Благодаря стремительному развитию технологий, представители многих профессий без особых сложностей могут переходить работать из офиса домой. Причин этому может быть огромное количество: создание специализированных удаленных команд, ремонт в офисе или же временные меры профилактики вирусных заболеваний, как это происходит сейчас.

В свете последних событий, даже такой корпоративный гигант как Google отправляет своих сотрудников на «удаленку». Многие мировые компании, в том числе Amazon и Facebook, придерживаются такой же тактики. Если вы уже отправили сотрудников работать домой или только собираетесь, то эта статья для вас.

Мы обсудим, как перевести сотрудников на удаленное сотрудничество без вреда для рабочего процесса, и что делать для поддержания и развития корпоративной культуры на расстоянии.

Правило № 1. Правильная коммуникация

В первую очередь, после перехода целой команды на удаленное сотрудничество страдает коммуникация. Сотрудникам, которые привыкли постоянно общаться в офисе, быстро получать ответы на возникшие вопросы, проводить митинги и «летучки», может быть первое время некомфортно обсуждать таски в онлайне. Главная задача HR-специалиста в этом вопросе — проконтролировать переход сотрудника из офлайна в онлайн и создать все необходимые условия.

Не менее важна коммуникация компании и сотрудников. В период, когда персонал работает удаленно, стоит как можно чаще общаться с ними через информационные каналы, особенно по вопросам работы из дома.

Напишите памятку для сотрудников, которая содержит такие пункты:

• пояснение, как будет происходить работа из дома (график, оплата работы, изменения порядка отчетности);
• перечислите рабочие чаты, в которых будут обсуждаться задачи;
• напомните, как можно получить необходимые доступы и к кому обращаться;
• укажите, как можно получить технику для работы из дома.

Также всем командам необходимо предоставить условия для регулярных митингов в онлайн-формате. Для этого можно использовать такие программы как:

• Skype с групповым видеочатом до 50 человек и возможностью демонстрировать презентации, видеозаписи и т. д.
• Slack, где в платной версии возможен созвон до 15 человек.
• Zoom с возможностью бесплатно организовать конференцию до 100 участников.
• Google Hangouts, который позволяет организовать конференцию до 10 участников, а еще делиться файлами и изображениями в чате.
• BlueJeans, в котором на платной основе можно организовать видеозвонок до 100 участников, а также конференцию до 15 000 участников.

Кроме видеозвонков, вам могут понадобиться:

• Использование рабочей электронной почты (настройка через рабочие клиенты MailBird, Mozilla Thunderbird, The Bat и т. д.).
• Облачные инструменты управления проектами, такие как JIRA или Trello.
• Инструменты тайм-трекинга.
• Пространство для совместной работы, вроде Confluence или Basecamp.

Удаленная работа требует прозрачности и налаживания процессов в режиме онлайн. Но не забывайте, что организация правильной коммуникации в команде — не только забота HR-специалиста, а и проджект-менеджеров, тимлидов и каждого участника команд. Важно, чтобы сотрудники понимали собственную ответственность за исправность техники, стабильное интернет-соединение и самоорганизацию.

Правило № 2. Эффективные митинги

Перенести коммуникации в онлайн не так просто, как кажется на первый взгляд. То, что можно было обсудить на митинге в офисе, иногда можно решить путем голосования в общем чате или в формате опроса. Вам не всегда нужны звонки, поскольку они действительно занимают много времени у специалистов. В удаленной работе все, что можно решить в переписке, решается в переписке. Когда же звонки действительно необходимы, они должны проходить эффективно:

• Используйте звонки для решения совместных задач и общих действий.
• Созвон должен иметь конкретную тему, с которой ознакомлены участники.
• Участникам необходимо быть готовыми к теме запланированного звонка.

Что касается общих собраний с СЕО или главами отделов, то они должны не отменяться, а просто переходить в онлайн. Помните, каждый сотрудник нуждается в ощущении причастности к корпоративной культуре, особенно, когда он не находится в стенах офиса.

Правило № 3. Объединяющая корпоративная культура

По данным отчета Igloo, около 70% сотрудников чувствуют себя отстраненно, работая на удаленной основе. Именно поэтому HR-специалисту так важно поддерживать командный дух.

Ведь в функции HR-менеджера входит не только организация совместной работы, а и отдыха. Поощряйте создание неформальных корпоративных чатов в период удаленной работы, организуйте креативные мозговые штурмы. Постоянно публикуйте официальную информацию со стороны компании, чтобы сотрудники всегда были в курсе событий.

У персонала не должно зарождаться ощущение, что они будто бы выпадают из офисной жизни и корпоративных праздников. Подумайте, как вы сможете воссоздать эту атмосферу и объединить коллектив после их возвращения в офис. Возможно, стоит запланировать тимбилдинги или небольшой корпоратив.

Правило № 4. Культ доверия

Прежде всего: доверяйте своей команде. Ваши сотрудники абсолютно никак не меняются как профессионалы, работая из дома. Многие руководители опасаются, что удаленная работа снижает производительность из-за отсутствия полноценного контроля.

Но данные двухлетнего исследования, проведенного в Стэнфордском университете, эти опасения опровергают. Удаленная работа не снижает, а наоборот повышает производительность, эквивалентную офисному full-time. Сотрудники, которые трудились дома, отрабатывали чаще в полную смену. Они экономили время, которое обычно затрачивается на отвлекающие разговоры за чашечкой кофе в офисе, опоздания на работу и желание отпроситься пораньше, чтобы успеть уделить время семье.

Если вы однажды наняли умных, надежных работников, они так и останутся умными и надежными, даже если вы не «стоите у них над душой» в офисе. Как говорит Джейсон Фрид в своей книге «Remote. Офис не обязателен»: «Если вы не можете позволить своим сотрудникам работать из дома из-за страха, что они будут работать без вашего присмотра, вы няня, а не менеджер».

Таким образом, задача HR-менеджера на период удаленной работы — сделать все возможное со стороны компании, чтобы сотрудник имел необходимые условия для комфортной работы дома и ощущал причастность к общему делу. Все остальное зависит от самого человека, переходящего на «удаленку». На практике, хороший работник выполняет задачи качественно, где бы он не находился, просто дайте ему время на адаптацию.

Елена Леонова
Hurma