Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Подписаться на рассылку





Facebook
Календарь событий
Сентябрь 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30      

Октябрь 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Все события
Реклама
Библиотека статей / Практика кадровика
30.01.2008
Облік персоналу
Рекомендації щодо оформлення та ведення облікових документів

Облік персоналу — важлива складова кадрового менеджменту та кадрового діловодства. На практиці дані зазначеного обліку широко використовуються під час розроблення поточних і перспективних планів розвитку персоналу, а також при обчисленні стажу роботи для призначення пенсій, оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, видачі довідок працівникам тощо.
Як заповнюються облікові документи, які існують особливості оформлення особових справ державних службовців, на підставі чого заповнюється та ведеться особова картка типової форми П-2 та багато іншого — у статті. Крім того, в матеріалі подано приклад обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці.

Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (далі — Перелік). Відповідно до Переліку обов’язковими обліковими документами є, зокрема, особові картки типової форми П-2, затвердженої наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277, і типової форми П-2 ДС, затвердженої наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343 (для державних службовців), та особова справа.

Облікові документи заповнюються так:

  • особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);
  • особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;
  • особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.

Зауважимо, що оформлення особових справ державних службовців має свої особливості і здійснюється відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

Заповнення та ведення особової картки типової форми П-2

Особова картка заповнюється на підставі опитування працівника та відомостей, які містяться у відповідних документах (паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.) по розділах у такій послідовності (додаток 1).

Додаток 1

Особова картка

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Зворотна сторона
Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

І. Загальні відомості

Пункт 1 — заносяться прізвище, ім’я, по батькові працівника в називному відмінку: Жук Петро Володимирович.

Пункт 2 — вказуються рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1940.05.26.

Пункт 3 — зазначається повна назва населеного пункту (в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку): село Скобці Баришівського району Київської області.

Пункт 4 — а) освіта на підставі документів (повна вища освіта — для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади III або IV рівня акредитації: інститут, консерваторію, академію, університет, з присвоєнням кваліфікації за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра; неповна вища освіта, базова вища освіта — для осіб, які закінчили технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади I або II рівня акредитації з присвоєнням кваліфікації за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста або бакалавра; повна загальна середня освіта — для осіб, які закінчили 10–11-й класи, отримали атестат про повну загальну середню освіту; базова загальна середня освіта — для осіб, які закінчили 5–9-й класи і отримали свідоцтво про базову загальну середню освіту; початкова загальна середня освіта — для осіб, які закінчили 1–4-й класи);
б) назва і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (технікуму (училища) коледжу, інституту, консерваторії, академії, університету): Київський політехнічний інститут, 1978 р. або Маловисторопський радгосп-технікум, 1989;
в) повна назва і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище № 5, м. Суми, 1989;
г) вид навчання: денний, вечірній, заочний (потрібне підкреслюють).

Пункт 5 — зазначається спеціальність за дипломом, свідоцтвом (для осіб, які закінчили: технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет): автоматика, телемеханіка та зв’язок на залізничному транспорті; обробка металів різанням.

Пункт 6 — вказується кваліфікація спеціалістів з вищою або середньою спеціальною освітою: інженер-механік або вчитель початкових класів, також записується номер і дата видачі диплома (свідоцтва): А № 13131 від 16.06.1998.

Пункт 7 — проставляється загальний стаж роботи з початку трудової діяльності, включаючи службу у складі Збройних Сил України, навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, в училищах і на курсах з підготовки, підвищення кваліфікації та перекваліфікації кадрів, в аспірантурі, докторантурі, клінічній ординатурі, а також інші періоди, передбачені статтею 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 5 листопада 1991 р. № 1788-XII (за умови, що є відповідний запис у трудовій книжці): 20 р., 8 міс., 16 дн.

Метод обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці, як один із варіантів такого обчислення, подано в додатку 2.

Додаток 2

ПРИКЛАД
обчислення стажу роботи за записами у трудовій книжці

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Пункт 8 — не заповнюється.

Пункт 9 — зазначаються повна назва підприємства (установи, організації), посада (робота): Спеціалізоване управління № 15, начальник дільниці.

Пункт 10 — записуються дата і причина звільнення з попереднього місця роботи (за записом у трудовій книжці): 25.07.1993, у зв’язку із скороченням чисельності працівників (штату), п. 1 ст. 40 КЗпП України.

Пункт 11 — записується: «одружений» («не одружений»), «заміжня» («не заміжня»), а потім вказуються члени сім’ї, які проживають разом із працівником, дати їхнього народження: Дружина — Сидорова Оксана Олексіївна, 26.05.1948; Син — Сидоров Олег Петрович, 20.02.1969.

Пункт 12 — записуються серія і номер паспорта, назва органу, який видав паспорт, дата видачі: СН № 034835, Старокиївське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 23.12.1998.

Пункт 13 — вноситься домашня адреса: 01004, Київ-4, пров. Шевченка, 2, кв. 21.

Пункт 14 — вказується номер домашнього телефону: 229-0007.

Заповнення першого розділу особової картки засвідчується підписом працівника, на якого вона заповнюється, і проставляється дата її заповнення.

ІІ. Відомості про військовий облік

Цей розділ заповнюється згідно з Інструкцією з військового обліку військовозобов’язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженою наказом Міністерства оборони України від 27 червня 1995 р. № 165 відповідно до записів у військовому квитку.

Основними військово-обліковими документами, на підставі яких заповнюється розділ ІІ особової картки типової форми П-2 на підприємствах, є: для військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення, яке видають замість військового квитка; для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці.

При заповненні розділу ІІ особових карток типової форми П-2 на солдатів, матросів, сержантів, старшин, прапорщиків і мічманів запасу необхідно дотримуватись таких вимог:

  • у рядку «Група обліку» проставляється «НПО» (Наземно-повітряна оборона), «ВМС» (Військово-Морські Сили), «МВС» (Міністерство внутрішніх справ), «СБУ» (Служба безпеки України) (пункт 22 військового квитка);
  • у рядку «Категорія обліку» — перша чи друга (пункт 21 військового квитка);
  • у рядку «Склад» — солдати, матроси, сержанти, старшини, прапорщики, мічмани (пункт 23 військового квитка);
  • у рядку «Військове звання» — рядовий, старший солдат, матрос, старший матрос, молодший сержант, сержант, старший сержант, старшина, старшина 2 статті, старшина 1 статті, головний старшина, головний корабельний старшина, прапорщик, старший прапорщик, мічман, старший мічман (пункт 19 військового квитка);
  • у рядку «Військово-облікова спеціальність № ___» записується номер військово-облікової спеціальності та її кодове позначення (пункт 24, 25 військового квитка);
  • у рядку «Придатність до військової служби» вказується «Стройовий», якщо у військовому квитку відсутній запис про стан здоров’я або наявна відмітка про придатність до стройової служби; «Непридатний у мирний час, придатний до нестройової у воєнний час за гр. ____ № _____», якщо у військовому квитку є про це запис із посиланням на відповідні статтю і наказ Міністра оборони України;
  • у рядку «Назва військкомату за місцем проживання» вказується найменування військкомату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку. Якщо військовозобов’язаний перебуває на обліку у виконкомі сільської (селищної, міської) Ради, то вказується найменування військкомату, якому підпорядкований обліковий орган;
  • у рядку «Чи перебуває на спеціальному обліку» олівцем проставляють серію і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку, пункту і розділу переліку (постанови), за яким оформлено бронювання військовозобов’язаного, а також дату оформлення відстрочки військовим комісаріатом.

Відомості про військовий облік у особових картках генералів, адміралів, офіцерів запасу (далі — офіцери запасу) заповнюються в порядку, викладеному в пункті 14 цієї Інструкції, але з такими особливостями:

  • рядок «Група обліку» — не заповнюється;
  • у рядку «Категорія обліку» вказується розряд запасу згідно із записом у військовому квитку офіцера запасу;
  • у рядку «Склад» записують профіль (командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний);
  • у рядку «Військово-облікова спеціальність» записується шестизначне цифрове позначення (згідно з відповідним пунктом військового квитка офіцера запасу);
  • рядок «Придатність до військової служби» на офіцерів запасу, які перебувають на військовому обліку, не заповнюється. На офіцерів запасу, знятих з військового обліку, цей рядок заповнюється на підставі записів у військовому квитку.

При заповненні особових карток на призовників:

  • у рядку «Група обліку» проставляється — «призовник»;
  • у рядку «Назва військкомату за місцем проживання» вказується райміськвійськкомат, у якому він перебуває на обліку;
  • у рядку «Чи перебуває на спеціальному обліку» вказується, чи надається відстрочка від призову на військову службу і на який строк.

В особових картках на осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі Збройних Сил України, за вказівкою військового комісаріату після 1 січня викреслюються дані про військовий облік і робиться відмітка: «Знятий з виключенням з військового обліку за віком».

ІІІ. Призначення і переведення

Перший запис робиться при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу (розпорядження).

25.04.1998 Відділ перепідготовки кадрів Фахівець І категорії 450 грн. Наказ № 14-к
від 24.04.1998

У подальшому в розділі зазначаються: переведення на іншу постійну роботу; зміни посади, кваліфікації (розряду, рангу), розміру посадового окладу тощо.

Із записами у картці, а також у трудовій книжці ознайомлюють працівника під розписку в графі «Підпис власника трудової книжки».

ІV. Відпустки

У розділ заносяться всі види відпусток (крім відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами), їх строки на підставі наказів (розпоряджень) по підприємству.

Додаткові відомості
У рядку «Додаткові відомості» записуються дані працівника, не відображені у першому розділі особової картки: про участь у війнах, наявність другої професії, обрання на виборну посаду, перебування за кордоном, роботу за сумісництвом, знання іноземних мов, результати атестації, нагороди, заохочення, стягнення тощо.

Дата і причина звільнення
У рядку «Дата і причина звільнення» зазначається дата і підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю КЗпП.

Працівник, який звільняється, ставить свій підпис, засвідчуючи ознайомлення із записом.

В останньому рядку особової картки власник трудової книжки проставляє дату її отримання і розписується. Після цього особова картка зберігається на підприємстві протягом 75 р. – «В».

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»

Источник: HR-Лига Автор: Рожнов Віктор
Просмотров: 133982 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Документальне оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм
Військовий обов’язок: документальне оформлення часу відсутності працівника
Лікарняний лист
Уведомление о приеме на работу от «А» до «Я»
Відпустка для догляду за дитиною до 3 і до 6 років
Звільнення працівника з ініціативи роботодавця: як зробити це правильно?
Оформлення працівника на роботу: як зробити це правильно?
Класифікатор професій: як ним користуватися
Лікарняний під час відпустки: визначаємо гарантії для працівників
Покроковий алгоритм розрахунку відпускних
Неповний робочий час: норми робочого часу та відпускні тонкощі
Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю
Штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади
Виправляємо у трудовій книжці неправильні або неточні записи
Плюс святковий день, мінус святковий день: кадровий калейдоскоп для 2018 року
Доплата до мінімальної заробітної плати та нарахування єдиного внеску
Особливості роботи за сумісництвом
Працівник-новачок: зарплатно-трудові нюанси
Розірвання трудового договору та звільнення (у запитаннях та відповідях)
Відпустка без збереження зарплати: визначаємо непорушні правила
Нюансы расчета зарплаты в примерах
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток
Нова форма звіту № 3-ПН
Порядок ведення табелю обліку робочого часу
Призив, мобілізація, демобілізація працівника (у запитаннях та відповідях)
Трудовой договор: порядок заключения и виды
Актуальні запитання з марафону «Гаряча лінія: консультації»
Помилки у штатному розписі — порушення під час прийняття на роботу працівників
Строковий трудовий договір: правила застосування
Несчастный случай непроизводственного характера. Оплата листка нетрудоспособности с отметкой об алкогольном опьянении

Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Какова на Ваш взгляд основная причина увольнения по собственному желанию?
Недовольство заработной платой
Недовольство условиями труда
Неуважительное отношение со стороны руководства
Неоправдавшиеся надежды
Неустойчивость служебного положения
Невозможность сделать карьеру

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2019 © МЕДИА-ПРО
2019 © HR-Лига
Copyright © 2005–2019 HR-Лига
Использование материалов из журналов Группы компаний «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.