состава. Сегодня на Западе существуют сотни различных систем для автоматизации управления кадрами и управления персоналом. Однако автоматизация управления человеческими ресурсами не может рассматриваться как задача, отдельная от автоматизации управления ресурсами предприятия в целом. Поэтому верхний уровень — HRMS (human resource management system) — возможен только в случае комплексной автоматизации с помощью таких крупных ERP² систем, как R/3, Axapta, Oracle Application.

Говорить о преимуществах той или иной системы можно только по отношению к конкретным задачам и возможностям предприятия. Общим недостатком отечественных систем для нашего предприятия является несоответствие уровня требуемой для нас функциональности и возможностей системы. Некоторые отечественные и российские системы приближаются к функциональности управления персоналом, но в основном то, что можно найти на украинском рынке, соответствует уровню управления кадрами. Очевидно, что с развитием бизнеса и увеличением конкуренции компании будут искать возможности повышения эффективности управления бизнесом, и количество внедрений и уровень различных систем будут неуклонно расти. Соответственно ИТ-компании — провайдеры подобных систем — будут наращивать свое предложение рынку.

Как правильно выбрать такую систему? Для принятия корректного решения система должна выбираться рабочей группой, состоящей из представителей как минимум двух служб: управления персоналом и информационных технологий. Не лишним будет привлечение финансиста для помощи в просчете наиболее выгодных решений. При этом необходимо обратить внимание на:

• поддержку провайдером соответствия требованиям законодательства в части кадрового делопроизводства;
• наличие или возможность создания необходимых справочников с соответствующими свойствами согласно требуемому уровню функциональности;
• возможность создания необходимых взаимосвязей данных и интеграции с уже существующими на предприятии системами;
• глобальное соответствие возможностей системы ожидаемой функциональности по управлению персоналом;
• возможность развития и масштабирования системы;
• принцип организации работы — одно- или многопользовательский;
• возможность распределенной работы в системе;
• стандартный процесс, организацию, сроки и стоимость внедрения системы на предприятии;
• необходимые затраты на компьютерное и телекоммуникационное оборудование при внедрении системы;
• уровень необходимой технической поддержки на предприятии;
• наличие и стоимость абонентского обслуживания и поддержки со стороны провайдера;
• технологическую совместимость рассматриваемых систем с уже существующими на предприятии;
• наличие успешных внедрений.

Если есть возможность, то обязательно следует познакомиться с представителями какого-либо предприятия, на котором внедрена рассматриваемая система, и попросить поделиться впечатлениями о ее работе как представителя ИТ-службы, так и службы персонала.

В общем, процесс внедрения и работы автоматизированных систем управления персоналом, как правило, напоминает процесс обучения плаванию. Первая реакция всех участников — опасение и неприятие, но после обучения и выработки навыка жизнь без воды кажется просто невозможной.

Таблица. Выбор функций по управлению людьми в зависимости от их участия в создании добавленной стоимости конечного продукта Скачать (.pdf 1,4 Мб)
______________
¹ Справочник — список каких-либо объектов учета (наименований должностей, функциональных обязанностей, компетенций, сотрудников и т. п.) с рядом стандартных либо настраиваемых (параметризуемых) свойств.

² ERP (Enterprise Resource Planning) — система планирования и управления ресурсами предприятия, необходимыми для осуществления продаж, закупок и учета при выполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»