Всем нам хорошо знакома процедура увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон и по другим причинам, но, к сожалению, бывают случаи, когда работодателю неожиданно сообщают о смерти работника. Как правильно оформить все кадровые документы на увольнение согласно законодательству Украины и провести необходимые выплаты в связи со смертью?

Что делать, когда в организацию позвонили и сообщили о смерти вашего сотрудника? Прежде всего нужно внести отметки в табель учета рабочего времени об отсутствии работника на рабочем месте, чтобы не допустить лишних начислений, которые потом не будет возможности удержать. Это может быть обозначение «Д» — другие причины неявок, или «НВ» — неявки по невыясненным причинам. Можно одновременно задокументировать факт извещения о причине отсутствия работника докладной запиской на имя директора компании, в которой указать, кто, когда и каким образом сообщил о смерти работника. Докладная записка может быть написана как работником, получившим сообщение, так и непосредственным руководителем.

Следующим шагом работодателя должно быть издание приказа об увольнении на основании свидетельства о смерти. К моменту получения свидетельства работодатель не может уволить работника на основании других официальных документов, в том числе на основании справки о смерти.

Если смерть работника произошла на временно неконтролируемой территории Украины, никакие документы из бюро судебной медэкспертизы или из местных органов ЗАГСа, находящихся на данной территории, не имеют юридической силы, несмотря на то, что они были выданы на украинских бланках. Для получения юридически действительного свидетельства о смерти родственники умершего должны обратиться в украинские органы регистрации актов гражданского состояния или в суд. Работодатель также имеет возможность самостоятельно получить свидетельство о смерти работника, обратившись в суд.

В случаях, когда работник умер за границей, родственникам, которые находятся в Украине, необходимо оформить повторное свидетельство о смерти.

Также может произойти ситуация, когда у работника нет родственников либо они не имеют возможности или желания предоставлять предприятию свидетельство о смерти или его нотариально заверенную копию. В таком случае предприятие должно самостоятельно обратиться в орган, в котором было зарегистрирована смерть работника, для получения официального подтверждения факта регистрации смерти. Если информации о том, где именно зарегистрирована смерть работника, на предприятии нет, необходимо обратиться с запросом во все органы, где могла происходить такая регистрация.

Только при наличии юридически действительного свидетельства о смерти работодатель может издать необходимый приказ и вывести сотрудника из списков учетного состава предприятия. Согласно письму Минсоцполитики от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10, датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника — независимо от того, работал в этот день умерший или нет. При этом дата приказа об увольнении может не совпадать с датой смерти.

В трудовой книжке умершего сотрудника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью» и указывается номер и дата приказа. Трудовая книжка умершего выдается ближайшим родственникам под расписку или по их требованию направляется по почте. Основанием для выдачи трудовой книжки будет заявление на имя руководителя предприятия, к которому прилагаются документы, подтверждающие смерть работника и родство заявителя с умершим. Если никто из родственников умершего не обратился за трудовой книжкой, ее следует хранить на предприятии в течение 50 лет. Затем она может быть уничтожена в установленном порядке. В книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче трудовой книжки членам семьи умершего работника.

В соответствии со статьей 1227 Гражданского кодекса Украины сумма заработной платы, которая полагалась умершему работнику, но не была им получена при жизни, а именно: заработная плата за фактически отработанное время, пособие по временной нетрудоспособности, компенсация за неиспользованные дни отпуска, другие выплаты выплачиваются членам семьи умершего или его наследникам. Согласно ст. 116 КЗоТ, все выплаты осуществляются в день увольнения, а если сотрудник не работал в этот день, то указанные суммы следует выплатить не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. То есть соответствующие суммы должны быть выплачены членам семьи умершего по их заявлению на следующий день. В случае, если никто из родственников умершего на предприятие не обратился, заработная плата включается в состав наследства. Тогда получить ее смогут только наследники на основании свидетельства о наследстве. Также следует помнить, что согласно ст. 22 п. 3 Закона Украины «Об отпусках» отчисления с заработной платы за неотработанные дни отпуска в случае смерти работника не производятся.

Кроме обязательных выплат, причитающихся умершему работнику, в соответствии со ст. 20 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» родственникам умершего также может предоставляться помощь на погребение, которая является одним из видов материального обеспечения, выплачиваемого за счет средств ФСС (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших от несчастного случая на производстве). Такая помощь предоставляется только по основному месту работы за счет уплаченных страховых взносов. Помощь в случае смерти работника предоставляется члену его семьи или другим юридическим или физическим лицам, осуществившим его погребение. Пособие на погребение застрахованного лица или лица, находившегося на его иждивении, предоставляется в размере, который устанавливается правлением Фонда, но эта сумма не может быть меньшей, чем размер прожиточного минимума, установленного законом (ст. 28 Закона № 1105).

Согласно Постановлению правления Фонда социального страхования Украины «Об установлении размера пособия на погребение» от 08.02.2017, с 1 марта 2017 установлен размер пособия на погребение на уровне 4100 гривен. Такая помощь может быть выплачена на основании следующих документов: на погребение застрахованного лица — заявление, свидетельство о смерти и выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан о смерти, на погребение члена семьи застрахованного лица — заявление, свидетельство о смерти и справка с места жительства о нахождении умершего члена семьи на иждивении застрахованного лица.

Согласно части 3 статьи 32 Закона № 1105, пособие на погребение назначается не позднее дня, следующего за днем обращения, и выплачивается не позднее следующего рабочего дня после получения страхователем страховых средств.

Кроме этого, предприятие может по своему усмотрению выплатить материальную помощь членам семьи умершего, если это предусмотрено политикой компании. Для ее получения необходимо заявление, копия свидетельства о смерти и приказ работодателя.

В соответствии со статьей 53 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», в случае смерти пенсионера пособие на погребение выплачивается в размере двухмесячной пенсии умершего лицам, осуществившим погребение, непосредственно органами Пенсионного фонда.

Издания для кадровиков

Ольга Александрова