Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Размещение рекламы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Январь 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Февраль 2020
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
242526272829 

Все события
Реклама
Библиотека статей / Практика кадровика
06.03.2008
Оформлення та ведення особових справ

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме.
Про загальні вимоги до ведення особових справ на підприємстві, про те, в якій послідовності готуються документи, що включаються в особові справи, та багато іншого ви дізнаєтеся зі статті. Наведено приклади заповнення таких документів.

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

  • опис документів;
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;
  • особовий листок з обліку кадрів;
  • автобіографія;
  • копії документів про освіту;
  • копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
  • заява про прийняття на роботу (контракт);
  • виписка з рішення конкурсної комісії;
  • наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити, керуючись рекомендаціями, викладеними у цій статті та статті «Облік персоналу».

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Заповнення документів, які включаються до особової справи

Опис документів

«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Додаток 1

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

Додаток 2

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Особовий листок з обліку кадрів

«Особовий листок з обліку кадрів» (додаток 3) заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.

Додаток 3

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения
Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

  • у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;
  • у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
  • у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;
  • у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті: селище Рогань Харківського району Харківської області;
  • у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):
    • вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
    • неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
    • середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
    • початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).

Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;

  • у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;
  • у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;
  • у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;
  • у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):
    • місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;
    • посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;

  • у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.

У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;

  • у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;
  • у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;
  • у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;
  • у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.

Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг

«ГАРЯЧА ЛІНІЯ»
БЕЗКОШТОВНИЙ СЕРВІС ДЛЯ ПЕРЕДПЛАТНИКІВ ЖУРНАЛУ «ДОВІДНИК КАДРОВИКА»
Телефонуйте на «гарячу лінію» з 9:00 до 13:00
ЗА СПЕЦІАЛЬНИМ КОДОМ
(шукайте на сторінках журналу)
(044) 537-09-29
На запитання відповідають ЕКCПЕРТИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ
Источник: HR-Лига Автор: Рожнов Віктор
Просмотров: 317796 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Унесення змін до штатного розпису
Особливості надання соцвідпусток на дітей
Щорічні відпустки: найактуальніші запитання
Документальне оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм
Військовий обов’язок: документальне оформлення часу відсутності працівника
Лікарняний лист
Уведомление о приеме на работу от «А» до «Я»
Відпустка для догляду за дитиною до 3 і до 6 років
Звільнення працівника з ініціативи роботодавця: як зробити це правильно?
Оформлення працівника на роботу: як зробити це правильно?
Класифікатор професій: як ним користуватися
Лікарняний під час відпустки: визначаємо гарантії для працівників
Покроковий алгоритм розрахунку відпускних
Неповний робочий час: норми робочого часу та відпускні тонкощі
Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю
Штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади
Виправляємо у трудовій книжці неправильні або неточні записи
Плюс святковий день, мінус святковий день: кадровий калейдоскоп для 2018 року
Доплата до мінімальної заробітної плати та нарахування єдиного внеску
Особливості роботи за сумісництвом
Працівник-новачок: зарплатно-трудові нюанси
Розірвання трудового договору та звільнення (у запитаннях та відповідях)
Відпустка без збереження зарплати: визначаємо непорушні правила
Нюансы расчета зарплаты в примерах
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток
Нова форма звіту № 3-ПН
Порядок ведення табелю обліку робочого часу
Призив, мобілізація, демобілізація працівника (у запитаннях та відповідях)
Трудовой договор: порядок заключения и виды
Актуальні запитання з марафону «Гаряча лінія: консультації»

Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Если Вам придется выбирать между интересной работой и прибыльной, то Вы…
Выберу интересную
Выберу прибыльную
Найду интерес в прибыли
А можно вообще не работать?

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2020 © МЕДИА-ПРО
2020 © HR-Лига
Copyright © 2005–2020 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.