У матеріалі ви знайдете декілька дієвих інструментів з тайм-менеджменту, використовуючи які ваше планування перейде на новий рівень.
Але спочатку проведіть аудит, як ви керуєте часом і плануєте справи. Для цього дайте відповіді на такі питання:
Як зазвичай ви плануєте?
Який відсоток запланованого вдається зробити? Що це за справи? Чи є у цьому списку пункти, які кочують із дня у день, але так і залишаються невиконаними?
Чи є у вашому списку справ час для себе? Це може бути відпочинок, хобі, спорт, зустрічі з рідними та друзями.
Створіть список всього, що вам треба зробити та про що подумати. Пишіть все, що стосується робочих справ та особистого життя, вивантажуйте з голови всі завдання, адже для того щоб планувати, вам потрібен ментальний простір.
Категоризація. Подивіться на весь список справ: які категорії ви там бачите, наприклад, робочі завдання, побутові справи, сім’я тощо. На цьому етапі не створюйте нові категорії, просто розкладіть вже виписані справи відповідно до категорій.
Подивіться на отриманий список. Хто або що вам може допомогти з тими чи іншими справами? Що з цього ви можете делегувати або попросити когось вам допомогти? Коли визначились, зробіть пріоритизацію: що зі списку треба зробити першочергово, а що — відкласти. На цьому етапі відбувається структуризація завдань, а рутинні задачі вже не так будуть лякати.
Наступним кроком необхідно визначити для себечас відпочинку та відновлення, адже будь-які задачі потребують енергії та ресурсу. Щоб не вигоріти й не втомитися, внесіть у свій щоденний список час для відпочинку: це може бути хобі, спілкування з друзями, навчання, одним словом, все, що вас наповнює і заряджає енергією.
Планування наступного тижня. Щонеділі або в понеділок зранку плануйте свій тиждень. Зробіть це в зручному для вас форматі: електронний календар, паперовий органайзер, дошка або аркуш А4 — будь-який зручний і зрозумілий вам формат. Розсортуйте задачі за днями та категоріями, які ви створили у п. 2. Не забудьте внести в цей список побутові задачі та час відпочинку. Важливо зазначити, що відпочинок краще не переносити на інший день, на відміну від поточних справ, які можуть бути зроблені пізніше.
Інструмент № 2: «Сім кроків до ефективного використання свого часу»
Люди набагато краще планують, коли мають цілі, тож розглянемо ефективне планування через призму цілепокладання.
Крок 1. Визначте свої життєві та професійні цілі, подумайте, яке ідеальне для вас професійне та особисте життя ви б хотіли. Випишіть у довільній формі відповіді на питання:
Які ваші мрії та ідеали?
Чого ви хочете у своєму житті?
Що для вас важливо?
Які цінності для вас мають значення?
Які у вас здібності, таланти, знання?
Крок 2. Визначте свої життєві ролі:
Хто ви? Які ролі виконуєте у своєму житті?
Ви професіонал, спеціаліст, керівник, колега, мати / батько, син / донька тощо.
Від кого ви залежите? Хто залежить від вас? Це допоможе структурувати життєві та професійні ролі.
Крок 3. Коли виписали та структурували ролі, випишіть ваші стратегічні цілі згідно з ролями (1 ключова ціль на кожну роль).
Крок 4. Випишіть ваші стратегічні задачі на 1 рік (по 2–3 ключові задачі).
Крок 5. Пріоритизація та коригування задач щотижня та щомісяця. Виділяйте час для планування тижня, вносьте задачі, пов’язані із досягненням цілей.
Крок 6. Виділяйте час для аналізу поточних задач:
Наскільки якісно ви прожили цей день, тиждень, місяць?
Наскільки наблизилися до мети?
Як ви хочете рухатися далі, і чи це відповідає тому, де хочете бути через рік?
Крок 7. Дбайте про особисту ресурсність:
Час для відпочинку та відновлення.
Що ви робите для того, щоб мати енергію для досягнення мети?
Не обов’язково встигати все, важливо робити найважливіше, але при цьому відсікати те, що непотрібно і забирає час.
Оцінюйте та плануйте адекватно. Це означає планувати відповідно до ваших можливостей, не будьте надто вимогливими до себе, проте й не витрачайте час на речі, які вам насправді не потрібні.
Ставте цілі, а не мрії. Мета — це мрія, до якої ми рухаємося. Саме рух до цілі вирізняє її від мрії або бажання.
Подолайте прокрастинацію. Всім добре знайома ситуація: коли треба зробити щось важливе, ми весь час відкладаємо це на потім, при цьому в нас з’являються інші «важливі» справи: гортання стрічок соціальних мереж та інше. В такі моменти важливо «зловити себе» і спитати: «А що я насправді роблю? Чому я це роблю? Що б я мав(-ла) робити натомість?». Тобто важливо усвідомити ЩО конкретно ви робите. Подолання прокрастинації — це певна навичка, яку можна і треба розвивати.
Виділяйте час для відпочинку. Добре працює той, хто якісно і вчасно відпочиває та відновлює сили. Тому не варто нехтувати цим. Для реалізації ваших неймовірних цілей, планів, ідей потрібні сили, тож відновлюйте їх своєчасно.
Навчіться говорити «ні», коли до вас звертаються із додатковим проханням чи завданням, які не стосуються вашої роботи і цілей. Можна робити невеличкий тест: наскільки та чи інша пропозиція або завдання наближає вас до цілі, відповідає вашому прагненню. Якщо ні, то сміливо відмовляйтеся. Не думайте, що ви виглядатимете егоїстами чи грубими — просто навчіться аргументувати та ввічливо відмовляти, щоб зберегти хороші стосунки.
Фокусуйтеся на одній задачі в конкретний проміжок часу. Мультизадачності не існує, наш мозок здатний концентруватися на одній задачі в конкретний проміжок часу. Тому намагання робити багато речей в один проміжок часу веде до неврозу і перенапруження. Доцільніше виконати одну задачу, а потім перейти до іншої — так можна зберегти власну психічну енергію.
Інструмент № 4: «Матриця Ейзенхауера»
«У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не завжди важливі, а важливі не завжди термінові», — говорив американський президент Дуайт Ейзенхауер.
Дана методика була описана в книзі Стівена Кові «7 навичок високоефективних людей» https://hrliga.com/docs/SKovi_7Habits.pdf і виглядає наступним чином відповідно до порядку пріоритетності:
Важливе і термінове = ЗРОБИТИ
Важливе і нетермінове = ВІДКЛАСТИ
Неважливе і термінове = ДЕЛЕГУВАТИ
Неважливе і нетермінове = ВИДАЛИТИ
ЗРОБИТИ
Це завдання, які впливають на довготривалі плани, і при цьому їх потрібно розв’язати терміново.
ВІДКЛАСТИ
Завдання з цього блоку важливі у перспективі, але не мають нагального характеру, наприклад, це формування нової лінійки продуктів, нові проєкти, які наразі не є терміновими, але якщо ними не займатися, то в перспективі вони можуть перейти в квадрат ЗРОБИТИ. Тому важливо планувати і виділяти час на ці справи, поки вони не стали нагальними й терміновими.
ДЕЛЕГУВАТИ
Це термінові та нагальні справи, які не є ключовими для довгострокових цілей і можуть бути вирішені без вашого активного залучення. Тобто ви можете їх делегувати іншим людям — колегам, членам родини. Таке делегування оптимізує загальне навантаження і сприяє командній роботі.
ВИДАЛИТИ
Це неважливі, нетермінові справи, які не впливають на ваші цілі, а часом, навпаки, заважають. Це може бути, наприклад, перегляд соціальних мереж, виконання чужих прохань.
Висновок
У матеріалі розглянуто чотири інструменти тайм-менеджменту та персональної ефективності, обирайте найбільш привабливий для вас інструмент, а можливо, ви знайдете свій індивідуальний метод, і користуйтеся, адже планування свого часу, справ, стратегічне цілепокладання — це навички високоефективних людей, які можна і треба розвивати.
Вас може зацікавити
Кадрова система «КАДРИ.UA»
Сучасна система кадрових рішень від бренду № 1 на ринку України «КАДРОВИК.UA»
Створена за участі кадровиків-практиків
Доступ до системи 24/7
Містить гарячу стрічку щоденних змін у законодавстві
Надає безліміт консультацій від провідних експертів редакції
Має зрозумілий інтерфейс системи та власного кабінету. Все зручно та під рукою
Ласкаво просимо
Реклама
