Перегрузка на работе как DoS-атака: как с этим справиться?
Люди, активно работающие в интернете, хорошо знают, что такое DoS-атака: это массовое обращение пользователей (или хакера-злоумышленника) к одному компьютеру / серверу, в результате чего система из-за перегрузки перестает работать. Рекрутер зачастую оказывается в сходном положении — лавина неотложных дел полностью парализует его работоспособность. Как же разблокировать свой «компьютер»?
Ко мне поступает столько запросов (по телефону, электронной почте, скайпу), накапливается столько информации, что иной раз к середине рабочего дня уже понимаю: все, вышла из строя, не способна «переваривать» этот поток. Утонула в работе, хотя ничего не сделала…
Осознание проблемы
Я — HR-генералист, но большая часть моей работы — рекрутинг. И как раз на него мне постоянно не хватает времени — приходится задерживаться или трудиться по выходным…
Работа рекрутера «многопоточная» — он постоянно ведет несколько вакансий: по одной занимается поиском, по второй — собеседованиями, по третьей делает предложение о работе и т. д. И при этом ему ничего нельзя забывать! А если эйчар в компании «совсем один», к нему идут не только кандидаты, но и руководители, и сотрудники с личными просьбами. Если не уделять им внимания, его перестанут воспринимать (программисты вообще очень ранимый народ).
Эффективная организация работы — чрезвычайно важный момент, потому что если результативность в минусе, то и зарплата в минусе… Усталость в конце ненормированного рабочего дня сильно ухудшает жизнь. А отпуск? Если не организовать рабочие процессы, уйти отдыхать просто невозможно… Стало понятно: нужно что-то менять, причем срочно.
Анализ
Для начала проанализировала, на что уходит рабочее время. Оказалось, в моей работе было много «фейлов» (провалов). Потом посмотрела, что меня мотивирует (кроме зарплаты, конечно) и демотивирует (табл. 1).
Табл. 1. Мотиваторы и демотиваторы в работе рекрутера
Мотивирует
Демотивирует
• Довольный заказчик • Появление в команде хорошего нового сотрудника • Чувство причастности к важному бизнес-процессу (люди появляются в компании именно благодаря моим усилиям) • Вызов — сложная вакансия • Профессиональное развитие • Нетворкинг (люблю общаться с разными людьми) • Репутация отличного рекрутера
• Потеря репутации внутри компании • Неудовлетворенность и разочарование (когда долго не можешь закрыть вакансию, появляется уныние, теряется уверенность в себе) • Усталость • Двойная работа (программисты принимают предложение о работе очень быстро; если рекрутер «замотается» и упустит кандидата, ему придется заново заниматься поиском) • Отсутствие премии
Глядя на списки, поняла, что сама по себе работа мне нравится, а уныние вызывает невыполнение задач. Значит, нужно искать, как сэкономить время. А куда оно уходит? Чем я занимаюсь? Чтобы в этом разобраться, снова составляю список (табл. 2).
Табл. 2. Основные виды затрат рабочего времени рекрутера
№ п/п
Виды работ
Затраты времени
1
Поиск кандидатов
Уходит много времени, поскольку задействованы разные ресурсы
2
Посещение Facebook и прочих социальных сетей
Часто в соцсетях можно познакомиться с кандидатами, которых не найти в других источниках (на job-сайтах, форумах и т. п.) С другой стороны, новостные ленты и реклама в соцсетях — отвлекающий фактор. Конечно, там можно найти просто бесценных кандидатов, и при этом потерять много времени
3
Общение по скайпу с сотрудниками и кандидатами
О-о-о-очень много времени!
4
Просмотр электронной почты
Чем больше ящиков, тем больше затрат!
5
Выполнение личных просьб сотрудников
Немало, на самом деле
6
Общение в офисе
Очень важно, чтобы понимать, чем живет коллектив, но времени «ест» ужасно много!
7
Проведение собеседований
Зависит от количества вакансий и кандидатов ☺
8
Адаптация новичков (организация рабочего места, встреча и знакомство с коллективом и т. д.)
Немало времени, так как новичков мы не бросаем «на произвол судьбы»
9
Рутинные и неинтересные задачи (работа с документами, отчетность, ведение базы данных, рассылка)
Обычно на них уходит больше времени, чем хотелось бы
Что еще важно? Люди, ориентированные на «процесс» и на «результат», по-разному реагируют на беспорядок: у «процессных» людей неструктурированный рабочий день может отнять все силы, им особенно нужны инструменты для повышения своей эффективности. Я вот, например, не могу делать то, что не нравится, и энтузиазм от рутины пропадает… Если нет интересной, лично для меня важной цели, то нет и энергии…
Поиски решения
Составив список рабочих дел, стала выяснять, сколько времени забирает каждое из них. Мой распорядок был таким:
1) сначала «разгребаю завалы» — разбираю сообщения в почте и скайпе; 2) затем занимаюсь основными делами.
Открытие: только к 17:00 мне удавалось «разгрести все» и приступить к работе. Грустно! Тем более что по биоритмам я «жаворонок», поэтому заниматься главными делами с заходом солнца мне трудно. Поразительно, сколько времени уходит впустую… Рутинные и неинтересные задачи демотивируют, поэтому мне постоянно хочется отдохнуть, переключиться: выпить кофе, заглянуть в Facebook, просмотреть почту… Но как сконцентрироваться, заставить себя не отлынивать от рутины?
Я придумала выход — геймификация. Именно это поддержало мой дух. (К примеру, устроила соревнование: начисляла себе баллы за выполненные задачи, а потом обменивала их на деньги, за которые покупала себе презенты — от мороженого до бытовой техники).
Приоритизация задач
Итак, за что хвататься, когда задачи валятся со всех сторон? Есть несколько методов для отсеивания ненужных дел.
Матрица Эйзенхауэра. Все мы знаем простенький расчерченный квадратик, который помогает рассортировать дела: срочные / несрочные, важные / неважные. Как по мне, то срочные (даже немедленные) дела — это прямо бич рекрутера!.. Из-за них важные, но не срочные — прочитать полезную книгу, посетить профильную конференцию и т. п. — постоянно страдают…
Матрица Эйзенхауэра
Когда я только начала пользоваться матрицей, у меня все дела были срочными и важными… Конечно, общение в курилке или у кофейного автомата для эйчара незаменимо, иначе не узнаешь настроение коллектива. Но для рекрутера это менее срочные дела, по сути — растрата времени.
Правило «четырех «почему?» Когда я сталкиваюсь с новой задачей, то задаю себе вопросы:
Почему это нужно сделать? Может быть, это лишняя задача, которую вообще не нужно выполнять? По крайней мере, не углубляться.
Почему именно я? Может быть, эту работу можно кому-то делегировать? Я эйчар-генералист, у меня нет подчиненных, но если, допустим, сломался принтер, этим следует заниматься явно не мне.
Почему именно сейчас? Легко потерять время зря, ведь далеко не все задачи необходимо выполнять немедленно. Но если уж взялась, то нужно доводить до конца.
Почему в этой форме? Подвергать сомнению привычные, уже «отшлифованные» методы работы и находить новые, более эффективные способы ее выполнения очень полезно.
Правило «трех гвоздей» (или «трех крючков»). Еще в советские времена бюрократы знали, что дело должно «вылежаться», а у военных и сейчас в ходу поговорка: «Не спеши выполнять приказ! Может поступить приказ об его отмене». Спросите, а причем тут гвозди? Ну как же:
Поступает новая задача. Я «вешаю» ее на первый «гвоздь» — просто фиксирую, что она появилась.
Через какое-то время (от нескольких часов до месяцев) — если мне об этом деле напомнили, перевешиваю на второй «крючок». И по-прежнему ничего не делаю.
И только после второго напоминания принимаюсь за выполнение задания.
Мой опыт показывает, что на первом «крючке» остается приблизительно 70% дел — они либо выполняются без меня, либо потребность заниматься ими вообще отпадает, а до третьего добирается только 20% — это действительно то, что компании нужно от меня. «Вылеживание» дел позволяет существенно сэкономить время, в первую очередь, за счет того, что сами по себе отсеиваются задачи из самой большой группы — «неважные и несрочные» (а также «вообще не мои»).
Контроль рабочего времени
Проследив за собой, я поняла, что в самое продуктивное время мне хочется «зависнуть» на Facebook. Получается, что самое продуктивное время уходит на что угодно, только не на работу. А потом берешься за важные задачи — и чувствуешь себя полным неудачником…
Решение: для начала сделать хронометраж рабочего времени, тем более что сегодня для этого есть множество полезных компьютерных утилит. Главное, быть честным с самим собой — все отмечать: «пять минут вышла погулять», «десять минут на общение с коллегой», «час на интернет-серфинг» и т. п. Анализ отчета помогает понять, где и почему теряется время, что можно изменить. Если работа идет в режиме час на почту / час на кофе, то…
Мы не можем все «держать в голове», поэтому я все дела сразу записываю. Голова нужна для того, чтобы искать решения — для хранения данных есть компьютер. Очень помогают спланировать свою рабочую нагрузку компьютерные программы, разработанные специально для тайм-менеджмента. По ходу «борьбы за время» я попробовала RescueTime, которая на протяжении рабочего дня в фоновом режиме отслеживает, на каких сайтах я побывала и сколько времени там пробыла. Что хорошо для борьбы за время — здесь можно на определенный период заблокировать конкретный сайт (к примеру: Facebook — с 9:00 до 13:00).
Хорошо помогают и совсем простые методы, для которых не нужно ничего, кроме ручки и листа бумаги.
«Четыре части». Делим свой рабочий план на четыре части:
В первую записываем то, что должны выполнить сегодня (не более семи дел, иначе вообще ничего делать не захочется).
Второй список составляем на неделю.
Третий — на несколько месяцев.
В четвертый заносим стратегические цели, глобальные задачи и даже личные мечты.
Планы пересматриваем каждый день. В конце каждого дня сделанное вычеркиваем, а несделанное переносим в оперативный план. Мне этот метод очень понравился — он не позволяет забывать о самом важном.
«Помидор» (Pomodoro Technique). Этот метод помогает дозировать нагрузку: напряженная работа в течение 25 минут, затем пятиминутный перерыв — и так четыре раза, затем более длительный перерыв — от 15 до 30 минут. Если задача за 25 минут не закончена, все равно нужно прервать работу, а через пять минут снова к ней вернуться. Мне лично на одно важное дело нужно около 40 минут — у меня достаточно крупный «помидор». Причем, когда я работаю над большим / трудным заданием, то не отвлекаюсь на звонки (скайп, телефон и т. д.).
Главная мысль, которую я хочу донести до коллег: планирование необходимо! Выберите удобный для себя метод, и — совершенствуйтесь, иначе вы не станете эффективными. Например, я поняла, что раньше неправильно оценивала время, необходимое для выполнения задач, что без планирования оно уходило просто «в никуда».
Онлайн-органайзеры:
HiTask — хороший инструмент для работы в команде: обмен файлами, отчетность; есть мобильная версия.
Toodledo — полезный инструмент; включает: список «горящих» дел; возможность скрывать задачи; есть планировщик и напоминалки.
Remember the Milk — очень популярный метод управления задачами; взаимосвязан с Google Calendar; доступен отовсюду, в том числе и с мобильного телефона.
Evernote — популярный инструмент: похож на сервис для закладкок / заметок; доступен отовсюду.
Do It Tomorrow — интерфейс похож на лист бумаги, на котором записываются дела на сегодня и на завтра.
Trello — универсальный «менеджер проектов».
Прокрастинация
Хорошо, задачи рассортировали, но мы ведь не автоматы, нас нельзя «включить» по требованию. Вот я, например, знаю, что делать, но откладываю, откладываю — звонки, письма, встречи, обновление базы данных и т. д. А проблемы не исчезают… Так что же делать, если делать не хочется?
Сначала нужно понять: а почему я откладываю задачи «на потом»? Почему не хочу их выполнять? Для этого нужно несколько раз спросить себя: «Почему?» Например:
Не хочется писать отказ кандидату. — Почему? Тяжело психологически. — Почему? Не умею? Не знаю, что сказать? Решение: почитать советы психологов, поискать образцы писем подобного рода, поговорить со старшими коллегами-рекрутерами.
Не хочется рассылать приглашения кандидатам? — Почему? Нет удобной базы данных? Решение: надо один раз подготовить шаблоны писем.
Контроль эмоций
А как быть с эмоциями? Я, например, человек очень эмоциональный, все принимаю близко к сердцу, легко вовлекаюсь в общение. Поэтому к концу дня чувствую себя измотанной, особенно после разговора с несколькими соискателями.
Решение: приоритизировать задачи:
Если кандидат на ключевую позицию действительно важен для нашей компании, я поднимаю всю историю общения с ним, выясняю нюансы — что ему интересно и нужно, продумываю план разговора.
Если кандидат не из числа самых приоритетных для нас сейчас, то я особо не «погружаюсь», но, конечно, общаюсь при этом по-человечески. Это помогает избегать «выгорания».
Мотивация
Почему важна мотивация? Если нет личной цели, то не будет ни концентрации на задаче, ни энергии для работы. Лучше всего работается в состоянии «потока»*: за минимальное время (по внутренней, субъективной оценке) успеваешь сделать максимум работы с точки зрения внешнего наблюдателя.
Решение: выделить время для приема «по личным и производственным вопросам». Это очень помогает.
Например, наши сотрудники знают, что с 14:00 до 16:00 я готова принять всех и каждого и ответить на все вопросы, но в другое время полностью недоступна. И коллеги меня не беспокоят. Точно так же надо планировать встречи с кандидатами: выделить один-два приемных дня для работы с внешними посетителями (или первую / вторую половину дня на протяжении недели) — и в это время заниматься только общением с ними, не отвлекаясь ни на почту, ни на ведение базы данных, ни на какие-либо другие дела. И доступ к электронной почте лучше ограничить. Раньше переписка отнимала у меня много времени. А сейчас проверяю почту не более пяти раз в день, даже если жду срочного письма. Ведь знаю, что неизбежно начну читать менее важные письма, начну отвечать…
Заключение
Личный опыт показал, что без «блокнотиков», «крючков» и «помидоров» время уходит просто в никуда… Меня очень мотивирует порядок — в рабочем расписании, в графике собеседований или базе данных. А если уж очень захочется отвлечься или зайти в интернет, следую совету одного из моих друзей: на две-три минуты замираю, вообще ничего не делаю, никаких движений. И — через две-три минуты уже хочется вернуться к работе. Проверено! ____________ * См. Михай Чиксентмихайи, (Mihaly Csikszentmihalyi, Flow: The Psychology of Optimal Experience).
Ласкаво просимо
Реклама
