Даже опытные пользователи Microsoft Word порой не догадываются, какие секреты в виде дополнительных функций скрываются под кажущейся простотой этой программы.
В статье мы решили собрать ответы на самые популярные вопросы (в алфавитном порядке по ключевым словам), которые возникают в ходе повседневной работы с Microsoft Word. Они даны в форме рецептов решения некоторых задач и маленьких хитростей, которые могут значительно упростить жизнь пользователя.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВВОДА текста. В процессе создания одинаковых документов у пользователя может возникать необходимость во вводе одинаковых фрагментов текста. Упростить этот процесс можно, присвоив отдельным фразам комбинации клавиш.

Вначале нужно занести повторяющийся фрагмент в Автотекст. Для этого: создайте пустой документ, введите в него этот фрагмент, выделить его и нажмите сочетание клавиш Alt + F3. В появившемся окне (рис. 1) нажмите ОК.

Рис. 1. Создание элемента автотекста

Следующий этап — присваивание элементу автотекста комбинации клавиш. Для этого выберите Сервис > Настройка > кнопка Клавиатура. В появившемся окне в разделе Категории выберите Автотекст, далее справа в разделе Автотекст — нужный фрагмент. В разделе Новое сочетание клавиш введите сочетание клавиш, которое будет использоваться для вставки автотекста (нажав соответствующие клавиши на клавиатуре), и нажмите кнопку Назначить.

Избавляемся от АВТОФОРМАТА. Автоформат текстового редактора довольно-таки удобная вещь, разумеется, когда он не мешает работе с текстом. Например, несколько набранных подряд символов «-» после нажатия клавиши Enter он превращает в горизонтальную линию.

Можно отменить эту функцию, выбрав Сервис > Параметры автозамены. В окне Автозамена откройте вкладку Автоформат при вводе и отмените те пункты автоформата, в которых вы не нуждаетесь.

Выстраиваем таблицу по АЛФАВИТУ. Выделите нужный фрагмент и выберите Таблица > Сортировка. В появившемся окне Сортировка текста задайте объекты, по которым следует сортировать текст (по умолчанию в первом окошке установлены абзацы). Рядом выберите тип данных, которые нужно сортировать: текст, число, дата. А справа укажите способ сортировки — по возрастанию или по убыванию.

ВОЗВРАТ к месту последней правки. MS Word запоминает последние четыре места в текстовом документе, в которые вносились изменения. Чтобы вернуться к одному из них, нужно соответствующее количество раз нажать комбинацию Shift + F5.

«ВОДЯНЫЕ ЗНАКИ». В MS Word предусмотрена защита документа с помощью водяных знаков. Для этого после его создания выберите Вставка > Рисунок > Картинки. В появившейся области задач можно выбрать картинку из стандартного списка — клипарта, или указать использование своей картинки. Найденную картинку скопируйте в буфер обмена и вставьте в документ.

Наведя курсор на картинку и нажав правую клавишу мыши, выберите Формат рисунка. На вкладке Положение выберите пункт За текстом и место расположения рисунка (по левому краю, по центру и т. д.). На вкладке Рисунок в группе Изображение > Цвет — пункт Подложка. Картинка станет прозрачной.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ поврежденных документов. Если вследствие недопустимой ошибки в работе текстового редактора или же после общего системного сбоя документ был поврежден, его можно попытаться восстановить несколькими способами.

Во-первых, в окне открытия документа выбрать поврежденный файл (рис. 2), однако вместо кнопки Открыть из выпадающего списка выбрать пункт Открыть и восстановить. В появившемся окне Преобразование файла можно выбрать кодировку текста в кириллице, после чего восстановить файл.

Рис. 2. Поврежден — не значит уничтожен

Во-вторых, в окне открытия документа в поле Тип файлов выбрать Восстановление текста из любого файла (*.*). Конечно, не стоит ожидать, что текст будет восстановлен полностью, однако частично его, скорее всего, можно будет прочесть.

ВЫДЕЛЕНИЕ большого куска текста. Чтобы быстро выделить большой фрагмент текста в документе, поставьте курсор в начале текста, потом нажмите клавишу Shift и, установив курсор в конце фрагмента, который необходимо выделить, кликните левой кнопкой мыши.

ВЫДЕЛЕНИЕ текста «столбиком». Если у вас есть текст в несколько строк, в котором, например, необходимо выделить лишь слова (или цифры), с которых начинается каждая строка, то достаточно нажать клавишу Alt на клавиатуре и выделить курсором нужную область текста. Далее ее можно, например, скопировать в буфер обмена.

ЗАЩИТА документа. Самый простой способ защитить документ от постороннего вмешательства — это задать пароль на открытие файла или на его изменение. Для этого выберите Сервис > Параметры > вкладка Безопасность и задайте пароль на открытие или на запись в файл.

Еще один способ защиты данных — установка запрета на любые изменения в документе. Для этого откройте Сервис > Защитить документ и в появившемся справа окне отметьте необходимые пункты.

НОМЕРА СТРАНИЦ в документе. Номера страниц можно вставить в документ двумя способами.

Первый способ. Выберите Вид > Колонтитулы. В окне появится панель колонтитулов с управляющими кнопками, а сверху — область колонтитула для ввода текста. Чтобы добавить номер страницы нажмите кнопку  (Номер страницы) — и в документе появится номер соответствующей страницы.

Второй способ. Выбрать Вставка > Номера страниц и указать параметры номеров, например, их положение на странице, выравнивание (рис. 3).

Рис. 3. Проставляем страницы

Внешне номера страниц, вставленные разными способами, ничем не отличаются друг от друга. Однако при вставке номеров страниц первым способом соответствующее поле просто вставляется в колонтитул. А вторым — заключается в рамку, которую можно перемещать по всему документу, вставляя в любом месте.

Исправление ОПЕЧАТОК. Пользователь может настроить параметры автозамены таким образом, чтобы программа исправляла его типичные опечатки.

Для этого нужно выбрать Сервис > Параметры автозамены > вкладка Автозамена. В поле заменить: укажите слово с ошибкой, а в поле на: — его правильный вариант.

Создаем ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ и меню. Собственная панель инструментов позволяет собрать в одном месте кнопки, которые всегда должны быть под рукой.

Для этого необходимо открыть окно настроек панелей инструментов: Вид > Панели инструментов > Настройка и на вкладке Панели инструментов нажать на кнопку Создать. После указания имени панели в верхней строчке появившегося окошка (рис. 4) она будет создана, и вы сможете разместить на ней кнопки.

Рис. 4. Создать панель инструментов совсем не сложно

Закрыв окно настройки, вы увидите новую панель инструментов, пока пустую и без кнопок. На следующем этапе на нее необходимо добавить кнопки. Сделать это можно, снова воспользовавшись командой Вид > Панели инструментов > Настройка, но теперь необходимо выбрать вкладку Команды. В левой части окна выберите категорию, а справа — название команды и просто перетащите курсором необходимые кнопки на любую панель инструментов.

Для того чтобы создать новое меню, необходимо на вкладке Команды в разделе Категории выбрать пункт Новое меню и перетащить его на строку главного меню редактора.

Не закрывая окно настройки панелей инструментов, можно изменить название нового меню, т. е. то слово, которое отображается в строке меню редактора. Для этого, установив курсор на вновь добавленном пункте, нажмите правую клавишу мыши и введите название в строку Имя.

В новом меню можно разместить пункты существующих меню или встроенные меню. Размещаются пункты существующих меню в новом так же, как и кнопки на новой панели инструментов — их необходимо перетащить в новое меню из списка команд выбранной слева категории.

Добавить встроенные меню в новое можно, выбрав категорию Встроенные меню в левом списке.

Автоматическая ПОДПИСЬ. Такие элементы документа, как таблица или рисунок обычно нуждаются в подписи. Чаще всего она добавляется как отдельный абзац текста. Однако в MS Word есть функция автоматического добавления названий к различным объектам: рисункам, таблицам, диаграммам. Для этого выберите Вставка > Ссылка > Название (рис. 5). В появившемся окне нажмите кнопку Автоназвание, отметьте объект, к которому будет добавляться подпись (например, Рисунок Microsoft Word или Таблица Microsoft Word), введите подпись в соответствующую строку и выберите ее положение по отношению к заданному объекту.

Рис. 5. Подпись «на автомате»

Также можно, нажав на кнопку Нумерация, задать способ нумерации. Теперь при вставке рисунка или таблицы вместе с ними будет вставляться и подпись с автоматической нумерацией.

РАЗДЕЛЕНИЕ окна. При работе с большим документом часто нужно перемещаться по нему, «перескакивая» через несколько страниц или даже десятков страниц. Решить эту задачу можно, выбрав Окно > Разделить. Окно документа поделится на два, причем текст вашего документа будет в обоих (рис. 6). В каждом окне вы сможете выставить определенную его часть. По сути это будет один и тот же документ: правка в одном из окон будет осуществляться и в другом.

Рис. 6. Иногда удобнее работать с двойным окном

Также двухоконный режим удобен, если приходится работать сразу с двумя документами (например, сравнивая их).

Вернуться к обычному режиму просмотра документа можно, выбрав Окно > Снять разделение.

РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ документов. Было бы странно, если бы в MS Word не был предусмотрен специальный режим для редактирования текста. С его помощью можно оставлять комментарии к документу на полях; при исправлении того, что написал автор, удаленный исходный текст никуда не исчезает (его всегда можно вернуть). Этот режим также позволяет видеть, кто (за каким компьютером) какие правки вносил в текст.

Инструменты для вставки пометок и исправлений размещены на панели инструментов Рецензирование, которую можно отобразить, выбрав Вид > Панели инструментов > Рецензирование.

Если при чтении текста у вас возникло желание прокомментировать особо понравившийся или наоборот неудачный момент, можно воспользоваться инструментом примечание. Для этого выделите нуждающийся в комментарии фрагмент текста и нажмите кнопку  (Добавить примечание) на панели инструментов. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания. Введя текст, кликните мышкой в стороне от окна.

После сохранения и повторного открытия текста, фрагмент, у которого есть примечание, будет выделен другим цветом. А если навести на него мышку, можно будет увидеть текст примечания, его автора и время добавления (рис. 7). «Перемещаться» от примечания к примечанию удобно с помощью специальных кнопок:  (Предыдущее примечание),  (Следующее примечание).

Рис. 7. В примечании можно уточнить основание своей правки

Очень удобно осуществлять редактирование в режиме исправлений. При его включении все изменения, вносимые в документ, будут записываться (рис. 8). Причем как изменения, касающиеся удаления и добавления текста, так и изменения формата документа (шрифтов, параметров страниц и т. д.). Чтобы перейти в режим записи исправлений, достаточно дважды щелкнуть мышкой по кнопке ИСПР, размещенной в строке состояния текстового редактора (внизу экрана), или нажать на кнопку  (Исправления) на панели инструментов Рецензирование.

Рис. 8. В режиме исправлений все правки на виду

В зависимости от настроек текстового редактора исправления будут либо отображаться другим цветом, либо не отображаться вовсе, но обязательно рядом с каждым исправлением будет помещено примечание с указанием, какие именно изменения были внесены в документ.

Текущие исправления и примечания отображаются на правом поле документа. Для просмотра всех исправлений следует отобразить на экране окно просмотра изменений. Для этого нажмите на кнопку  (Окно просмотра) на панели инструментов Рецензирование. В нижней части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания. Используя это окно, можно по очереди выделять в тексте документа добавленные примечания и исправления, кликая мышкой дважды по линии, отделяющей одно примечание от другого.

Следующим шагом после просмотра внесенных изменений является принятие решения относительно их сохранения. Для этого предназначены списки, открывающиеся нажатием на кнопки  и : Принять исправление, Применить все изменения в документе, Отклонить все изменения в документе и др. Таким образом, выбирая определенный пункт в списках, можно принять или отклонить одно конкретное исправление или принять решение относительно правок всего документа.

Если при работе в режиме исправлений вам мешают отображаемые на мониторе правки и примечания, но еще не время принимать или отклонять их, воспользуйтесь списком Отобразить для проверки: выберите пункт Измененный документ. Чтобы снова увидеть правки — пункт Исправления в измененном документе.

СОХРАНЕНИЕ всех открытых документов. Если вы работаете одновременно с несколькими документами, чтобы не подтверждать сохранение каждого из них при закрытии текстового редактора, нажав и удерживая клавишу Shift, в меню Файл выберите команду Сохранить.

Изменение папки СОХРАНЕНИЯ документов. В текстовом редакторе MS Word документы по умолчанию сохраняются в папку Мои документы. Эту установку можно легко изменить. Откройте Сервис > Параметры > вкладка Расположение, выберите тип файла документы и нажмите на кнопку Изменить. В появившемся окне Изменение расположения выберите другие диск и папку, в которых впредь будут сохраняться документы (рис. 9).

Рис. 9. Меняем дислокацию файлов

Настройка СОЧЕТАНИЙ клавиш. Чаще всего для работы с буфером обмена в текстовом редакторе Word используются стандартные клавиатурные комбинации: Ctrl + С — копирование, Ctrl + Х — вырезание, Ctrl + V — вставка.

Однако в некоторых случаях в текстовом редакторе могут быть установлены и другие комбинации клавиш. Посмотреть, какие комбинации установлены в вашем, можно, выбрав Сервис > Настройка > кнопка Клавиатура (рис. 10).

Рис. 10. Окно «горячих клавиш»

К примеру, выберите в появившемся окне слева категорию Правка, справа — пункт EditCopy, в поле Текущие сочетания высветятся имеющиеся сочетания клавиш. В поле Новое сочетание клавиш можно задать новые сочетания или изменить установленные по умолчанию. Задав свое сочетание, не забудьте нажать на кнопку Назначить.

Режим CТРУКТУРА. При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда удобно отобразить на экране только названия этих частей. Например, следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. В таком случае лучше всего воспользоваться режимом Структура. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом управлять их отображением, «показывая» одни уровни и скрывая другие. Чтобы перейти в этот режим, выберите Вид > Структура (рис. 11).

Рис. 11. «Структурированный» документ

Для «превращения» в структуру готового документа необходимо отформатировать строки текста для каждого уровня структуры: первый уровень должен быть отформатирован с помощью стиля Заголовок 1, второй — Заголовок 2 и т. д. В этом случае уровень структуры текстовый редактор определит самостоятельно в соответствии с установленными стилями.

Можно и по-другому определить уровни структуры: выделить нужный фрагмент текста и в окошке с уровнями структуры (находится на панели, появляющейся при переходе в режим Структура) выбрать номер нужного уровня. Структура MS Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет стиль Обычный текст.

Другие кнопки панели инструментов Структура предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки  (Повысить уровень) или  (Понизить уровень) можно повысить или понизить на один уровень выделенный текст. Кнопки  (Повысить до заголовка 1) и  (Понизить до обычного текста) позволяют сразу же «превратить» текст в первый и последний уровень структуры.

После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, оставить текст только первого уровня или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры предназначено окно Показать уровень (рис. 12). После выбора пункта Показать уровень 1 на экране будут отображены названия только первого уровня; пункт Показать уровень 2 означает отображение второго уровня и т. д. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать Показать все уровни.

Рис. 12. Определение уровня фрагмента текста

Точно так же можно управлять отображением уровней одного пункта структуры. Рядом с названиями пунктов-разделов структуры, имеющих подразделы, появляется значок «+». Кликнув по нему мышкой, можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Для этой же цели существуют кнопки  (Свернуть) и  (Развернуть) на панели инструментов.

Устраняем ФОРМАТИРОВАНИЕ. Часто фрагмент текста, вставленный из буфера обмена, оказывается довольно странно отформатированным. Особенно это заметно при вставке в текстовый документ фрагмента с веб-страницы.

Первый и самый простой способ избавиться от форматирования — при вставке текста вместо Вставить выбрать в меню Правка пункт Специальная вставка и в появившемся окне (рис. 13) — Неформатированный текст.

Рис. 13. Долой форматирование!

Второй способ — после вставки фрагмента выделить его и в списке Стиль выбрать пункт Очистить формат.

Также на помощь могут придти комбинации клавиш Ctrl + Пробел или Ctrl + Shift + Z. Просто выделите неадекватно отформатированный кусок текста и воспользуйтесь ими.

ХРАНЕНИЕ нескольких фрагментов. Довольно часто возникает необходимость вставки нескольких разрозненных фрагментов из одного документа в другой или даже копирование их в другую программу. Открывать поочередно то один документ, то другой совершенно неудобно, лучше воспользоваться буфером обмена (в нем можно хранить текстовые и графические элементы из любой программы MS Office). Максимальное количество фрагментов, вмещаемых буфером, равно 24.

Чтобы начать работу с буфером обмена в MS Word, выберите Правка > Буфер обмена Office. В правой части окна текстового редактора появится одноименная панель, на которой будет отображаться содержимое буфера.

Фрагмент, копируемый в буфер обмена, сразу же будет отображаться на этой панели. Отсюда его можно вставить в необходимое место, установив там курсор и кликнув по фрагменту в буфере (рис. 14).

Рис. 14. Вставка фрагментов из буфера

Можно скрыть область задач и продолжить собирать данные: нажмите на кнопку Параметры в нижней части области задач и установите Собирать данные без отображения буфера обмена Office.

Использование ШАБЛОНОВ. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда отличия между документами незначительны. К примеру, отсылаемые клиентам письма со стандартными сообщениями отличаются обычно лишь именем адресата. Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые вносятся нужные данные. Для оформления подобных документов самым правильным будет воспользоваться шаблонами. Шаблон — это документ, который можно использовать для создания других документов.

Для создания нового документа на основе шаблона нужно выбрать Файл > Создать, после чего воспользоваться ссылкой На моем компьютере или Шаблоны на узле Office Online. В результате выбора первого пункта откроется окно, в котором шаблоны будут размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например, Современная записка. В результате будет создан новый документ с текстом шаблона, который в случае необходимости можно изменить.

При создании документа на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, а пользователь сам добавляет в каждый документ данные, которые отличаются между собой. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому выдается справка, и данные о его зарплате.

Создание шаблона

Средства MS Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей шаблона или запретить изменение стандартной части, что очень удобно при работе со сложными шаблонами.

В любом случае при создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст: его просто набирают и размещают соответствующим образом на странице.

Чтобы упростить ввод изменяемых данных, в шаблоне размещают поля для ввода текста. Для этого необходимо отобразить в окне редактора панель инструментов Формы, на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы: Вид > Панели инструментов > Формы.

Первая кнопка панели инструментов Формы —  (Текстовое поле) позволяет вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Двойной щелчок мышки по вставленному полю отобразит окно свойств текстового поля. Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию во вставленном поле при создании документа, а также его формат.

Используя кнопку Текст справки в окне свойств текстового поля, можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши F1.

Если для заполнения поля нужно использовать информацию в виде списка, воспользуйтесь кнопкой  (Поле со списком). Сформировать список можно в окне свойств поля. Его пункты задаются в поле Элемент списка, после ввода каждого пункта необходимо нажать Enter или воспользоваться кнопкой Добавить. Сформированный список отображается в поле Список. Информацию о поле можно задать также, используя кнопку Текст справки в окне свойств.

После того как все поля добавлены в шаблон, его можно защитить от изменений. Для этого нажмите кнопку  (Защита формы), теперь в шаблоне и во всех документах, базирующихся на нем, текст можно будет размещать только во вставленных полях. В текстовые поля данные можно вводить, набирая их на клавиатуре, а в поле со списком — выбирая пункты из созданного списка.

Комбинации клавиш в MS Word Работа с окнами CTRL + W или CTRL+F4 — закрытие активного окна CTRL + F6 — переход в следующее окно CTRL + SHIFT + F6 — переход в предыдущее окно Работа с документами CTRL + P — печать CTRL + F12 — вывод диалогового окна Открытие документа F12 — вывод диалогового окна Сохранение документа CTRL + N — создание нового документа того же типа, что и текущий или последний документ CTRL + O — открытие документа CTRL + W — закрытие документа Работа с буфером обмена CTRL + C — копирование выделенного текста или объекта в буфер обмена CTRL + X — вырезание выделенного текста или объекта в буфер обмена CTRL + V — вставка текста или объекта из буфера обмена Форматирование текста CTRL + F — поиск текста и специальных знаков CTRL + Z — отмена последнего действия CTRL + Y — повтор отмененного или последнего действия CTRL + D — изменение формата знаков (команда Шрифт меню Формат) SHIFT + F3 — изменение регистра букв CTRL + SHIFT + A — преобразование всех букв в прописные CTRL + B —полужирное начертание CTRL + U — подчеркивание текста CTRL + SHIFT + W — подчеркивание слов (но не пробелов) CTRL + E — выравнивание абзаца по центру CTRL + J — выравнивание абзаца по ширине CTRL + L — выравнивание абзаца по левому краю CTRL + R — выравнивание абзаца по правому краю CTRL + M — добавление отступа слева CTRL + F2 — команда Предварительный просмотр

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»