Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Календарь событий
Октябрь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     

Ноябрь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930   

Все события
 
Реклама
Библиотека статей / Практика кадровика
16.07.2012
График документооборота

Поскольку четких правил составления графика документооборота не существует, предлагаем рассмотреть принципы его составления на примере графика документооборота кадровой службы. Это структурное подразделение было выбрано в качестве примера, поскольку взаимодействует практически со всеми отделами предприятия.

Любое предприятие фиксирует свою деятельность в различного рода документах. Процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив называется документооборотом. Количество всех документов за год составляет объем документооборота предприятия, который учитывается при расчете численности персонала аппарата управления, расчете должностных окладов работников, применении средств механизации и автоматизации делопроизводства. График документооборота предприятия составляется на основании графиков документооборота его подразделений. Можно утверждать, что по сути он состоит из графиков документооборота подразделений предприятия.

Что касается таких документов, как приказы, то их количество на предприятии может давать представление о загруженности всего управленческого аппарата, в частности кадровой службы и бухгалтерии (ведь им приходится иметь дело с большим количеством приказов).

Роль кадровой службы в документообороте предприятия

Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями предприятия. Ведь они ответственны за подбор персонала, адаптацию работников, организацию обучения кадров, аттестацию, оплату отпусков, командировок, больничных листов, поощрения и награждения, оформление документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, внесение изменений в трудовые договоры (повышение заработной платы, перевод работника на другую постоянную работу (должность), переименование должности) и т. д. И это далеко не полный перечень.

Кадровая служба и бухгалтерия

Особое взаимодействие у работников кадровой службы складывается с бухгалтерией. Между этими отделами осуществляется основной обмен документами. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках (приказы о приеме и увольнении, повышении квалификационных разрядов, классов, категорий, сдают табеля учета рабочего времени для расчета заработной платы, листы нетрудоспособности и пр.). Поэтому очень важно, чтобы маршрут документов на предприятии был четко прописан, и условия прохождения документов выполнялись всеми ответственными лицами.

Например, к процессам со сложным документооборотом относится оформление командировок и авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или кадровая служба, вторым — бухгалтерия. Здесь важно четко обозначить последовательность действий:

  • в какие сроки после оформления служебного задания работника должны представить документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
  • в какой срок кадровая служба передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных работнику выплат.

Кадровые службы ежегодно оформляют и получают множество документов, которые иногда теряются, не вовремя исполняются, небрежно хранятся. Избежать подобных неприятностей поможет специально организованная на предприятии система документооборота.

Система документооборота на предприятии

Поскольку единой системы документооборота не существует, каждое предприятие может разработать подобную систему самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. Разработка механизма управления документооборотом обеспечивает:

  • стабильность работы всех служб предприятия;
  • четкость движения и оперативность обработки документов;
  • своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как:

  • несвоевременная доставка документов (отчетной информации);
  • нарушение маршрута движения документов и их утеря;
  • нарушение сроков выполнения распоряжений руководства;
  • передача искаженной (неточной) информации отделам;
  • отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр.

График документооборота кадровой службы

Многие вопросы, связанные с движением потока документов (входящие, исходящие и внутренние), решаются с помощью графика документооборота.

Форма графика документооборота кадровой службы (как и любой другой) не отражена в нормативно-правовых актах. На практике сложились определенные правила составления графика документооборота. Но в первую очередь при составлении графика следует руководствоваться пунктом 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 (приложение 1).

Приложение 1

5. Організація документообігу

5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

5.2. Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

5.3. Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

5.4. Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

5.5. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Как правило, графики разрабатываются руководителями подразделений, а утверждаются руководителем предприятия.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения пунктов (приложение 2). При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Приложение 2

УТВЕРЖДЕН
Приказ директора
ООО «Авангард»
от 15.09.2010 № 37

ГРАФИК
документооборота кадровой службы
ООО «Авангард», г. Киев

№ п/п

Наименование документа

Кто составил

Количество экземпляров

Срок передачи документа

Кому передан

Срок исполнения (передачи)

1

2

3

4

5

6

7

1

Приказ о приеме на работу Кадровая служба Юдина Л. В.

1

Еженедельно от 3-х до 5-ти дней после издания приказа Бухгалтерии Стадник В. В. В течение недели со дня получения

2

Приказ об увольнении Кадровая служба Юдина Л. В.

1

В день увольнения Бухгалтерии Стадник В. В. В день получения

3

Приказ о ежегодном отпуске Кадровая служба Юдина Л. В.

1

За 5 дней до начала отпуска Бухгалтерии Стадник В. В. Не позднее 3-х рабочих дней до начала отпуска

4

Табель учета рабочего времени Кадровая служба Титова Р. М.

1

1 и 16 числа каждого месяца Бухгалтерии Стадник В. В. 5 и 20 числа каждого месяца

С графиком ознакомлены:

Руководитель кадровой службы

Коваль

А. Д. Коваль
Дата
Главный бухгалтер

Сидорова

С. Т. Сидорова
Дата
Юрисконсульт

Ярцева

З. И. Ярцева
Дата

________________
Примечание. В график должны быть включены документы как поступающие в кадровую службу, так и исходящие, а также внутренние документы. Например, оформление командировочных удостоверений, сдача форм отчетности в центры занятости: о наличии вакансий (форма № 3-ПН), о запланированном высвобождении работников (форма № 4-ПН), о принятых работниках (форма № 5-ПН), о занятости и трудоустройстве инвалидов (форма № 10-ПІ) и др.

По каждому документу график документооборота должен содержать следующие разделы:

  • порядок создания документа (количество экземпляров, ответственные за выписку, ответственные за оформление, ответственные за исполнение, срок исполнения);
  • порядок проверки документа (ответственные за проверку, кто представляет на проверку, порядок представления, срок представления);
  • порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения, контроль исполнения);
  • порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок исполнения).

Ответственность за соблюдение графика, т. е. за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Особенности работы с графиком документооборота

Для оперативной работы с графиками каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к его сфере деятельности, прописываются сроки их представления и выполнения, а также указываются подразделения предприятия, в которые направляются документы.

Внимание! График документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям.

Сроки прохождения документов и сроки, установленные КЗоТ

Движение первичных документов в кадровой службе регламентируется графиком документооборота. Чтобы вовремя обеспечивать бухгалтерию, руководство и работников необходимыми документами, следует рассчитать, сколько времени займет их подготовка, и учитывать сроки, установленные законодательством, на действия относительно кадров, основывающиеся на этих документах. Например, в трудовом законодательстве установлены:

Все эти функции бухгалтерии и кадровой службы сопровождаются оформлением различного рода документов. Поэтому руководителю кадровой службы целесообразно оформить и утвердить график документооборота, руководствуясь действующим трудовым законодательством, не нарушая сроков (для той или иной функции), установленных КЗоТ.

Немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений. А процесс взаимодействия и обмена информацией на предприятии всегда непрерывный.

С помощью графика документооборота можно разрешить многие вопросы, связанные с движением документов. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс, будет способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»

Источник: HR-Лига Автор: Костенко Юрий
Просмотров: 123447 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Працівник-новачок: зарплатно-трудові нюанси
Розірвання трудового договору та звільнення (у запитаннях та відповідях)
Відпустка без збереження зарплати: визначаємо непорушні правила
Нюансы расчета зарплаты в примерах
Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток
Нова форма звіту № 3-ПН
Порядок ведення табелю обліку робочого часу
Призив, мобілізація, демобілізація працівника (у запитаннях та відповідях)
Трудовой договор: порядок заключения и виды
Актуальні запитання з марафону «Гаряча лінія: консультації»
Помилки у штатному розписі — порушення під час прийняття на роботу працівників
Строковий трудовий договір: правила застосування
Несчастный случай непроизводственного характера. Оплата листка нетрудоспособности с отметкой об алкогольном опьянении
Аудит трудових книжок: проблеми та їх вирішення
Ревізія відпусток: позбавляємося боргів
Листок нетрудоспособности: порядок заполнения
Средняя зарплата для больничного: пошаговый алгоритм расчета
Регистрация и учет в кадровом делопроизводстве
Увольнение — как мера дисциплинарного взыскания
Ведение трудовых книжек работников. Исправляем ошибки
Номенклатура дел кадровой службы как фундамент кадрового делопроизводства
Документы, предоставляемые при трудоустройстве
Принятие и оформление решений о переводе/перемещении
Особенности и процедура приема на работу граждан с дополнительными гарантиями, инвалидов, иностранцев, несовершеннолетних, совместителей, сезонных и временных работников
Решения по персоналу: правовые основания, оформление, учет
Новый праздник в октябре: пересчитываем рабочее время и продолжительность отпуска
Прием на работу по конкурсу как основание увольнения
Уведомление налоговых органов о приеме работника на работу: практические советы
Увольнение при ликвидации предприятия (в частности, женщин, имеющих детей в возрасте до трех, шести лет): поэтапная процедура
Работа во время отпуска: возможна ли и при каких условиях?

Реклама
Издания для профессионалов
Опросы
Существует ли в вашей компании «дресс-код»?
Да, стиль одежды всех сотрудников регламентирован внутренними нормативными документами и строго контролируется
Обязательные требования к одежде установлены только для отдельных категорий сотрудников
Формально требования к стилю одежды персонала прописаны, но на деле чаще всего не соблюдаются
Официально требования к внешнему виду сотрудников не зафиксированы, но существуют негласные нормы, которых принято придерживаться
Дресс-код в компании не действует; внешний вид сотрудника — его личное дело

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.