Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра». В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.
Критерии матрицы: срочно и важно
В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:
- Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.
- Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.
Четыре квадранта
Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).
В результате вы получите 4 квадранта:
- Квадрант А: важное и срочное.
- Квадрант B: важное, но не срочное.
- Квадрант C: неважное, но срочное.
- Квадрант D: несрочное и неважное.
Квадрант A: важные и срочные дела
Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.
Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.
Примеры важных и срочных дел:
- Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
- Доработка задач с просроченным дедлайном.
- Срочный визит к врачу.
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.
Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.
В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.
Примеры важных, но не срочных дел:
- Разработка маркетинговой стратегии.
- Анализ финансовых показателей.
- Спорт.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.
Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.
Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.
Примеры срочных, но не важных дел:
- Проверка почты и мессенджеров.
- Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
- Уборка, если есть возможность пригласить клинера.
Квадрант D: несрочные и неважные дела
Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.
Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.
Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.
С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.
Примеры несрочных и неважных дел:
- Скроллинг ленты в соцсетях.
- Компьютерные игры.
- Бесцельный шоппинг.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте
1. Выбор проектов
Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.
Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.
Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.
2. Расстановка приоритетов по проектным задачам
Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.
Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Все это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.
Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.
Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.
Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.
Общие советы для работы с матрицей
- Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5–8 элементов.
- Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
- Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.
Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.
| Вас может заинтересовать |
 |
|
| |
Ласкаво просимо
Реклама