С какой целью регистрируют документы? По каким критериям определяют принадлежность документов к тому или иному виду? Какие кадровые документы подлежат регистрации? Можно ли зарегистрировать приказ, если после него уже было издано и зарегистрировано несколько приказов?
С какой целью регистрируют документы
Кадровое делопроизводство так же, как и общее делопроизводство, предусматривает регистрацию документов, их учет, а также учет работников предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие).
Регистрация документа дает ему юридическую силу, удостоверяя факт его образования или поступления на предприятие.
В соответствии с пунктом 4.2.7 ГСТУ 2732 регистрирование (служебного) документа является внесением в учетные формы кратких сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрирования.
Нормативно-правовые акты, которыми регулируется ведение кадрового делопроизводства. Условные сокращения
• ГСТУ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утверждена и вступила в силу приказом Госпотребстандарта Украины от 7 апреля 2003 года № 55, действует с 1 сентября 2003 года (приказ от 5 июля 2003 года № 118) (далее — ГСТУ 4163).
• ГСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определение понятий». Принято и вступило в силу приказом Госпотребстандарта Украины от 28 мая 2004 года № 97 (далее — ГСТУ 2732).
• Государственный классификатор управленческой документации ГК 01098, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по стандартизации метрологии и сертификации от 31 декабря 1998 года № 1024, с изменениями и приложениями, внесенными приказом Министерства экономического развития и торговли Украины от 28 июля 2014 года № 886 (далее — ГКУД 010–98).
• Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» от 30 ноября 2011 года № 1242 (далее — Типовая инструкция № 1242).
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (далее — Перечень № 578).
• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» от 18 июня 2015 года № 1000/5 (далее — Правила № 1000).
• Методические рекомендации по применению ГСТУ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», одобрены заседанием Методической комиссии Госкомархива Украины, протокол от 7 ноября 2003 года № 7 (далее — Методические рекомендации № 7).
• Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17 марта 2011 года № 362) (далее — Инструкция № 59).
• Инструкция по организации ведения воинского учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденная приказом Министра обороны Украины от 15 декабря 2010 года № 660 (далее — Инструкция № 660).
Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации и заключается в ведении записи учетных данных о документе (по установленной учреждением регистрационной форме), которой фиксируется факт образования, отправления или получения документа, путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в названных формах необходимых сведений о документе (п. 1 главы 3 раздела III Правил № 1000).
Согласно пункту 4 главы 3 раздела ІІІ Правил № 1000, пункту 162 Типовой инструкции № 1242 место регистрации отдельных групп документов (приказы/распоряжения по кадровым вопросам/личному составу, договоры, отчеты и т. д.) определяется в инструкции учреждения.
Обратить внимание. Документы, образованные в учреждении (справки, докладные записки, заявления и т. д.), тоже подлежат регистрации.
Требования, касающиеся регистрации документов
Пунктом 2 главы 3 раздела ІІІ Правил № 1000 установлены требования, касающиеся регистрации документов. Если говорить о регистрации документов в кадровом делопроизводстве, здесь следует соблюдать следующие требования:
документы регистрируются независимо от способа их поступления, передачи или образования;
документы регистрируются по документопотокам (входящие, исходящие, внутренние);
документы регистрируются только один раз (входящие — в день поступления или не позже следующего рабочего дня — если документ поступил в нерабочее время; внутренние — в день подписания или утверждения);
документы регистрируются по группам в зависимости от их вида, автора и содержания;
распорядительные документы по кадровым вопросам регистрируются отдельно — в соответствии с их видами и сроками хранения.
Обратить внимание. Дата и регистрационный индекс документа согласно пункту 4.2 ГСТУ 4163 являются обязательными реквизитами документов, которые составляются в организации.
Дата документа — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрирования, которую оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год — например: 29.12.2015. Дату разрешается оформлять в последовательности: год, месяц, число — например: 2015.12.29. Дату документа ставят ниже наименования документа рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке (п. 5.11 ГСТУ 4163).
Регистрационный индекс документа составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и т. д. Место размещения этого реквизита зависит от бланка и вида документа.
Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный индекс составляют из регистрационных индексов каждой из этих организаций, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту согласно последовательности подписей авторов документа (п. 5.12 ГСТУ 4163).
Регистрационным индексом постановлений, приказов, распоряжений, протоколов заседаний разных советов, комиссий, собраний и т. д. является порядковый номер документа в пределах календарного года (п. 3.12 Методических рекомендаций № 7).
Как правило, такие документы, как приказы по кадровым вопросам, договоры на обучение, акты об отказе от ознакомления/подписи, протоколы конкурсных комиссий и т. д., регистрируются в соответствующих регистрационных формах (журналах/книгах или базах данных) кадровой службы предприятия. Регистрационный индекс таких документов, как указывалось выше, состоит из порядкового номера в пределах календарного года.
С целью различения групп приказов по кадровым вопросам каждого вида к порядковому номеру может добавляться литерный индекс. Система таких индексов разрабатывается предприятием (абзац шестой п. 5 главы 3 раздела III Правил № 1000).
Следует помнить, что при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы (журналы, карточки, базы данных) вносят заголовок документа (п. 3.19 Методических рекомендаций № 7).
Если обработка информации, в частности ее регистрация, осуществляется с применением средств компьютерной техники и прогрессивных информационных технологий, нужно ориентироваться на ГКУД 010–98. Классификатор ориентирован на однозначное определение (идентификацию) унифицированных форм документов (далее — УФД), их учет и систематизацию, контроль состава и содержание УФД в каждом классе документации, организацию ведения соответствующих классов документации, обеспечение автоматизированного поиска нужных УФД.
Приложением 4 к Правилам № 1000 определен Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Наряду с этим регламентировано, что документы, указанные в пунктах 1, 3, 8–12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждения (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации). Таким образом, кадровая служба может регистрировать (учитывать): графики (например, графики сменности, проведения аттестации и установления квалификации и т. д.), учебные планы (например, если кадровой службой организуются, проводятся и учитываются внутренние обучения персонала), месячные, квартальные, полугодовые отчеты (например, о работе с кадрами, о работе с кадровым резервом, о состоянии выполнения внутренних мероприятий по предупреждению коррупции и т. д.), формы статистической отчетности (которые подает в установленном законодательством порядке кадровая служба), договоры на обучение, повышение квалификации и т. д.
Какие документы подлежат регистрации
Следовательно, обычно в журналах (книгах) или регистрационных базах данных кадровой службы предприятия регистрируются:
приказы по кадровым вопросам длительного и временного хранения (приложения 1–5);
Приложение 1
ЖУРНАЛ реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання
ЖУРНАЛ реєстрації наказів тривалого зберігання про надання відпусток без збереження заробітної плати, довгострокові відрядження в межах України та за кордон
документы по вопросам обработки персональных данных работников (согласия на обработку персональных данных, сообщения о правах в сфере защиты персональных данных), а также обязательства о неразглашении персональных данных (если на предприятии не определено другое лицо, ответственное за организацию защиты персональных данных) (приложения 7, 8);
Приложение 7
ЖУРНАЛ реєстрації згод на обробку персональних даних та повідомлень про права у сфері захисту персональних даних
удостоверения и пропуски (наличие журнала регистрации предусмотрено статьей 1035 Перечня № 578);
время прихода на работу и ухода с работы работников предприятия и местные командировки и т. д.
Ряд документов, которые проходят обработку в кадровой службе, подлежат обязательному учету этой службой в соответствующих учетных формах, например:
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27 октября 1995 года № 277; далее — Приказ № 277);
журнал учета личных дел (наличие предусмотрено статьей 528 Перечня № 578 (приложение 12);
книга учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате (нормативно-законодательными актами форма журнала не установлена, но его наличие предусмотрено статьей 517 Перечня № 578);
журнал учета трудовых договоров (контрактов, соглашений), которые заменяют приказы по кадровым вопросам (наличие предусмотрено статьей 527 Перечня № 578).
Также кадровой службе стоит вести следующие журналы (книги) учета:
журнал учета должностных (рабочих) инструкций (приложение 13);
Кадровая служба учитывает не только персонал, но и документы: журналы, книги учета военнообязанных и их бронирования (если ведение воинского учета возложено на кадровую службу), заполнение штатных должностей и наличие вакансий, рабочее время, использование работниками отпусков, состояние повышения квалификации и профессионального обучения, факты ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и т. д. Для этого вводятся следующие учетные формы:
журнал учета приема работников (форма журнала нормативно-законодательными актами не установлена, но его наличие предусмотрено статьей 529 Перечня № 578);
журнал учета приема, перемещения, увольнения работников, в т. ч. временных, или алфавитная книга/алфавитные карточки (типовая форма П-3 алфавитной книги утратила силу вместе с утратой силы приказа Министерства статистики от 9 октября 1995 года № 253, которым она утверждена, в соответствии с приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489, однако пользоваться этой формой в оригинальном или измененном виде не запрещено, если это удобно кадровой службе);
журнал проверок состояния учета военнообязанных и призывников формируется согласно приложению 5 к Инструкции по организации ведения воинского учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях (приложение 5 к Инструкции № 660);
журнал учета сверок личных карточек формы П-2 военнообязанных и призывников с учетными данными военного комиссариата (Инструкция по бронированию военнообязанных за предприятиями на период мобилизации и военного времени (приложение к приказу Министра обороны Украины от 15 октября 1996 года № 290), которая утверждена постановлением Межведомственной комиссии по вопросам бронирования военнообязанных за предприятиями, учреждениями и организациями на период мобилизации и военного времени от 22 мая 1996 года № 1 (приложение 15).
Приложение 15
ЖУРНАЛ обліку звірок особових карток форми П-2 військовозобов’язаних і призовників з обліковими даними військового комісаріату
книга учета передачи бланков специального учета, военных билетов, личных карточек формы П-2 (формируется в соответствии с приложением 8 к Порядку бронирования военнообязанных за органами государственной власти, другими государственными органами, органами местного самоуправления и предприятиями, учреждениями и организациями на период мобилизации и на военное время, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 4 февраля 2015 года № 45);
штатно-должностная книга (в настоящее время установленной законодательством формы не существует, кадровая служба может вести эту книгу по удобной для нее форме);
журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения персонала;
журнал учета обучения персонала по вопросам предупреждения коррупции;
журнал проведения внутреннего обучения персонала;
журнал ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
журнал ознакомления работников с Коллективным договором и т. д.
Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета.
Если же в кадровом делопроизводстве введено ведение локальной или сетевой кадровой автоматизированной системы управления базами данных (СУБД), то, обычно, такой учет ведется непосредственно в системе и, при необходимости, системой формируются соответствующие отчеты. Поэтому обременять работников кадровой службы дублированием этой информации в бумажных журналах не рационально, естественно при условии поддержания наполнения соответствующей информацией автоматизированной системы в актуальном состоянии и регулярного создания резервных копий баз данных.
Регистрация и учет отдельных документов
Рассмотрим детальнее регистрацию и учет отдельных документов, которые обрабатываются или образуются в кадровой службе предприятия, и примеры оформления регистрационных/учетных форм.
Приказы по кадровым вопросам (личному составу) распределяются в отдельные дела и регистрируются отдельно:
по срокам хранения: длительного (более 10 лет) и временного хранения;
по видам вопросов, которые регламентируются этими приказами: могут распределяться внутри каждой из первых двух групп — длительного и временного хранения — на отдельные дела.
Приказы по кадровым вопросам регистрируются только после согласования (визирования) всеми должностными лицами и службами, согласование (визирование) которыми предусмотрено формой приказа, а также после подписи приказа руководителем предприятия.
При регистрации приказов по кадровым вопросам им присваивают номер и литерный индекс, например:
№ 22-П или № 22-ОС — приказы длительного хранения по кадровым вопросам: о приеме/назначении и увольнении, переводе, перемещении, совместительстве, повышении квалификации, аттестации, ежегодном оценивании государственных служащих, стажировках, зачислениях в кадровый резерв, продлении срока пребывания на государственной службе, присвоении рангов, званий, категорий, разрядов, допуске и разрешении к государственной тайне, изменении биографических данных и т. д.;
№ 14-ЗП — приказы длительного хранения о поощрении (награждении, премировании), установлении уровня оплаты труда (окладов, надбавок, доплат), предоставлении материальной помощи и т. д.;
№ 9-ВБЗ — приказы длительного хранения о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, об отпусках без сохранения заработной платы, о долгосрочных командировках в пределах Украины и за границу;
№ 41-СВП — приказы временного хранения о взысканиях, о ежегодных и социальных отпусках, об отпусках в связи с учебой;
№ 67-В — приказы временного хранения о краткосрочных командировках работников в пределах Украины и за границу.
Журналы регистрации приказов по кадровым вопросам оформляют в соответствии с выбранным принципом распределения приказов на отдельные дела.
Заявления по кадровым вопросам целесообразно регистрировать с целью избежания конфликтных ситуаций между работниками и работодателем и обращений в комиссии по трудовым спорам, судебных исков относительно неправомерного увольнения с работы, отказа в приеме на работу и т. д.
Если заявление поступило от лица, которое не является работником предприятия, то оно регистрируется и рассматривается в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан (в частности, Законом Украины «Об обращении граждан» от 2 октября 1996 года № 393/96-ВР, постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органы государственной власти и местного самоуправления, объединения граждан, на предприятия, в учреждения, организации независимо от форм собственности, в средства массовой информации» от 14 апреля 1997 года № 348).
Заявления, которые поступают от работников предприятия, считаются внутренними. В подавляющем большинстве они касаются трудовых отношений, т. е. кадровых вопросов. Аналогично принципу регистрации приказов по кадровым вопросам указанные заявления могут регистрироваться как в одном журнале, так и распределяться для регистрации в разные журналы (в случае многочисленного персонала предприятия) по вопросам, которые в них поднимаются (например, относительно приема на работу, увольнения с работы, перевода на другую работу, стажировки, кадрового резерва, предоставления отпусков, предоставления материальной помощи и т. д.), с присвоением соответствующих литерных индексов.
Если на предприятии введена регистрация заявлений, порядок этой процедуры должен быть регламентирован в инструкции по делопроизводству предприятия.
Исправление ошибок в регистрации и учете, выявленных после увольнения работника отдела кадров
Случается, что при смене работника, на которого были возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства, или руководителя кадровой службы передача кадровой документации не была оформлена актами приема-передачи (что уже является нарушением порядка ведения кадрового делопроизводства) или такие акты были составлены формально. Позже могут быть выявлены определенные ошибки в кадровом делопроизводстве предшественников, в частности в регистрации и/или учете.
Если позже были выявлены ошибки в кадровом делопроизводстве, например, приказы по кадровым вопросам не зарегистрированы в соответствующих журналах, факт такого выявления необходимо зафиксировать в соответствующем акте с полным перечнем этих приказов, осуществить анализ всех адресатов рассылки копий незарегистрированных приказов.
Докладная записка о выявленных нарушениях вместе с актом и результатами анализа подаются на рассмотрение руководителю предприятия.
Если руководитель считает, что незарегистрированные приказы должны быть зарегистрированы и приобрести юридическую силу, то согласно резолюции руководителя в журнал регистрации вносят соответствующие исправления: записи о регистрации приказов, которые были изданы после незарегистрированных приказов, относим к таким, которые внесены ошибочно, — об этом в поле «Примечание» делаем соответствующую запись. После этого регистрируем не внесенные ранее в журнал регистрации приказы в соответствующей хронологии событий, пропустив регистрационные номера тех приказов, записи о регистрации которых аннулированы. В конце восстанавливаем регистрацию этих приказов по тем регистрационным номерам, по которым они были внесены в журнал регистрации ранее.
Конечно, нумерация приказов будет несколько нарушена, однако хронология издания приказов и даты будут соответствовать действительности.
Если были выявлены незаполненные записи о регистрации приказов, т. е. место для регистрации приказа, так сказать, «зарезервировано», однако приказ не издан (что является нарушением, поскольку в соответствии с требованиями законодательства регистрация приказов осуществляется только после их издания, т. е. после подписания), в поле «Примечание» напротив номера неизданного приказа нужно отметить «Приказ не издан», о чем тоже следует указать в итоговой записи в конце года, отобразив реальное количество изданных приказов.
Если при изменении кадрового работника (руководителя кадровой службы) или впоследствии было выявлено отсутствие определенных документов, зарегистрированных или учтенных в кадровом делопроизводстве, следует составить соответствующие акты наличия/отсутствия данных документов. Если срок хранения данных документов истек, стоит составить акты об их уничтожении.
Если отсутствуют обязательные локальные акты, необходимо задать вопрос перед руководителем об их разработке и утверждении.
В случае отсутствия письменных трудовых договоров с определенными категориями работников их следует составить, отметив в тексте документа дату начала работы работника, но зарегистрировать договор нужно текущей датой.
Если не заведены личные карточки и/или личные дела работников, их также необходимо оформить текущей датой. Если же личные карточки оформлены только в электронном виде, их нужно распечатать и ознакомить работников под подпись о записях в них. В дальнейшем эти карточки хранятся в бумажном виде.
При отсутствии приказов об отпусках можно обратиться в бухгалтерское подразделение, где хранятся копии этих приказов, а также расчеты по заработной плате за период отпусков. Так же могут храниться и заявления о предоставлении отпусков. Взяв за основу данные документы, можно восстановить отсутствующие приказы.
Если же не ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, она должна быть немедленно заведена по форме П-10, утвержденной Приказом № 277.
Ласкаво просимо
Реклама
