Усе частіше хворим працівникам «видають» електронний лікарняний (далі — е-лікарняний), а з 1 жовтня 2021 року система охорони здоров’я має повністю перейти на такі лікарняні. У зв’язку із цим у роботодавців виникає багато запитань про те, що їм робити, коли працівник приніс е-лікарняний. Розглянемо алгоритм дій працівника і роботодавця в цій ситуації.
КРОК 1. Дії працівника, якому відкрито е-лікарняний
Працівник має відразу повідомити роботодавця про те, що йому відкрили е-лікарняний. Зробити це він може будь-яким зручним способом, наприклад по телефону або через будь-який додаток, наприклад Viber, тощо.
Бажано заздалегідь організувати на підприємстві процедуру сповіщення працівником відповідних служб, що займаються лікарняними (наприклад, відділу кадрів, бухгалтерії або комісії із соціального страхування).
У будь-якому випадку до відома працівників потрібно довести, що вони зобов’язані повідомляти про наявність у них лікарняних. Чому це важливо, розповімо далі.
КРОК 2. Пошук лікарняного в реєстрі
Якщо працівникові відкрили е-лікарняний, значить, інформацію про це внесено до електронного Реєстру листків непрацездатності (далі — Реєстр). Порядок організації та ведення Реєстру затверджений постановою КМУ від 17.04.2019 р. № 328 (далі — Порядок № 328). Сформований е-лікарняний стане доступним для перегляду в день його створення.
Інформація з Реєстру надається застрахованим особам і страхувальникам (роботодавцям) за період перебування особи в трудових відносинах із ними.
Інформація надається через електронні кабінети (наприклад, кабінет страхувальника) зареєстрованим користувачам на вебпорталі послуг Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) у вигляді витягу з Реєстру. Це і буде е-лікарняний, на підставі якого нараховують допомогу.
Пошук відомостей у Реєстрі здійснюється за прізвищем, іменем, по батькові та датою народження застрахованої особи, її реєстраційним номером облікової картки платника податків (п. 17 Порядку № 328).
При переході за кнопкою «Дані з Електронного реєстру листків непрацездатності» в розділі «Страхувальникам» в особистому кабінеті роботодавця відкривається можливість проглядання всіх записів про тимчасову непрацездатність працівників, зареєстрованих у Реєстрі.
Працівник повідомив, що йому відкрито е-лікарняний. Але підприємство не знаходить у реєстрі інформацію ні про цього працівника, ні про його лікарняний. Що робити в цьому випадку?
Якщо роботодавець не знаходить конкретний е-лікарняний, то причиною цього може бути незбіг даних працівника (П. І. Б., дата народження, податковий номер особи) у реєстрі пацієнтів МОЗ і реєстрі застрахованих осіб ПФУ. Через це система не ідентифікує хворого як застраховану особу й інформація не синхронізується з Реєстром. Щоб виправити це, потрібно перевірити:
працівникам — свої анкетні дані в декларації, підписаній із лікарем, і, якщо потрібно, виправити їх;
роботодавцям — відомості про застрахованих осіб, подані ними у звітах до ПФУ (персоніфікація).
КРОК 3. Перевірка е-лікарняного
Листок непрацездатності як електронний документ має містити таку інформацію:
єдиний реєстраційний номер;
період тимчасової непрацездатності;
інформацію про тимчасово непрацездатну людину (П. І. Б., ІПН);
причину непрацездатності;
найменування та ідентифікаційний код медичної установи, що видала листок;
спеціальний КЕП або електронну печатку (див. роз’яснення на сайті ФСС від 22.07.2021 р.).
На замітку: підприємство самостійно вирішує, у якому вигляді зберігати в себе е-лікарняний: у паперовому у вигляді роздруківки (на сьогодні ця функція на порталі ПФУ поки що не доступна) чи електронному.
Працівникові відкрили декілька е-лікарняних, оскільки він продовжує хворіти. Яка нумерація має бути у таких лікарняних?
Якщо оформлено декілька медичних висновків, які становлять один випадок тимчасової непрацездатності, то е-лікарняний формують у порядку черговості створення медвисновків. У цьому випадку кожен наступний е-лікарняний формують у Реєстрі як продовження першого (міняється дата закриття), з додаванням наступного порядкового номера після дефіса до унікального номера першого листка непрацездатності. Наприклад, нумерація може бути така: «2000000021-1», «2000000021-2», «2000000021-3» тощо. Така серія е-лікарняних становить один страховий випадок.
Правда, на сьогодні в разі продовження періоду непрацездатності в е-лікарняних іноді проставляють різні унікальні номери (через технічні складнощі у програмному забезпеченні), і зрозуміти, що це один страховий випадок (а значить, оплачувати перші п’ять днів непрацездатності роботодавець має тільки один раз), можна за номером самого страхового випадку, який зазначається в таких е-лікарняних.
КРОК 4. Призначення допомоги: визначаємо строк
Як було зазначено, е-лікарняний доступний для перегляду в день його створення. При цьому він відразу має передбачувану дату закінчення хвороби і статус «Закритий». Але оплачувати його потрібно після завершення строку тимчасової непрацездатності, зазначеного в цьому листку (адже такий період може змінитися).
Е-лікарняний уважається виданим із наступного дня після дати його закриття (п. 3 розд. II Порядку, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234, далі — Порядок № 1234).
Щоб легко було відстежувати закінчення періоду хвороби, статус е-лікарняного автоматично змінюється на «Готовий до сплати» (у загальному випадку — наступного дня після закриття е-лікарняного).
Важливо: до завершення перехідного періоду (до 1 жовтня 2021 року) е-лікарняні вважаються виданими і стають готовими до оплати через 5 днів після закриття.
Після появи запису «Готовий до сплати» допомогу вже можна призначати.
У разі створення е-лікарняного у зв’язку з вагітністю і пологами допомогу можна призначати відразу після відкриття (п. 1 розд. III Порядку № 1234).
КРОК 5. Засідання комісії із соцстрахування
Отримання е-лікарняного не впливає на процедуру призначення, розрахунку і виплати матеріального забезпечення, тобто в цьому питанні після впровадження е-лікарняних нічого не змінилося.
Рішення про призначення допомоги із соцстрахування приймає комісія (уповноважений) із соціального страхування, яка створюється на підприємстві (або фізособою-підприємцем) незалежно від форми власності, на якому працює 15 і більше чоловік.
Якщо працівників менше, обирається уповноважений із соцстрахування. На новоствореному підприємстві комісія (уповноважений) створюється (обирається) у місячний строк після його держреєстрації (п. 1.9 Положення, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 р. № 13).
Основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться не рідше двох разів на місяць. Рішення комісії (уповноваженого) оформляються протоколом у день їх прийняття.
Призначити працівникові матеріальне забезпечення на підставі готового до оплати е-лікарняного (тобто провести засідання комісії) потрібно протягом 10 календарних днів (далі — к. д.) з дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності (ст. 32 Закону від 23.09.1999 р. № 1105-XIV, далі — Закон № 1105). Нагадаємо, для паперових лікарняних строк призначення допомоги становив 10 к. д. з дня отримання лікарняного від працівника.
КРОК 6. Розрахунок суми допомоги
У порядку цього розрахунку також нічого не змінилося. Як і раніше, бухгалтерія підприємства обчислює суму виплати виходячи з розрахункового періоду і страхового стажу працівника згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
КРОК 7. Подання до ФСС заяви-розрахунку на отримання коштів
Після призначення допомоги комісією із соцстрахування протягом 5 робочих днів (як для паперових, так і для е-лікарняних) до ФСС потрібно подати заяву-розрахунок (п. 2 Порядку, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 р. № 12, далі — Порядок № 12).
Тобто строк подання заяви-розрахунку становить 15 днів: 10 к. д. плюс 5 робочих днів із дати видачі е-лікарняного (статус «Готовий до сплати»).
Щоб підприємство не пропустило зазначені строки, важливо, щоб працівники своєчасно повідомляли про видані їм лікарняні. Адже, по-перше, від дати подання роботодавцем заяви-розрахунку залежить дата фінансування допомоги Фондом. А по-друге, затримка з поданням заяви-розрахунку може бути розцінена Держінспекцією з праці (вона має право це контролювати) як інші порушення законодавства про працю з накладенням відповідних штрафних санкцій.
За якою формою подається заява-розрахунок для е-лікарняних?
Форма заяви-розрахунку для е-лікарняних наведена в додатку 1 до Порядку № 12. Правда, є деякі особливості:
у такого лікарняного відсутня серія, але йому присвоюється унікальний номер;
у е-лікарняному трохи відрізняються причини непрацездатності.
Увага! Випадки тимчасової непрацездатності, оформлені паперовим листком непрацездатності та е-лікарняним, уважаються різними страховими випадками. Тому роботодавець має подати заяви-розрахунки окремо за кожним видом лікарняних. Тобто в одній заяві-розрахунку не можуть бути зазначені паперові та е-лікарняні.
Телефон гарячої лінії ФСС із питань оплати е-лікарняних: 0-800-501-892.
КРОК 8. Виплата допомоги працівникові після отримання коштів від ФСС
Після надходження страхових коштів на спецрахунок роботодавець повинен видати працівникам суми допомоги з тимчасової непрацездатності (по вагітності та пологах) у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (ст. 32 Закону № 1105), або відразу після отримання коштів від ФСС.
Нагадаємо, страхувальник повинен відзвітувати перед ФСС протягом місяця з дня проведення виплат. У разі неподання повідомлення про виплату протягом трьох місяців робочі органи ФСС проводять перевірку використання страхувальником коштів Фонду. Форму повідомлення наведено в додатку 2 до Порядку № 12.
Вас може зацікавити
Обов’язок роботодавця вести Журнал реєстрації листків непрацездатності передбачений статтею 739 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама