Расчет численности персонала (в вопросах и ответах)

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций — разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее — предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

В Украине действуют Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (далее — нормативы), утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 18 декабря 2003 года № 341 (далее — Приказ № 341). Данные нормативы предусмотрены для специалистов кадровой службы, которые выполняют работы не только по учету кадров, но и заняты подбором кадров, расстановкой и повышением их квалификации (переподготовкой) работников. Межотраслевые нормативы предусмотрены для определения численности работников отдела кадров или другой кадровой службы, поэтому их рекомендуется учитывать при составлении штатного расписания предприятия.

Указанные нормативы расчета численности содержат подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время отдыха и личные потребности, включая физические паузы, в объеме 10% от оперативного времени. Приведенные нормы установлены на выполнение работ одним работником в человеко-часах для выполнения единицы объема работ (один отчет, одна заявка, одна ведомость, одна вакансия и т. д.). Если на предприятии необходимо произвести расчет количества работников отдела кадров, занятых только учетом кадров, по мнению автора, работодатель может самостоятельно определить численность работников кадровой службы. Такое право ему дано пунктом 3 статьи 64 ХК.

При определении количества специалистов отдела кадров (кадровой службы), следует также учитывать общую численность работников предприятия, количество структурных подразделений на предприятии, объем работ, выполняемых на персональных компьютерах (ПЭВМ), численность военнообязанных и лиц допризывной молодежи, а также интенсивность движения кадров.

Функции, права и обязанности структурных подразделений в соответствии с пунктом 2 статьи 64 ХК предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами. Кроме структурных подразделений, предприятие согласно пункту 4 статьи 64 ХК имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения. Такие обособленные подразделения не имеют статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием. Однако кадровый документооборот этих обособленных подразделений может осуществляться через головное подразделение, что оговаривается в положениях о подразделениях.

При незначительной численности наемных работников (а иногда и при их значительной численности) собственник или уполномоченный им орган может возложить на секретаря с его согласия исполнение обязанностей по кадровому учету и делопроизводству. При этом учитывается фактор целесообразности и эффективности выполнения такой работы.

Секретарю, выполняющему работу кадровой службы, необходимо знать следующее.

Основными обязанностями работников (приложение 1), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, являются:

обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и работников соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;
обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и работников;
составление резерва кадров;
организация периодической аттестации работников;
оформление приема, перевода и увольнения работников;
ведение учета личного состава предприятия;
предоставление справок о трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;
оформление листов временной нетрудоспособности;
сохранение и заполнение трудовых книжек работников;
подготовка документов для назначения пенсии работникам;
составление отчетности по вопросам труда;
разработка режима труда и отдыха;
осуществление контроля за выполнением работниками подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;
организация контроля за состоянием трудовой дисциплины, разработка мер по снижению потерь рабочего времени и т. д.

Приложение 1

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАЗВАНИЯ РАБОТНИКОВ,
занятых отбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, согласно Национальному классификатору Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2005

Код Классификатора профессий ДК 003:2005

Профессиональное название работы

1232
Начальник отдела кадров

1237.2
Начальник бюро

3423
Инспектор по кадрам

3439
Инспектор по учету и бронированию военнообязанных

3443
Инспектор по назначению пенсий

2412.2
Экономист по труду

2445.2
Психолог

1477.1
Менеджер (управляющий) по персоналу

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации (переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на собственника предприятия или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием.

Нормативы численности работников кадровых служб согласно Приказу № 341 разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава выполняемых работ и рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину. Нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, рассчитывается в следующей последовательности:

определяются величины факторов, влияющих на численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров;
определяются величины поправочных коэффициентов, которые применяются в расчете общей нормативной численности;
рассчитывается общая нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров.

На основании Норматива (приложение 2) при общей численности наемных работников предприятия 100 человек и при количестве 20 структурных подразделений численность кадровых работников составляет 0,9 чел., если наемных работников 200 чел. — кадровых работников — 1,3 чел., при 500 — соответственно — 2,3. При численности наемных работников 1000 человек и при количестве 20 структурных подразделений предприятию необходимо 3,4 единицы кадровых работников.

Приложение 2

Выдержка из Общей части Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА
нормативной численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

Пример

Рассчитать нормативную численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров по следующим исходным данным:

Общая численность работников на предприятии, Р_з = 1500 чел.

Количество структурных подразделений на предприятии, N = 19 ед.

Удельный вес работ, выполняемых на ПЭВМ, — 25%

Удельный вес численности военнообязанных к общей численности работников — 6%

Интенсивность движения кадров — 26%

Расчет

Общая нормативная численность работников (Н_з), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, определяется по формуле:

Н_з = Н х К_к х К_в х К₁

Определяется нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (Н) по карте 16, лист 1 Норматива*.

Н = 4,3 чел. при Р_з = 1500 чел. и N = 19 ед.

Определяется поправочный коэффициент (К_к), который учитывает удельный объем работ, выполняемых на ПЭВМ. При условии, что на ПЭВМ выполняется 25%, то К_к = 1,0 (карта 16, лист 2 Норматива).

Определяется поправочный коэффициент К_к, который учитывает удельный объем работ, связанный с военнообязанными на предприятии. При условии, что удельный объем численности военнообязанных к общей численности работников составляет 6%, то К_в = 0,95 (карта 16, лист 3 Норматива).

Определяется поправочный коэффициент К₁, который учитывает интенсивность движения кадров. При условии, что удельный объем численности принятых (уволенных) граждан к общей численности работающих на предприятии составляет 26%, то К₁ = 1,05 (карта 16, лист 3 Норматива).

Таким образом, общий норматив численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, составляет:

Н_ч = 4,3 х 1,0 х 0,95 х 1,05 = 4,28 чел.

Принимается 4 человека

____________
* «Нормативная часть» Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, состоит из нормативов (Норм времени) с указанием их наименования, номера карты, номера листа и общего количества листов норматива (прим. ред.).

Исходя из требований законодательства, по мнению автора, собственнику или уполномоченному им органу следует подумать о принятии соответствующих специалистов, нежели возлагать данные функции на секретаря.

Я занимаю должность «Заведующий канцелярией — секретарь» уже 12 лет. Выполняю одна обязанности как секретаря, так и канцелярии, согласно с должностной инструкцией. Начинала работу, когда в наличии были лишь два телефона и печатная машинка. В настоящий момент имеются уже 6 телефонов и оргтехника (факс, ксерокс, принтер, компьютер). Количество работников на предприятии — 500 чел. За 12 лет документооборот значительно увеличился, например, в 2006 году документооборот составлял 18 000 документов на год, учитывая документацию по подразделениям. Я получаю ставку заведующего канцелярией и 0,5 ставки секретаря. Как рассчитать штатное количество работников канцелярии, учитывая наш объем работ? Если законодательством не предусмотрено увеличение штата работников, то на какие надбавки работнику государственного учреждения можно рассчитывать?

Численность работников канцелярии предприятия определяется с учетом документооборота и загруженности на одного исполнителя, а также с учетом интенсивности труда. На основании пункта 3 статьи 64 ХК предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Конечно, за 12 лет работы документооборот предприятия значительно увеличился и добавилась дополнительная работа на оргтехнике, которая ранее не выполнялась, да и самой оргтехники не было в канцелярии предприятия, значит, расширился круг выполнения обязанностей исполнителя.

На основании статьи 32 КЗоТ Украины в связи с изменениями в организации производства и труда допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. Об изменении существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов и наименования должностей и др. — работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за два месяца. В данном случае работница исполняет не только обязанности заведующего канцелярией, но и обязанности секретаря, о чем необходимо было ранее получить ее согласие (такое согласие было получено, т. к. получает доплату в размере 0,5 ставки).

Согласно статье 105 КЗоТ работникам, выполняющим на том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре. Поэтому, возлагая на заведующего канцелярией исполнение обязанностей секретаря, следовало изменить должностную инструкцию заведующего канцелярией, вменив в ее обязанности исполнение обязанностей секретаря. В данном случае заведующий канцелярией получает доплату к заработной плате в размере 0,5 ставки и ее должностная инструкция содержит требование по исполнению дополнительных обязанностей. Если работодатель не хочет по каким-либо причинам брать в штат нового работника — секретаря, то исполнитель — заведующий канцелярией — при огромной физической на нее нагрузке в течение рабочего дня вправе отказаться от исполнения дополнительно возложенных на нее обязанностей секретаря, при этом доплата за совмещение профессий не будет ей выплачиваться. Если администрация примет решение по приему на предприятие секретаря, то с заведующего канцелярией следует снять приказом исполнение обязанностей секретаря и в этом случае за заведующим канцелярией невозможно оставить доплату в размере 0,5 ставки, которую она получает за дополнительное исполнение обязанностей отсутствующего, пускай даже очень длительное время, секретаря.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»