Решения по персоналу: правовые основания, оформление, учет
Кто и на основании каких документов принимает решения по персоналу? Как оформляют и где регистрируют приказы по персоналу? В какие документы вносят записи на основании этих приказов?
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Деятельность предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, подчинения и сферы деятельности (далее — предприятие) неразрывно связана с принятием управленческих решений, в т. ч. решений по персоналу, в частности, касающихся:
приема на работу;
перевода (перемещения) на другую работу на том же предприятии;
совмещения профессий (должностей), исполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
отстранения от работы;
предоставления отпусков;
увольнения с работы;
применения мер дисциплинарного взыскания.
Решения по персоналу постановляют лишь по основаниям, в пределах полномочий и способом, предусмотренным законодательством, в частности КЗоТ Украины, постановлениями Кабинета Министров Украины, соответствующими положениями и инструкциями, утвержденными центральными органами исполнительной власти.
При принятии решений по персоналу могут использоваться акты законодательства Союза ССР, однако лишь по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, и при условии, что данные акты не противоречат Конституции и законам Украины (Постановление Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины некоторых актов законодательства Союза ССР» от 12 сентября 1991 года № 1545-ХІІ).
На конкретном предприятии регулирование трудовых отношений отображается, в частности, в правилах внутреннего трудового распорядка (далее — Правила). Составляют их на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС от 20 июля 1984 года № 213. Утверждает Правила в соответствии со статьей 142 КЗоТ трудовой коллектив (на практике — собрание или конференция) по представлению работодателя и выборного органа первичной профсоюзной организации или профсоюзного представителя (приложение 1).
Принятие отдельных решений по персоналу осуществляется с учетом других локальных нормативных документов предприятия, в частности:
штатного расписания;
положений об оплате труда, премирования, вознаграждении по итогам работы за год;
должностных (рабочих) инструкций.
КТО ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ
Решения по персоналу принимает руководитель предприятия, в его отсутствие — иное должностное лицо, если это предусмотрено уставом, положением, другим нормативным актом.
Право принимать решения по персоналу (временно) может быть делегировано приказом руководителя предприятия другому должностному лицу.
Распорядительная часть приказа может иметь следующую формулировку: «призначити…» или «покласти…». Например:
Про покладання обов’язків (посада керівника) на (прізвище, ініціали)
Покласти на (прізвище, ім’я, по батькові), (посада) (структурний підрозділ — за потреби), за його/її згодою, виконання обов’язків (посада керівника) на час/період (причина: відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) з (дата) із звільненням від основної роботи.
Установити (прізвище, ініціали) доплату в розмірі різниці між посадовим окладом (посада керівника) та його фактичним посадовим окладом.
Обратить внимание. В распорядительной части приказа о временном исполнении работником обязанностей руководителя предприятия, в отличие от исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, предусматривается, что работник будет исполнять обязанности с освобождением от исполнения своих обязанностей по основному месту работы. Это — частный случай выполнения дополнительной работы, который квалифицируется, исходя из разъяснения Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29 декабря 1965 года № 30/39, как временное заместительство.
Формулировка подписи лица, на которое возложены обязанности руководителя, на документах, образующихся в деятельности предприятия (приказы, финансовые документы и т. д.), может быть следующей: «Виконувач обов’язків» (независимо от того, какой была формулировка приказа: «призначити…» или «покласти…»).
ДОКУМЕНТЫ, НА ОСНОВАНИИ КОТОРЫХ ПРИНИМАЮТ КАДРОВЫЕ РЕШЕНИЯ
Заявление
Заявление лица (при приеме на работу) или работника может составляться в произвольной форме на стандартном листе бумаги формата А4 или на бланке предприятия (приложение 2).
Заявление должно содержать следующие реквизиты:
адресат (должность, фамилия, инициалы должностного лица, которому предоставлено право принимать на работу, — в дательном падеже);
заявитель (фамилия, имя, отчество — в родительном падеже, домашний адрес, номер телефона (при наличии) — в заявлении лица о приеме на работу; фамилия, инициалы, должность / профессия, место работы в родительном падеже — в заявлении работника предприятия);
наименование документа (заявления);
содержание заявления (как правило, формулируется просьба и при необходимости ее обоснование);
перечень документов (представляются, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами или если лицо / работник имеет определенные льготы, — как правило, в копиях);
дата и подпись заявителя (без расшифровки).
Приложение 2
ЗАЯВА особи (при прийомі на роботу) або працівника
Представление — служебный документ, в котором содержится предложение, например: перевести работника на другую работу или должность; присвоить работнику разряд, класс, ранг; применить поощрение, меру взыскания и т. д.
Представление составляет служба персонала или непосредственный руководитель работника.
В некоторых случаях представление согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем).
Докладная записка — документ, который адресуется руководителю предприятия и содержит изложение факта с выводами и предложениями. Как правило, текст записки делится на две части:
в первой — излагают факты, события, причины, которые стали поводом для ее написания;
во второй — анализируют ситуацию, делают вывод и вносят предложения.
Представление и докладная записка могут оформляться на стандартном листе формата А4 или на бланке структурного подразделения и должны содержать следующие реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование документа;
регистрационный индекс;
адресат (руководитель предприятия);
заголовок к тексту;
текст документа;
дату;
подпись;
визы документа.
Обратить внимание. Если вышеназванные документы готовит должностное лицо, кроме наименования структурного подразделения и регистрационного индекса, в документе должны быть указаны должность, фамилия этого лица и дата составления документа.
Документы высшего органа управления, решения суда и т. д.
Предписания в документах высшего органа управления, решении суда, повестке райвоенкомата и т. д. являются обязательными для исполнения.
По вопросу, изложенному в том или ином документе, руководитель предприятия принимает соответствующее решение, о чем свидетельствует его резолюция (подпись) на документе.
Резолюция состоит из следующих элементов:
наименования структурного подразделения или фамилии исполнителя;
содержания поручения;
подписи руководителя и даты (приложение 2).
ОФОРМЛЕНИЕ КАДРОВЫХ РЕШЕНИЙ
Принятые руководителем решения оформляют, как правило, приказами по типовым формам первичного учета:
На практике наряду с типовыми формами применяют специальный бланк приказа, который изготовляют с использованием компьютерной техники на листе бумаги формата А4 со следующими полями: левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм.
Специальный бланк приказа в соответствии с требованиями ГСТУ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» должен содержать реквизиты:
наименование предприятия — соответствует наименованию, указанному в уставных документах предприятия (уставе, положении, учредительном договоре). Сокращенное наименование может указываться на бланке, если оно официально зафиксировано в уставном документе. Например: ГП «Завод полимерных изделий»;
наименование вида документа — приказ (распоряжение);
дату составления (подписания) приказа (распоряжения) — реквизит, который обеспечивает юридическую силу приказа (распоряжения). Элементы даты приводят арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Если число или месяц состоит из одной цифры, то перед ней ставят ноль. Например: 02.03.2015. Дата составления (подписания) проставляется в левой верхней части бланка приказа;
место составления (издания) — указывается наименование населенного пункта, которое должно соответствовать административно-территориальному делению и официально установленным наименованиям населенных пунктов. В наименовании населенного пункта употребляют общепринятые географические сокращения: г., пгт, с.) Например: г. Харьков, пгт Борки, с. Грушевка. Этот реквизит проставляется по центру бланка на одном уровне с датой или ниже;
номер — проставляется при регистрации приказа справа на уровне с датой и местом издания (составления). Номер дополняется буквой «К» (кадры) или «П» (персонал);
заголовок к тексту — точно и сжато передает его содержание: О приеме на работу Короленко В. И.; О предоставлении ежегодного основного отпуска Кущ О. В.;
текст — поскольку в приказах по персоналу констатирующей части, как правило, нет, распорядительная часть является главным его реквизитом. Текст должен быть изложен сжато, грамотно, понятно. Рекомендуется начинать его с фамилии, имени и отчества, а дальше указывать действия: принять, перевести, уволить, предоставить и т. д.;
подпись — по общему правилу приказы по персоналу подписывает руководитель предприятия (при его отсутствии — другое должностное лицо, которому предоставлены такие полномочия). Не допускается перед наименованием должности руководителя применять предлог «за» или ставить косую черту. Вместе с тем разрешается к наименованию должности руководителя добавлять «и. о.» с указанием фамилии исполняющего руководителя обязанности;
визы — реквизит, которым оформляют внутреннее согласование приказа. Он состоит из должности лица, с которым согласовывается приказ, подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия), даты.
На крупных предприятиях могут издаваться сводные (групповые) приказы по нескольким принятым решениям по персоналу (приложение 3).
Обратить внимание. Решения по персоналу с разными сроками хранения оформляются отдельными приказами.
Распоряжения по разным вопросам, включенным в приказ, рекомендуется размещать группами в такой последовательности:
прием на работу (назначение на должность);
перевод на другую работу (должность) на том же предприятии;
увольнение с работы.
Обратить внимание. В каждой группе фамилии работников размещают по алфавиту с сохранением последовательности изложения содержания распорядительной части каждой группы.
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ ПО ПЕРСОНАЛУ
После подписания приказ регистрируется в журнале (книге) учета приказов по персоналу (приложение 4).
Журнал (книга) должен быть пронумерован (страницы), прошнурован и скреплен подписью должностного лица, ответственного за кадровое делопроизводство, и печатью предприятия или службы персонала (печать, на которой содержится наименование предприятия и службы персонала). Этот журнал подлежит хранению в течение 75 лет (ст. 121 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5).
ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКА С ПРИКАЗОМ
С приказом после его регистрации работника знакомят под расписку. При этом он должен сделать следующую запись: «З наказом ознайомлений», поставить свою подпись и дату ознакомления.
Если в приказе содержится решение, принятое по инициативе работодателя, например о переводе на другую работу (должность), работник, ознакомившись с приказом, должен, в случае согласия, указать: «З наказом ознайомлений. З переведенням згоден», поставить свою подпись и дату ознакомления.
ПРИОБЩЕНИЕ ПРИКАЗА К ДЕЛУ
После ознакомления работника приказ приобщают к делу в соответствии с утвержденной номенклатурой дел службы персонала (направлением управленческой деятельностью).
ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ НА ОСНОВАНИИ ПРИКАЗОВ ПО ПЕРСОНАЛУ
На основании приказа служба персонала (на небольших предприятиях — должностное лицо, ответственное за кадровое делопроизводство) вносит соответствующие записи в ряд документов.
Заполнение личной карточки работника
После заполнения разделов I «Общие сведения» и ІІ «Сведения о воинском учете» личной карточки работника (типовая форма № П-2 (приложение 5), утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 года № 495/656) делается запись в разделе ІV «Назначения и переводы» о приеме работника на работу в соответствии с приказом (распоряжением). В последующем в этом разделе указывают сведения о переводе работника на другую постоянную работу. С записями в указанном разделе, а также в трудовой книжке о приеме на работу и переводе работника знакомят под расписку (графа «Подпись работника» формы № П-2).
Приложение 5
Нажмите на изображение для увеличения
В разделе V «Отпуска» указывают сведения о предоставлении отпусков всех видов (ст. 4 Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР), кроме отпуска в связи с беременностью и родами.
В строке «Дата и причина увольнения (основания)» личной карточки работника делают запись на основании приказа об увольнении с указанием даты и причины (основания) увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, статью КЗоТ.
Запись удостоверяют:
должностное лицо службы персонала предприятия;
работник, с указанием даты ознакомления.
Внесение записей в трудовую книжку работника
Раздел «Сведения о работе»
В разделе «Сведения о работе» указывают сведения о:
приеме на работу;
переводе (перемещение) на другую работу, присвоении ранга, разряда, класса. Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае простоя, производственной потребности и в других случаях, предусмотренных законодательством, в трудовую книжку не вносятся;
увольнении. Записи об основаниях (причинах) увольнения (графа 3) должны точно соответствовать формулировке законодательства и содержать ссылку на соответствующую статью и пункт закона.
В трудовую книжку не вносят записи о:
срочном характере трудового договора (заключен на определенный срок или на время выполнения определенной работы);
установлении испытания;
совмещении профессий (должностей);
заключении договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
установлении работнику индивидуального режима рабочего времени.
В то же время, учитывая особенности трудовых отношений, обязательно указывается, что лицо принято:
на сезонную работу;
на временную работу;
по контракту;
по конкурсу;
в порядке перевода с другого предприятия;
для прохождения альтернативной (невоенной) службы.
Некоторые особенности внесения записей
При увольнении работника по его инициативе по причинам, по которым законодательством предусмотрено предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносят с указанием этих причин.
Если увольняется лицо трудоспособного возраста,указываютвремя, продолжительность и место прохождения повышения квалификации за последние два года перед увольнением:
Работодатель по месту работы работника, осужденного к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, не позже трех дней после получения копии приговора суда обязан уволить осужденного с должности (работы), права на которую он лишен, и внести в трудовую книжку запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности работник лишен права занимать или каким видом профессиональной деятельности лишен права заниматься. Запись вносят после записи об увольнении (графа 3) и со ссылкой на соответствующий документ (после даты и номера приказа) (графа 4):
При восстановлении работника на работе, а также изменении формулировки причины или даты увольнения в графе 2 проставляется дата внесения записи, в графе 3 повторяется соответствующая формулировка из приказа, а в графе 4 указывается дата и номер этого приказа.
Запись о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по месту основной работы на основании приказов о приеме и увольнении с работы (независимо от места работы — на том же или на другом предприятии). Графы 1 и 2 не заполняют. Сведения о работе по совместительству выделяют отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки. Они должны содержать:
наименование предприятия (если работа на другом предприятии);
наименование должности (профессии) работника;
период работы (даты приема и увольнения с работы).
В графе 4 указывают даты и номера приказов о приеме и увольнении с работы (ссылка на справку о работе по совместительству не предусмотрена):
Раздел «Сведения о поощрениях»
В раздел «Сведения о поощрениях» вносят записи о поощрениях за достижения в труде (устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка), открытия, на которые выданы дипломы, изобретения и рационализаторские предложения, а также в связи с этим выплаты вознаграждений:
Обратить внимание. В раздел не вносят сведения о премиях и других поощрительных выплатах, предусмотренных системой оплаты труда.
Заполнение штатно-должностной книги
Штатно-должностная книга — рабочий учетный документ службы персонала. Ее составляют и ведут на основании штатного расписания. Графы книги, как правило, располагают на развороте листов тетради или книги формата А4.
Таблицу книги делят на разделы, соответствующие наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию (приложение 6).
На небольших предприятиях, которые не имеют структурных подразделений, разделы формируют по функциональному принципу, например: «Управление», «Планирование и прогнозирование», «Организация производства», «Работа с персоналом» и т. д.
Каждый раздел книги следует начинать на новом развороте. В каждом разделе желательно оставлять несколько свободных строк для продолжения записей в случае внесения изменений в штатное расписание (как во время его очередного утверждения, так и впоследствии).
Обратить внимание. Записи в штатно-должностную книгу рекомендуется делать сразу после издания и регистрации приказа о приеме / переводе работников на другую работу, внесения изменений в штатное расписание.
Поскольку штатно-должностная книга является, по сути, документом оперативного реагирования, сведения в нее (кроме наименований структурных подразделений, должностей / профессий, кодов согласно Национальному классификатору Украины ГК 003:2010 «Классификатор профессий») записывают карандашом. При изменении размера должностного оклада / тарифной ставки / оклада, надбавки или доплаты (безусловно, после издания соответствующего приказа) указанные показатели уничтожают и записывают новые.
Уничтожают также сведения о работнике в случае его увольнения с работы или перевода на другую должность / по другой профессии постоянно. Впоследствии на это место записывают сведения о новом работнике.
Внесение записей в алфавитную книгу
Алфавитная книга является вспомогательным документом (имеет рекомендательный характер) и ведется службой персонала с целью оперативного поиска личных дел (оформляют на руководителей всех уровней, профессионалов, специалистов и материально ответственных должностных лиц) и личных карточек работников по форме № П-2 (оформляют на всех работников, заключивших трудовой договор) и получения сведений о структурном подразделении, в котором они работают, и общего стажа работы (записывают по пункту 7 личной карточки работника).
Алфавитная книга ведется на всех работников без исключения в едином алфавитном порядке (приложение 7).
Штатно-посадова книга є робочим обліковим документом кадрової служби підприємства, установи чи організації. З її допомогою можна оперативно отримувати потрібну інформацію щодо кількості працівників у структурних підрозділах. Своєчасне заповнення штатно-посадової книги забезпечить належний облік кадрів, постійний контроль за комплектацією штату, розміщенням кадрів у структурних підрозділах, облік вакантних посад, допоможе при складанні службових документів, у тому числі звітності з персоналу, передусім довідок кадрового характеру. У книзі містяться рекомендації щодо її ведення і заповнення.
Ласкаво просимо
Реклама
