Время — невосполнимый ресурс, его катастрофически не хватает всем. Какой продолжительности должен быть рабочий день у HR-менеджера, чтобы все сделать, все успеть? Общаясь с коллегами, постоянно слышишь жалобы на нехватку времени, а часто еще и на то, что трудно собрать нужную информацию, сложно успеть подготовить вовремя все документы, справки, отчеты…

Наш заводской отдел кадров получает очень много запросов от банков и кредитных обществ по поводу предоставления информации о работниках завода (запрашивают в основном сведения о продолжительности их работы и о занимаемой должности). Раньше такие заявки отнимали уйму времени, требовали массу «бумажной» работы — найти нужные сведения, проверить, выписать справки… Сегодня нашему инспектору отдела кадров требуется всего-навсего пару секунд, чтобы выдать информацию по таким запросам. Это стало возможным после разработки и внедрения собственной компьютерной программы управления персоналом, т. е. когда мы автоматизировали кадровый учет.

На рынке сейчас предлагается множество готовых компьютерных программ, помогающих HR-менеджеру в работе. Как у каждого стандартного продукта, у них есть свои достоинства и недостатки. Но мне хотелось бы рассказать о программе, которая родилась на нашем предприятии и развивается вместе с ним.

Кадровый учет — довольно большой объем работы. Поэтому было принято решение упростить работу по кадровому делопроизводству и обеспечить сотрудникам отдела кадров и других отделов, где используется кадровая информация, а также руководству компании быстрый доступ к базе данных о работниках. Мы с самого начала рассматривали нашу программу как часть (блок) большой общей автоматизированной системы управления предприятием в целом.

Начинать было трудно. Пришлось преодолевать не только и не столько технические трудности, сколько сложности, связанные с «человеческим фактором» — неготовность людей менять сложившиеся привычки, ломать стереотипы, нежелание учиться новому. В большинстве случаев реакция была примерно такая: «Зачем нам это нужно?! Мы и так все можем быстро найти, у нас порядок в бумагах!» Приходилось терпеливо объяснять преимущества работы с базами данных, помогать составлять запросы и т. д.

Конечно, были и объективные сложности. Например, немало времени заняло введение в базу данных большого объема первичной информации (личный состав работников завода — порядка тысячи человек). Мешала несогласованность в работе программистов и отдела персонала. Нам хотелось всего и сразу, но поначалу мы не всегда могли достаточно точно сформулировать задачу для разработчиков программы. Многое пришлось из-за этого переделывать. Тяжелый этап работы остался позади, и сейчас мы имеем профессиональный инструмент, который хорошо работает и может совершенствоваться и развиваться в зависимости от потребностей и запросов отдела персонала. Я рассказываю об этом для того, чтобы поделиться накопленным опытом, дабы другим было легче пройти этот путь.

Мы хотели, чтобы наша кадровая программа помогала менеджеру по персоналу на всех этапах его работы. Для этого мы хорошо структурировали программу (каждому процессу соответствует свой блок или модуль), создали и связали между собой несколько баз данных; программисты разработали для нее интуитивно понятный интерфейс.

Работа с сотрудниками на предприятии начинается с приема на работу, поэтому первый раздел программы — база претендентов на вакантную должность. При подборе персонала, особенно когда идет большой поток людей, внутреннему рекрутеру необходимо иметь полную информацию о каждом кандидате, включая краткую характеристику. Замечательно было бы размещать и фотографии в электронном виде, но это для нас пока слишком трудоемко.

Большим подспорьем для рекрутера является наличие в программе классификатора профессий и справочника «Инструкции и уставы», где имеется около 80-ти готовых должностных инструкций (предусмотрена также возможность их редактирования). Это позволяет руководителю подразделения при оформлении заявки на специалиста правильно ввести в штатное расписание название должности. Кроме того, облегчается работа по составлению должностной инструкции для будущего сотрудника (если должность введена впервые или инструкции пока не имеется).

В разделе штатное расписание можно найти информацию, касающуюся любой позиции на заводе: должность, отдел, заработная плата, занята должность (и кем) или вакантна и т. д. Таким образом, все необходимые рекрутеру данные находятся у него под рукой.

После того как принято решение о приеме кандидата на работу, процесс оформления документов занимает минимум времени: полная информация сразу заносится в базу персональных данных, новому сотруднику тут же выдается электронный пропуск и распечатывается его личная карточка — в типовом формате, с фотографией. За весь период работы на предприятии все изменения в биографии работника (изменение состава семьи, смена фамилии, получение дополнительного образования и т. д.) отслеживаются и с помощью программы фиксируются в его личной карточке. В нее также заносятся данные об освоении второй профессии (совмещаемой), о повышении разряда, присвоении категории, изменении в зарплате и т. д.

Уже сейчас программа позволяет в считанные секунды просмотреть все перемещения работника по службе (смена участка, цеха, должности), причем не только в период его работы на нашем предприятии, но и на протяжении всей трудовой биографии человека (в учетную карточку сотрудника вносится информация из его трудовой книжки, все полученные им специальности, квалификации). Если человек захотел сменить работу, уволиться с нашего предприятия, то в кадровой программе он тоже будет «уволен», при этом все данные по каждому сотруднику архивируются, сохраняются и могут быть предоставлены в любое время.

На нашем предприятии с кадровой программой связана электронная пропускная система. Мы контролируем время прихода сотрудника на работу и время его ухода, его передвижения по подразделениям в течение рабочего дня. Информация о фактически отработанном времени, об отпусках (по всем их видам, предусмотренным трудовым законодательством и коллективным договором), больничных, командировках, служебных записках о невыходе на работу (по той или иной причине) сохраняется в разделе табельный учет. На его основе мы составляем графики работ и осуществляем все текущие кадровые операции. Так, можно подготовить плановый график отпусков и сверить его с действующим. Это очень удобно для крупных предприятий.

Наличие такой обширной базы информации о сотрудниках дало нам возможность делать выборки по разным критериям, например, выборки сотрудников, имеющих какие-то льготы, право на дополнительный отпуск, не использовавших свои текущие отпуска, премированных по итогам работы за год и т. д. Такой вариант выборки, как список дней рождения сотрудников (по подразделениям), позволяет нам вовремя поздравлять именинников и никого не обидеть забывчивостью! Выборку сотрудников, имеющих детей до 14-ти лет, мы подготовили к Новому году, на ее основе составили список для заказа подарков.

Приведу параметры некоторых наиболее востребованных выборок:

• возраст (для определения среднего возраста по предприятию, по отделам и по цехам, составления списка пенсионеров);
• пол (для выяснения соотношения работающих женщин и мужчин);
• образование (для планирования обучения);
• место проживания (и/или прописки);
• стаж работы (в целом и на предприятии);
• должность (для составления отчетов по рабочим, служащим, ИТР) и т. д.

По заданным параметрам делается огромное множество выборок, причем критерии (или «признаки» на языке программы) можно устанавливать самим! Это очень удобно для службы управления персоналом, особенно на предприятии, где трудится большое количество людей.

Хотелось бы рассказать об удобствах пользования программой и упомянуть об экономии времени, ведь под Новый год у менеджера по персоналу и кадровика всегда очень много работы. Прежде мы подолгу готовили годовой статистический отчет, искали ошибки при «нестыковках» в цифрах. А сейчас: одно нажатие кнопки — и все готово! При этом машина не ошибается в расчетах (правда, при условии, что исходные данные были внесены точно и аккуратно).

Сегодня мы разрабатываем еще один блок автоматизированной системы управления персоналом, касающийся обучения. До сих пор вся проводившаяся на предприятии работа по обучению сотрудников (и внутреннему и внешнему) учитывалась отдельно по каждой программе. Чтобы проследить «историю» обучения человека за несколько лет, поднимались все отчеты. Теперь же данные будут вноситься в личную карточку работника и накапливаться здесь год за годом. Программа сможет составлять выборки по видам обучения, по названиям обучающих организаций, по сумме средств, затраченных на каждого конкретного сотрудника и др. Такой учет позволит нам постоянно отслеживать рост потенциала работников, повышение их квалификации, а, следовательно, сформировать дополнительный внутренний кадровый резерв.

Как правило, на рабочие должности к нам приходят люди, не имеющие нужной нашему производству специальности. Поэтому они проходят курс индивидуального производственного обучения, по окончании которого сдают квалификационный экзамен. Все результаты (и обучения и аттестации) также заносятся в электронную учетную карточку работника.

В процессе развития и совершенствования кадровой программы предприятия коллектив наших программистов выделился в отдельную компанию BS-com, а программа получила коммерческое название «Триплан». Мы ведем совместную работу — добавляем в программу новые модули, находим новые решения. Теперь наши разработки, в которых сконцентрирован многолетний опыт и творческие достижения коллектива, доступны и для других предприятий.

Модули «Персонал» и «Зарплата» программы «Триплан» сочетаются между собой. Если раньше начисление зарплаты в масштабах завода было очень трудоемким и сложным процессом, предусматривавшим своевременную сдачу табелей, сверку данных, учет всех изменений (бухгалтерам приходилось работать даже по выходным), то сейчас табель в электронном виде поступает сразу в бухгалтерию. Отдел кадров и отдел организации труда и заработной платы контролируют правильность его ведения.

Все расчеты по зарплате у нас полностью автоматизированы. «Одескабель» — производственное предприятие, на котором для разных групп сотрудников используются различные формы оплаты труда. Компьютерная программа рассчитывает зарплату как в повременно-премиальной, так и в сдельно-премиальной формах. Расчет сдельной заработной платы осуществляется на основании бригадных и индивидуальных нарядов, а повременно-премиальной — штатного расписания с учетом установленных надбавок. Кроме того, предусмотрен алгоритм настройки расчета начислений и удержаний. Использование всех этих функций кадровой программы позволяет облегчить и упростить работу бухгалтера, а также вести полный учет и контроль соответствия оплаты труда отработанному времени.

Большим облегчением для наших бухгалтеров является и то, что программа автоматически формирует отчет 1-ДФ (в формате Государственной налоговой инспекции) и персонификацию (в формате Пенсионного фонда).

Считать, что внедрив автоматизированную систему управления персоналом, предприятие решит все кадровые проблемы, не стоит. Программный продукт, каким бы совершенным он ни был, не заменит опытного специалиста-кадровика. Но концентрация всей важной информации о работниках в одном месте, облегчение для руководителей разного уровня доступа к этой информации помогают активнее подключать к кадровым вопросам менеджеров предприятия, делают кадровые процессы прозрачными, и в конечном итоге — повышают управляемость предприятия. Внедрив автоматизированную систему управления персоналом, мы смогли оптимизировать временные затраты на принятие оперативных решений, получили возможность более эффективно использовать человеческие ресурсы, улучшить коммуникацию между различными подразделениями, сократить количество рутинной кадровой работы. Конечно, бумажные носители при этом никто не отменял, но мы оптимизировали затраты времени на их заполнение.

В своих поисках мы не намерены останавливаться. Совместно с командой наших программистов (теперь в составе компании BS-com) мы работаем над алфавитной книгой. Хотим включить в этот раздел программы архивы (алфавитные книги) за весь период существования предприятия. Это значительно облегчит работу с пенсионерами, которые обращаются с запросами о получении различных справок (о стаже, сроке работы в организации и др.) для пересчета пенсий. В перспективе планируем предусмотреть возможности для накопления информации по всем выплатам, социальным благам, получаемым работниками предприятия за весь период работы.

Еще один блок сведений, которые нужно ввести в программу — данные о наградах, поощрениях, знаках отличия каждого сотрудника. Это важно как для тех работников, которые трудятся на предприятии достаточно давно (поскольку награды влияют на размер пенсии), так и для молодых сотрудников — как факт оценки и признания вклада человека в общие достижения предприятия, важный фактор мотивации их к дальнейшему профессиональному и карьерному росту.

Большинство проблем, связанных с разработкой и внедрением автоматизации управления персоналом на предприятии, мы смогли решить. Но у нас очень много задумок, идей и планов на будущее. Мы готовы делиться опытом и с удовольствием прочитаем на страницах журнала об аналогичных наработках других предприятий.

2006-12-12

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»