Украинский рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.
Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого — найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадрами позволяет:

• оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
• организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
• наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
• вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями. Стоимость таких систем варьируется от нескольких сотен гривен до сотен тысяч долларов.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем — сначала выбрать информационную систему управления кадрами, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация (и нужна ли она вообще), какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций — основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном — представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях — «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача — наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация управления кадрами не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве украинских компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Определение категории программного продукта

Программные продукты различают по функциональным характеристикам. Например, возможность анализа профессиональных навыков сотрудника, планирование обучений и тренингов для его продвижения по карьерной лестнице существует в западных кадровых системах, но редко встречается в отечественных. Промышленные системы управления персоналом разрабатываются не один год и имеют как заложенные в системе функциональные возможности, так и ограничения. Разработка дополнительной функциональности для соответствия бизнес-процессам компании часто невозможна ввиду ограничений в архитектуре системы и высокой стоимости данной разработки. Поэтому во время демонстрации системы управления кадрами не следует полагаться на слайды Microsoft Power Point, полностью доверяя словам менеджера по продажам об успешном опыте специалистов по реализации задач любой сложности. Демонстрация возможностей рабочей системы определит ее функциональные возможности, а практические примеры подтвердят или опровергнут перспективы успешного использования программного продукта для реализации задач отдела кадров вашей компании.

Поиск решения для автоматизации управления кадрами — это не только выбор программного пакета, хотя система управления персоналом в компании и строится именно на основе функциональных возможностей программного продукта. Поэтому необходимо убедиться, соответствует ли данная функциональность требованиям к системе. Следует внимательно относиться к заявлениям о том, что некоторые требования к системе являются нецелесообразными, поскольку они часто основываются на том, что на основе конкретного программного продукта реализовать их невозможно.

Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.

• Модули управления кадрами в составе комплексных информационных систем. Подобные модули могут работать как в составе комплекса (например, ERP-систем), так и автономно. Кроме стандартных функций кадрового учета и расчета зарплаты, эти системы поддерживают все элементы кадрового менеджмента: подбор, обучение, оценку, мотивацию, управление проектами и другие. Кроме того, эти информационные системы предоставляют возможность формировать и контролировать бюджеты кадровой деятельности, осуществлять кадровое планирование, Internet-поддержку, обратную связь и многое другое. В качестве примера таких комплексных систем можно привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (западные), Галактика, Парус, 1С, БОСС, Бэст-Про (российские). Количество установок российских систем исчисляется сотнями и тысячами, западных — единицами и десятками. В финансовом смысле положение обратное: объемы продаж российских производителей измеряются, в лучшем случае, десятками миллионов долларов, западных — десятками миллиардов.
  
  
• Специализированные программы учета кадров. Большинство систем управления кадрами предназначены только для автоматизации кадрового делопроизводства. Таких программ много, и все они очень похожи, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета. Большинство таких систем работает не автономно, а в связке с системой расчета заработной платы.
  Бесспорными лидерами на украинском рынке являются программы московской фирмы «1С» («1С:Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству Украины и имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson&Blums — многофункциональная западная система. Она также хорошо адаптирована к законодательству Украины. Данные программные продукты имеют инструментарий для настройки системы, учитывая индивидуальные требования компании-заказчика в рамках уже заложенной в конфигурацию функциональности («1С» имеет встроенный объектно-ориентированный язык, «HRB» — специальный язык алгоритмов, который позволяет адаптировать такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение в соответствии со сложившимися бизнес-процессами компании).
  
  
• Локальные специализированные решения. Множество программ разработано для автоматизации отдельных процессов управления кадрами (подбор персонала, разные виды тестирования). Такие системы не претендуют на роль комплексных решений, но вполне могут быть применимы для решения ограниченного круга задач. Основной проблемой при поддержке таких решений является абсолютная зависимость предприятия-пользователя от разработчика системы.
  
  
• Распределенные узкоспециализированные информационные системы. Обычно разработчиками и владельцами таких систем являются крупные государственные и правительственные организации с разветвленной структурой, которые директивно обязывают нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Характерным примером подобной программы является Единая государственная кадровая система «Картка». В большинстве случаев такие продукты имеют строго заданный функционал и не могут использоваться в других организациях.

Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-

поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, — «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на украинских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы — это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Внедрение и сопровождение системы

Прежде всего руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса — серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров — процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

• вырос спрос на «западную» функциональность;
• увеличился интерес к Internet-технологиям;
• наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;
• развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству Украины.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»