Підрозділи з кадрової роботи (відділи по роботі з персоналом, відділи кадрів тощо) посідають одне з провідних місць у структурі управління. Вони забезпечують укомплектування підприємств, установ, організацій персоналом, організовують перепідготовку, підвищення кваліфікації, атестацію працівників, здійснюють підготовку розпорядчих документів з особового складу тощо.
Структура кадрової служби зумовлюється обсягом і змістом виконуваної нею роботи. Ця служба може мати у своєму складі різні підрозділи певної чисельності.

З метою визначення оптимального кількісного складу кадрових служб підприємств Міністерство праці та соціальної політики України розробило і затвердило наказом № 341 від 18 грудня 2003 р. «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів».

Ці нормативи розроблялися з урахуванням основних завдань співробітників згаданих підрозділів:

• забезпечення підприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців та робітників відповідних спеціальностей і кваліфікацій, створення умов для ефективного їх використання;
• забезпечення перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічних службовців та робітників;
• створення резерву кадрів;
• організація періодичної атестації працівників;
• оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;
• ведення обліку особового складу підприємства;
• надання довідок щодо трудової діяльності;
• складання графіка та оформлення відпусток;
• оформлення листків непрацездатності;
• зберігання та заповнення трудових книжок працівників;
• підготовка документів для призначення пенсій працівникам;
• складання звітності з питань праці;
• розроблення режиму праці та відпочинку;
• здійснення контролю за виконанням керівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питань роботи з кадрами;
• організація контролю за станом трудової дисципліни та розроблення заходів щодо її поліпшення, зниження втрат робочого часу тощо.

Нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, розроблені на основі даних про трудомісткість типового складу виконуваних робіт.

Наведені норми часу враховують підготовчо-заключний час, час на обслуговування робочого місця, час на відпочинок та особисті потреби, включаючи фізкультурні паузи, в обсязі 10 відсотків від оперативного часу. Норми часу встановлено на виконання робіт одним працівником у людино-годинах на одиницю вимірювання обсягу робіт (один звіт, одна заявка, одна відомість, одна вакансія тощо) й оформлено у вигляді нормативних карт.

Розрахунок загальної річної трудомісткості типового складу робіт, що виконуються працівниками кадрових служб, здійснюється за формулою:

де Т_з — загальна трудомісткість типового складу робіт за рік, людино-годин;
Т — річна трудомісткість за типовим видом робіт з добору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовки) та обліку кадрів, людино-годин;
п — кількість видів робіт, що виконуються.

Для визначення річної трудомісткості за типовим видом робіт використовують формулу:

де Н_і — витрати часу на виконання типового виду робіт, людино-годин;
V_і — обсяг типового виду робіт, що виконуються за рік.

Чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, визначається діленням загальної річної трудомісткості типового складу робіт за рік на річний фонд робочого часу одного працівника та множенням на коефіцієнт, який враховує заплановані невиходи працівників (відпустки, хвороби тощо) і становить 1,15.

Формула для розрахунку нормативної чисельності працівників:

де Н — нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, осіб;
Т_з — загальна трудомісткість типового складу робіт за рік, людино-годин;
Ф — річний фонд робочого часу одного працівника, годин;
К_н — коефіцієнт, який враховує заплановані невиходи працівників (відпустки, хвороби тощо).

Наприклад, якщо загальна річна трудомісткість Т_з = 8500 людино-годин, річний фонд робочого часу одного працівника Ф = 2002 години і коефіцієнт, який враховує заплановані невиходи працівників, К_н = 1,15, чисельність працівників кадрової служби підприємства становить:

(тобто 5 осіб).

Аналогічно можна розрахувати нормативну чисельність відповідних працівників залежно від загальної чисельності працюючих на підприємстві та кількості структурних підрозділів:

де Р_з — загальна чисельність працівників підприємства, осіб;
N — кількість структурних підрозділів на підприємстві, одиниць;
С — постійний коефіцієнт степеневого рівняння регресії (нормативної формули);
х, у — коефіцієнти регресії, що характеризують ступінь впливу відповідних факторів на чисельність працівників.

Для навчальних закладів загальна чисельність працівників визначається за формулою:

де Р — чисельність працівників у навчальному закладі, осіб;
Р_с — чисельність студентів у навчальному закладі, осіб;
К_о — поправочний коефіцієнт, який враховує роботу зі студентами щодо їх оформлення та обліку (визначено з врахуванням обсягу роботи), він становить К_о = 0,25.

Вид функції зв’язку між чисельністю та сукупністю факторів вибирають у процесі обробки цих даних на комп’ютері з використанням спеціалізованого програмного забезпечення з автоматичного розрахунку норм часу та чисельності. За рівнянням регресії отримують розрахункові значення чисельності.

Загальна нормативна чисельність (Н_з) працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, визначається за формулою:

де Н — нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, осіб;
К_к — поправочний коефіцієнт, який враховує питому вагу робіт, що виконуються на ПК;
К_в — поправочний коефіцієнт, який враховує обсяг робіт, пов’язаних із військовозобов’язаними на підприємстві (в організації);
К_і — поправочний коефіцієнт, який враховує інтенсивність руху кадрів.

Нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, розраховується у такій послідовності:

• визначаються фактори, що впливають на чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів;
• визначаються величини поправочних коефіцієнтів, що застосовуються при розрахунку загальної нормативної чисельності;
• розраховується загальна нормативна чисельність.

Розподіл працівників відділу (підрозділу) кадрів за професіями виконується його керівником за погодженням з адміністрацією підприємства залежно від потреб виробництва і завантаженості працівників у межах загальної нормативної чисельності відділу.

Нижче наводимо окремі норми часу на виконання ряду робіт працівниками, зайнятими добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів.

Додаток 1 Норми часу на виконання робіт з оформлення документів про прийняття на роботу працівників Зміст роботи. Ознайомлення з відповідними документами (паспорт, трудова книжка, диплом або свідоцтво про освіту тощо) та заповнення на їх підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Заповнення особової картки на підставі відповідних документів (паспорт, трудова книжка, диплом або свідоцтво про освіту, вчений ступінь, документ про наявність пільг, особовий лист (у службовців), військовий квиток (у військовозобов’язаних), наказ (розпорядження). Заповнення алфавітної картки (прізвище, ім’я, по батькові (П.І.Б.), структурний підрозділ, посада, яку обіймає, або професія, табельний номер) та розміщення в картотеці. Складання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, в якому вказується П.І.Б. працівника, що приймається на роботу, посада, яку він обіймає (професія), розряд або посадовий оклад, структурний підрозділ, дата зарахування та в разі необхідності період випробного строку (для наказів по державній службі — підрахунок сумарного стажу державного службовця з відсотком надбавки). На підставі наказу (розпорядження) запис до трудової книжки дати прийняття на роботу, професії або посади, структурного підрозділу, дати або номера наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. Відмітка про прийняття на роботу в журналі обліку (у разі необхідності виписується вкладиш до трудової книжки). Оформлення особової справи працівника. Підшивання до папки особового листка з обліку кадрів, заяви про прийняття на роботу, автобіографії та інших документів, що стосуються службової діяльності працівника. Складання опису документів, що знаходяться в особовій справі. Нумерація, реєстрація та повернення особової справи до сейфа. Складання звіту про прийняття на роботу. Ознайомлення працівника з Правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективного договору. Заповнення контрольного листка з техніки безпеки. № позиції Найменування роботи Одиниця вимірювання обсягу робіт Час на одиницю вимірювання обсягу робіт, людино-годин № норми 1 Оформлення документації під час прийняття на роботу: 1.1 — керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців; Один працівник 0,74 1 1.2 — державних службовців; — 0,84 2 1.3 — робітників — 0,46 3

Додаток 2 Норми часу на виконання робіт з оформлення документів у разі звільнення працівників Зміст роботи. На підставі заяви про звільнення заповнення бланка наказу (розпорядження) про припинення трудового договору. Згідно з резолюцією керівника підприємства підготовка проекту наказу про звільнення, в якому зазначається П.І.Б., посада, яку обіймає, або професія, дата та причина звільнення працівника з посиланням на відповідну статтю КЗпП України, розмір компенсації за відпустку. Обчислення невикористаної відпустки для бухгалтерії. На підставі оформленого наказу (розпорядження) внесення запису дати, причини звільнення, номера та дати наказу про звільнення в особову картку працівника. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору внесення запису до трудової книжки дати і причини звільнення та номера і дати наказу про звільнення. Видача трудової книжки під підпис звільненому. Запис про видачу трудової книжки в книзі обліку руху трудових книжок. Вилучення особової справи з картотеки, запис в особовій справі та в журналі обліку звільнених відомостей про звільнення. Комплектування документів для передачі до архіву. Переміщення особової картки до картотеки звільнених. Складання звіту про звільнення з роботи. Внесення відомостей щодо звільнення в книгу обліку звільнених за період (календарний рік). № позиції Найменування роботи Одиниця вимірювання обсягу робіт Час на одиницю вимірювання обсягу робіт, людино-годин № норми 1 Оформлення документації у разі звільнення з роботи Один працівник 0,45 1

Додаток 3 Норми часу на виконання робіт з оформлення та обліку трудових книжок № позиції Найменування роботи Одиниця вимірювання обсягу робіт Час на одиницю вимірювання обсягу робіт, людино-годин № норми 1 Виписування нової трудової книжки або вкладиша до неї або виписування дубліката трудової книжки1 Заповнення бланка трудової книжки (вкладиша): на першій сторінці — П.І.Б., дата народження, дата заповнення книжки; на другій розгорнутій сторінці — проставлення штампа або зазначення його найменування та номера запису, дати прийняття на роботу, відомостей про роботу, дати та номера наказу (розпорядження). Відмітка в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Проставлення на першій сторінці трудової книжки штампа з надписом «Видано вкладиш»2, зазначення серії та номера. Підготовка незатребуваних трудових книжок для передачі до архіву. Ознайомлення працівників із записами в трудовій книжці, стягнення з працівника суми вартості бланка (вкладиша) трудової книжки відповідно до ціни закупки. Одна книжка (вкладиш) 0,11 1 1.1  Виписування дубліката3 трудової книжки Один дублікат 0,27 2 2 Запис у трудовій книжці (вкладиші) відомостей про роботу, заохочення та нагородження На підставі відповідних документів (паспорта, запису про переведення, наказу, розпорядження тощо) внесення до трудової книжки (вкладиша) відомостей про роботу (прийняття, переведення на іншу роботу і звільнення — із зазначенням причин і посилання на статтю, пункт закону); про заохочення, пов’язані з роботою на підприємстві, в установі або організації; про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань та інших відомостей. Повернення трудової книжки до сейфа Один запис 0,07 3 3 Перевірка відповідності ксерокопії трудової книжки до оригіналу Перевірка відповідності ксерокопії трудової книжки  до оригіналу, проставлення печатки, реєстрація ксерокопії трудової книжки в журналі Одна книжка 0,08 4 _____________ 1 У нормі часу враховано витрати часу на отримання трудової книжки з місця їх збереження. 2 Вкладиш у трудову книжку вшивається в тих випадках, коли всі сторінки одного з розділів заповнено. 3 Час на виписування дубліката трудової книжки подано без урахування витрат часу на пошук даних в архіві.

Додаток 4 Норми часу для розрахунку середньооблікової чисельності працівників підприємства № позиції Найменування та зміст роботи Одиниця вимірювання обсягу робіт Кількість структурних підрозділів Час на одиницю вимірювання обсягу робіт, людино-годин № норми 1 Розрахунок чисельності працівників підприємства Перевірка правильності заповнення документів про рух працівників по структурних підрозділах. Перенесення фактичних даних до відомості обліку чисельності працівників. Розрахунок чисельності працівників за категоріями. Запис у відомість результатів розрахунку. Подання документа начальнику підрозділу кадрів на підпис. Підшивання копії документа до «Справи» Один розрахунок не більше 5 1,0 1 6–10 1,5 2 11–20 2,0 3 21–30 2,6 4 31–40 3,0 5 41–50 3,5 6 51–60 4,0 7 61–80 4,6 8 81–100 5,2 9 101–125 6,0 10 126–160 7,0 11 більше 160 8,0 12

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»