Задля уникнення податкових ризиків і претензій під час перевірок підприємству важливо правильно організувати весь процес відрядження — від оформлення наказу до подання Звіту про використані кошти. Розгляньмо покроковий план дій.

Крок 1. Підготовка службового завдання

Перед оформленням відрядження треба визначити мету поїздки та її зв’язок із господарською діяльністю підприємства.

Відповідно до норм абз. «а» пп. 170.9.1 ПКУ будь-які витрати на відрядження не входять до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця. Зокрема (але не виключно), це можуть бути:

• запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає;
• укладений договір чи контракт;
• інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає.

Ці документи бажано зберігати разом із матеріалами відрядження.

Крок 2. Оформлення наказу про відрядження

Наступний етап — видання наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження.

У наказі зазвичай зазначають:

• прізвище та посаду працівника;
• місце відрядження;
• строк поїздки;
• мету відрядження;
• розмір добових;
• джерело фінансування витрат.

Саме цей документ є основною підставою для відшкодування витрат.

Зокрема, за нормами абз. «а» пп. 170.9.1 ПКУ фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні:

• відміток прикордонних служб про перетин кордону;
• проїзних документів;
• рахунків на проживання та/або
• будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Крок 3. Розрахунок витрат на відрядження

Перед поїздкою бухгалтерія визначає орієнтовну суму витрат, зокрема:

• добові;
• витрати на проїзд;
• витрати на проживання;
• інші необхідні витрати.

Суму можна зафіксувати:

• у кошторисі витрат;
• у довідці-розрахунку або
• безпосередньо в наказі про відрядження.

Згідно з абз. «а» пп. 170.9.1 ПКУ добові встановлено в таких розмірах:

• для відряджень по Україні: не більше ніж 0,1 мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного року (у 2026 році — 864,70 грн), у розрахунку за кожен день відрядження;
  
  
• для відряджень за кордон — не більше ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, у розрахунку за кожен такий день.

Крок 4. Видача авансу на відрядження

Працівника потрібно забезпечити коштами до початку поїздки. Так, відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, яких направляють у службове відрядження, роботодавець зобов’язаний відшкодувати:

• добові витрати;
• витрати на проїзд до місця відрядження й назад;
• витрати на найм житла.

А за нормами п. 5 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59) підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом:

• у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або
• у доларах США / євро, або
• у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Нацбанку України, установленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Є кілька способів оплати витрат, зроблених працівником у закордонному відряджені. Зокрема, у роз’ясненні з категорії 109.14 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua) податківці зазначили, що суб’єкт господарювання має право:

• зняти в банку з власних поточних рахунків готівкову іноземну валюту, або
• купити іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон на підставі заяви на купівлю іноземної валюти.

Водночас тут слід урахувати низку валютних обмежень.

По-перше, згідно з пп. 14 п. 12 постанови НБУ «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» від 24.02.2022 р. № 18 (далі — Постанова № 18) банки мають право продавати іноземну валюту суб’єктам господарювання — резидентам (юридичним особам і фізичним особам — підприємцям) для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон за умови зарахування такої валюти на поточний рахунок в іноземній валюті такого суб’єкта господарювання, операції за яким відбуваються із використанням корпоративного (бізнесового) електронного платіжного засобу.

Використовувати придбану валюту дозволено лише для оплати таких витрат:

добових витрат у розмірі, що не перевищує 80 євро (в еквіваленті, розрахованому на підставі офіційного курсу гривні до іноземних валют, установленого Нацбанком України на дату здійснення операції);

витрат на проживання і транспортних витрат (з документальним підтвердженням розрахунку зазначених витрат на одну особу).

Отже, іноземну валюту, придбану для відрядження, має бути зараховано саме на поточний валютний рахунок підприємства, операції за яким здійснюють із використанням корпоративного електронного платіжного засобу, тобто фактично для проведення розрахунків за допомогою корпоративної платіжної картки (КПК).

По-друге, у варіанті, коли підприємство вже має власні валютні кошти на рахунку, треба врахувати ще одне обмеження. Згідно з п. 5 Постанови № 18 в Україні заборонено видавати готівкову іноземну валюту з валютного рахунка клієнта в сумі, що перевищує еквівалент 100 000 грн на день (без урахування банківської комісії). Винятки із цього правила прямо визначено підпунктами цього пункту, однак відрядження звичайних працівників до таких винятків не належать.

З огляду на це на практиці найзручнішим і найбезпечнішим способом забезпечити працівника коштами під час закордонного відрядження є використання корпоративної платіжної картки. Зазвичай підприємства оформлюють таку картку до рахунку в іноземній валюті. Лише у виняткових ситуаціях застосовують мультивалютну гривневу корпоративну картку, яка передбачає автоматичну конвертацію коштів у валюту платежу.

Крок 5. Збирання підтвердних документів під час відрядження

Під час поїздки працівник має збирати документи, що підтверджують зроблені витрати.

До таких документів належать:

• транспортні квитки;
• посадкові талони;
• рахунки готелів;
• чеки або квитанції;
• страхові поліси;
• інші платіжні документи.

Ці документи підтверджують фактичні витрати та перебування у відрядженні.

Відповідно до норм абз. «а» пп. 170.9.1 ПКУ на запит представника контролюючого органу роботодавець / сторона, що відряджає, має забезпечити за власний кошт переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.

Крок 6. Подання Звіту

Після повернення працівник має:

• передати до бухгалтерії підтвердні документи;
• повернути невикористані кошти (за наявності);
• повідомити про фактичні витрати;
• подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841.

Підтвердження фактичних витрат. Згідно з абз. «а» пп. 170.9.3 ПКУ працівник має підтвердити суми фактичних витрат на відрядження або повернути надміру витрачені кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

У разі якщо під час відрядження платник застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент (включно з корпоративним (бізнесовим) платіжним інструментом або особистим платіжним інструментом) чи його реквізити та списання коштів / електронних грошей за зробленими витратами надавач платіжних послуг здійснює пізніше за дату, коли платник податку завершує таке відрядження, строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, підлягають продовженню на один календарний місяць.

Повернення коштів. Невикористану іноземну валюту, привезену з відрядження, згідно з п. 16 розд. I Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затвердженого постановою НБУ від 02.01.2019 р. № 5 потрібно:

• оприбуткувати до каси підприємства протягом 3 днів;
• зарахувати на поточний рахунок в іноземній валюті протягом 5 банківських днів (із часу його оприбуткування до каси).

На це звертають увагу й податківці в роз’ясненні з категорії 109.19 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua).

Складання Звіту. Відповідно до норм пп. 170.9.4 ПКУ Звіт у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платник податку має скласти й подати:

• у паперовій формі або
• в електронній формі.

Водночас Звіт складають у разі:

• наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
• використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо ж під час відрядження платник податку застосував платіжні інструменти (включно з корпоративними (бізнесовими) платіжними інструментами або особистими платіжними інструментами) чи їхні реквізити для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, Звіт складати й подавати не потрібно.

Однак на практиці зазвичай Звіт оформлюють завжди, оскільки він:

• містить розрахунок витрат на відрядження;
• підтверджує затвердження витрат керівником;
• слугує підставою для зберігання підтвердних документів.

Крок 7. Затвердження Звіту

Після перевірки бухгалтерією Звіт затверджує керівник підприємства.

На цьому етапі:

• підтверджують обґрунтованість витрат;
• визначають остаточну суму компенсації;
• здійснюють остаточні розрахунки з працівником.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплату здійснюють у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день затвердження керівником Звіту.

Виплатити (перерахувати) зазначені кошти потрібно до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту. Суму компенсації перераховують у гривню за обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день затвердження керівником Звіту (п. 19 розд. III Інструкції № 59).

Підсумуймо: правильно організований документообіг щодо відрядження — це запорука того, що витрати підприємства буде визнано обґрунтованими, а у працівника не виникне оподатковуваного доходу.

Вас может заинтересовать
	Журнал реєстрації відряджень Журнал має велику актуальність в роботі кадровика. Журнал допомагає: узагальнити інформацію щодо відряджень працівників на підприємстві; підтвердити акт відрядження, наприклад у разі псування інших документів; надати роботодавцеві дані щодо конкретних працівників, які перебували у відрядженнях, загальних термінів та місць відряджень. Придбати видання

Влада Карпова