Сегодня в нашей стране специалист по управлению персоналом — одна из самых творческих профессий. Отечественных традиций кадрового менеджмента у нас пока немного, а иностранные методики нередко требуют значительной адаптации к нашим условиям. Поэтому украинские эйчары во многом являются первопроходцами: они разрабатывают и внедряют собственные процедуры управления персоналом. На определенном этапе развития бизнеса уже невозможно обойтись без формализации HR-процессов, но как приступить к этой задаче — не все знают…

В связи с изменениями экономической ситуации требования к сотрудникам нашей компании повысились. Сегодня все менеджеры по персоналу «Агромат» (независимо от сферы своей ответственности) обязаны быть взаимозаменяемыми: каждый должен владеть всеми HR-инструментами, уметь реализовывать и контролировать все HR-процессы (подбор и адаптация, оценка и мотивация, обучение и развитие персонала). Вот почему нашим эйчарам важно не только знать нормативные документы, регламентирующие каждый процесс, но и уметь их разрабатывать и, что самое важное, внедрять в организации.

За более чем 15-летнюю историю в компании «Агромат» сложился замечательный коллектив единомышленников, выстроилась сложная организационная структура. Опыт работы показал, что без формализации бизнес-процессов и административных процедур нам практически невозможно эффективно организовать управление персоналом. За полтора года департаментом по работе с персоналом были разработаны и внедрены корпоративные регламенты:

• «Процедура подбора и отбора персонала»;
• «Положение об аттестации персонала»;
• «Положение о командировках»;
• «Политика использования мобильной связи».

Эти документы регулируют деятельность и взаимоотношения всех без исключения сотрудников компании.

Кроме того, для отдельных подразделений были прописаны (и продолжают создаваться) положения о подразделениях, должностные инструкции, положения о системе материального стимулирования и т. д. Эти документы регулируют взаимоотношения работодателя с работниками, а также — руководителей на местах и рядовых сотрудников в каждом отдельном подразделении. При разработке и внедрении этих документов от менеджеров по персоналу требуется кропотливая работа, индивидуальный подход, тщательное изучение особенностей бизнес-процессов в каждом подразделении, учет мнения сотрудников разных должностных уровней.

Особенность сложившейся в нашей компании ситуации состоит в том, что формализуются уже существующие бизнес-процессы, то есть большинство положений и процедур приходится создавать «вдогонку». Своей главной задачей мы считаем улучшение деятельности компании за счет выявления «слабых мест», оптимизации бизнес-процессов и установления единых для всех «правил игры».

Формализация процессов и взаимоотношений в подразделениях компании — очень трудоемкий и кропотливый процесс, он требует участия большого количества сотрудников и занимает немало времени. Для стандартизации этой процедуры и помощи руководителям менеджеры по персоналу нашей компании внедрили ряд простых и удобных в использовании анкет (опросников). Они помогают получить подробную информацию о бизнес-процессах, о выполняемых работниками функциях, а также о специфике взаимоотношений сотрудников и документооборота в этих подразделениях.

Все без исключения сотрудники департамента персонала принимают участие в разработке всех регламентирующих документов. Универсальность и взаимозаменяемость специалистов позволяют значительно ускорить процедуру сбора информации и подготовку самого документа, обеспечить комплексный подход к внедрению новых регламентов.

К примеру, при разработке должностных инструкций каждый сотрудник подразделения заполняет специальный опросник (приложение 1), согласовывая ответы с непосредственным руководителем. Заполненный документ передается менеджеру по персоналу для обработки. Подготовленная на основе опросника должностная инструкция направляется руководителю подразделения — для согласования и «доработки» деталей. Согласованная инструкция утверждается генеральным директором. Все должностные инструкции в нашей компании создаются по единому стандарту — одинаковый «внешний вид» и типовая последовательность изложения информации по разделам. Такая стандартизация облегчает процесс подготовки каждой последующей (новой) должностной инструкции.

Приложение 1 ОПРОСНИК для сотрудника и руководителя подразделения Согласно Приказу № ____ от «___» ___________ «О разработке должностных инструкций в ПТК ООО «Агромат» департамент по работе с персоналом направляет Вам для заполнения опросник, составленный в соответствии со структурой типовой должностной инструкции нашей компании. Данный опросник необходимо заполнить и передать в департамент по работе с персоналом для дальнейшей работы в срок до «___» ____________ 200__ года. В случае возникновения вопросов по заполнению опросника обращайтесь в департамент по работе с персоналом к    (Ф.И.О.)    по тел. _____________. 1. Общие сведения 1.1. Отдел (подразделение) ____________________________ 1.2. Должность ______________________________________ 1.3. Сотрудник по должности подчинен и получает приказы от   (наименование должности)   . 1.4. Дополнительное распоряжение может получить от   (наименование должности)   . 1.5. Сотрудник на этой должности дает распоряжения   (перечислить все должности)   . 1.6. Если сотрудник не может выполнять обязанности на этой должности, его замещает   (наименование должности)   . 2. Функции данной должности (должностные обязанности) № п/п Функции (должностные обязанности) Периодичность/ срок исполнения 1     2     3     ...     2.1. Для лучшей организации своей работы сотрудник на данной должности ведет различные формы учета и отчетности (журналы, карточки, карты): № п/п Содержание и цель получения информации Форма Периодичность/ срок исполнения 1       2       3       ...       3. Права и полномочия сотрудника на данной позиции Для выполнения должностных обязанностей сотруднику предоставлены следующие полномочия: 3.1. Относительно подчиненных (если таковые есть) — давать распоряжения и контролировать их исполнение: № п/п Подчиненный Должность По вопросам 1       2       3       ...       3.2. Самостоятельно принимать решения по следующим вопросам: 3.2.1. __________________________ 3.2.2. __________________________ 3.2.3. __________________________ 4. Ответственность 4.1. На данной должности сотрудник несет ответственность за: 4.1.1. __________________________ 4.1.2. __________________________ 4.1.3. __________________________ 4.1.4. __________________________ 4.2. Работу сотрудника на данной должности непосредственный руководитель оценивает на основе показателей: 4.2.1. __________________________ 4.2.2. __________________________ 4.2.3. __________________________ 4.2.4. __________________________ 5. Квалификация Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации: № п/п Квалификационные характеристики Периодичность/ срок исполнения 1 Образование 1. 2. 3. 2 Специальность 1. 2. 3. 3 Опыт работы (минимальный стаж работы по специальности) 1. 2. 3. ...     6. Знания Сотрудник на данной должности должен обладать следующими знаниями: 6.1. __________________________ 6.2. __________________________ 6.3. __________________________ 6.4. __________________________ 7. Взаимодействие 7.1. Для достижения общих целей организации и эффективного исполнения своих обязанностей сотрудник на данной должности взаимодействует и регулярно обменивается информацией: 7.1.1. С другими сотрудниками своего подразделения: Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения         7.1.2. С сотрудниками других подразделений внутри компании: Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения         7.1.3. С сотрудниками других организаций: Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения         Опросник заполнили: «___»______________200__года Сотрудник:    (должность.)   /    (Ф.И.О.)    Руководитель:    (должность.)   /    (Ф.И.О.)

При внедрении любых внутренних регламентирующих документов важно, чтобы они не противоречили действующему законодательству и не ущемляли законных прав работников. На начальных этапах развития нашей компании появилось множество должностей, названия которых не предусмотрены классификатором профессий. Для того чтобы выполнить требования КЗоТ, мы провели большую работу по унификации названий должностей:

• менеджеры по персоналу собирают подробные данные об обязанностях сотрудников, занимающих различные должности;
• работники отдела кадров в каждом конкретном случае подбирают в классификаторе название профессии (должности), которое максимально соответствовало бы выполняемым функциям.

Очень важно, что в процесс создания должностных инструкций в нашей компании вовлечены и сотрудники подразделений, и их непосредственные начальники. Фактически для руководителей участие в разработке инструкции является своего рода «тренингом» по их использованию, что значительно облегчает ее внедрение в процесс управления.

Точно так же стандартизована разработка других регламентов. Соблюдение единых требований позволяет значительно сократить сроки сбора первичной информации и оформления документов, а использование типовых опросников экономит время и силы руководителей подразделений.

Особенно интересным для нас был опыт разработки «Политики использования корпоративной мобильной связи» (приложение 2). Так сложилось, что в нашей компании регулирование этих вопросов взял на себя департамент по работе с персоналом. Служебный мобильный телефон сейчас не привилегия, а необходимый рабочий инструмент, поэтому очень важно, чтобы в компании были правила его использования — единые, однозначные и понятные для всех.

Приложение 2 Политика использования корпоративной мобильной связи сотрудниками ПТК ООО «Агромат» (фрагмент) Содержание: Общие положения. Условия предоставления мобильной связи. Правила пользования мобильной связью. Процедура контроля использования лимитов. Процедура подключения мобильных телефонов. Процедура передачи мобильных телефонов. Ответственность за применение. Приложения. 1. Общие положения. Настоящей политикой определяются основные положения и правила, которыми должны руководствоваться: а) сотрудники ПТК ООО «Агромат» (далее — компания) — пользователи мобильных телефонов (далее — МТ); б) руководители, имеющие право оценивать потребность в мобильной связи для своих подчиненных; в) сотрудники департамента информационных технологий, отвечающие за эксплуатацию мобильных средств связи. Мобильные телефоны — технические средства, которые компания предоставляет сотрудникам для обеспечения оперативного выполнения должностных обязанностей. Затраты на мобильную связь составляют значительные суммы, влияющие на оперативные расходы компании. Цель настоящей политики — установить контроль над этими расходами и упорядочить процедуру предоставления мобильной связи сотрудникам компании.

Создание и внедрение «Политики использования корпоративной мобильной связи» проходило поэтапно:

1. Анализ ежемесячных расходов всех сотрудников компании на мобильную связь. Расходы каждого человека обсуждались с непосредственными руководителями на местах.

2. Соотнесение расходов на обеспечение мобильной связи с реальными потребностями (для каждого сотрудника). При этом учитывались:

• выполняемые человеком функции;
• частота контактов с внутренними (сотрудниками компании) и внешними клиентами;
• количество командировок в пределах страны;
• наличие командировок за границу;
• особенности организации рабочего процесса (в офисе, на территории склада, в пределах города и т. д.).

3. Оптимизация расходов на мобильную связь для сотрудников всех подразделений: выбор оптимальных тарифных планов и установка предельных сумм (лимитов) расходов для каждой должности/группы должностей.

4. Разработка и внедрение правил использования мобильных телефонов, в которых установлен единый для всех порядок:

• предоставления и возврата корпоративных терминалов (мобильных телефонных аппаратов);
• установки тарифного плана, перехода на другой тарифный план;
• предоставления льгот для сотрудников;
• распределения зон ответственности для обеспечения контроля за использованием мобильной связи персоналом компании.

В правилах также приведены образцы бланков для оформления всех описанных процедур (приложение 3).

Приложение 3 Информационное сообщение Данная информация касается всех сотрудников компании, пользующихся служебной мобильной связью. Во избежание недоразумений при оплате расходов за использование услуг мобильного оператора, каждый сотрудник, имеющий право пользоваться служебной мобильной связью, должен знать установленные для каждой конкретной должности: тарифный план (пакет услуг); лимит. Особое внимание следует обратить на так называемые безлимитные пакеты услуг. Их можно назвать «безлимитными» только условно, поскольку каждым таким договором предусмотрен определенный тарифный план — фиксированное количество предоплаченных минут соединения. Несоблюдение условий контракта может повлечь за собой перерасход денежных средств, причем суммы перерасхода автоматически вычитаются из заработной платы сотрудника. Эту информацию должен знать каждый работник, поскольку ответственность за расходы и их контроль лежит на каждом персонально. Каждый руководитель подразделения, в свою очередь, обязан ознакомить сотрудников с новыми лимитами, принятыми в ноябре 2008 года. Всю информацию в отношении своих тарифных планов можно узнать: в департаменте информационных технологий, обратившись к ответственному лицу    (Ф.И.О.)   ; в департаменте по работе с персоналом, обратившись к ответственному лицу    (Ф.И.О.)   . В случае возникновения каких-либо недоразумений в отношении оплаты за услуги мобильной связи, необходимо обратиться в департамент по работе с персоналом. Каждое обращение будет рассматриваться индивидуально на основе полного анализа информации (включая распечатку звонков). Напоминаем также, что подключение к служебной мобильной связи новых сотрудников или переход на другие лимиты работающих сотрудников осуществляются в порядке, прописанном Политикой использования служебной мобильной связи, принятой в компании, т. е. через оформление служебной записки установленного образца. Все процедуры, относящиеся к подключению/ переключению и т. д. служебной мобильной связи, осуществляются при ЛИЧНОМ непосредственном участии каждого сотрудника. Департамент по работе с персоналом

5. Ознакомление сотрудников с установленными лимитами, проведение с ними разъяснительной работы о тарифных планах и правилах использования мобильной связи (приложение 4).

Приложение 4 Генеральному директору ПТК ООО «Агромат»    (должность сотрудника)       (Ф.И.О. сотрудника)    Служебная записка Прошу разрешить мне подключиться к корпоративному пакету мобильной связи, необходимой для выполнения служебных обязанностей. Лимиты (грн.) 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 550 «___»__________ 200__года. Сотрудник:    (Ф.И.О.)   / _________ «Согласовано» Руководитель:    (Ф.И.О.)   / ________ «Согласовано» Директор по персоналу:    (Ф.И.О.)   / ________

Внедрение «Политики использования корпоративной мобильной связи» в нашей компании позволило:

• сократить расходы;
• оптимизировать процессы учета и контроля расходов;
• соблюсти принципы справедливости и обеспечить индивидуальный подход к сотрудникам, занимающим различные должности;

Теперь практика выделения лимитов на мобильную связь стала понятной и открытой.

Надо отметить, что «Политика использования мобильной связи» — самый трудоемкий из всех регламентирующих документов, разработанных и разрабатываемых в компании «Агромат». Ее создание потребовало большого профессионального мастерства менеджеров по персоналу: умения аргументировать свое мнение, анализировать и систематизировать большие потоки информации.

На наш взгляд, умение создавать, внедрять и использовать нормативные, регламентирующие и информационные документы (в традиционной — «бумажной» форме и в электронной), вести базы данных — неотъемлемая часть работы менеджера по персоналу. Чем искуснее он может «работать с бумагами», тем эффективнее окажет помощь руководителям в налаживании системной работы с персоналом. Главное — не забывать, что формализация бизнес-процессов и взаимоотношений необходима не ради самой формализации (это бюрократия), а для оптимизации рабочего процесса, мотивации сотрудников к более успешной работе.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»