Кожний структурний підрозділ будь-якого підприємства, установи, організації (далі — підприємство) повинен мати номенклатуру справ. Зокрема це стосується й відділу кадрів, адже внаслідок діяльності саме цього підрозділу формуються у справи та зберігаються впродовж певного часу документи з особового складу підприємства. Як показує практика, у поточному діловодстві відділу кадрів зберігається найбільша (проти інших структурних підрозділів) кількість документів і відповідно ведеться найбільше справ. Які бувають види номенклатур справ, на підставі чого вони складаються, хто їх розробляє, наповнення номенклатури справ, види примітки, закриття номенклатури справ — відповіді на дані питання читайте в статті.
Що таке номенклатура справ
Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання цих справ. Наводимо шаблон зведеної номенклатури справ підприємства (додаток 1).
На підприємстві має бути розроблено номенклатури справ кожного структурного підрозділу окремо, а на їх основі підготовлено та затверджено зведену номенклатуру справ усього підприємства. Якщо на новоутвореному підприємстві вчасно не розроблено відповідні номенклатури справ, то значно ускладнюється процес групування документів у справи та їх пошук, не забезпечується облік справ, а також неможливим стає відбір документів для дальшого зберігання.
Номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року або з початком діяльності новоутвореного підприємства.
Види номенклатур справ
Зазначимо, що існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. Для підготовки індивідуальної номенклатури справ усього підприємства та номенклатур справ його структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів, застосовують існуючі примірні та типові номенклатури справ, що їх розробляють організації вищого рівня (міністерства, державні комітети, інші державні органи, центральні установи країни, великі корпорації, концерни, асоціації, товариства та компанії) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності, аби створити єдину методичну основу раціональної організації діловодства, уніфікувати заголовки однотипних справ та встановити для них єдині строки зберігання.
Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, завжди слід враховувати специфіку діяльності й формування справ конкретного підприємства.
На підставі чого складається номенклатура справ
Якщо нема примірних та типових номенклатур справ, тоді, розробляючи індивідуальну номенклатуру справ, використовують переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і/або відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання. Одним із таких переліків є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік типових документів).
Цей Перелік типових документів застосовується під час визначення строків зберігання документів з метою їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду України або вилучення для знищення*. Він містить документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими підприємствами в процесі їхньої діяльності, а також документацію, що утворюється внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності підприємств.
Види документів, зазначених у Доповненнях до Переліку типових документів, створюються переважно в діяльності комерційних структур і відображають питання організації системи управління, кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування діяльності підприємств, а також питання бухгалтерського обліку. До них належать:
- реєстраційні справи суб’єктів підприємницької діяльності;
- документи з ліцензування певних видів господарської діяльності;
- реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій;
- кредитні договори; документи на право власності та володіння;
- податкові накладні, погашені векселі тощо.
Хто розробляє номенклатуру справ
Розроблення проекту номенклатури справ структурного підрозділу покладається на працівника підрозділу, який відповідає за організацію діловодства. Якщо йдеться про відділ кадрів, то розроблення проекту номенклатури справ цього підрозділу покладається на працівника, який відповідає за організацію кадрового діловодства. Підготовлена номенклатура справ підписується керівником відділу кадрів, схвалюється експертною комісією (далі — ЕК) відділу кадрів (якщо таку комісію передбачено в цьому структурному підрозділі) та погоджується з керівником архівного підрозділу підприємства. Відтак номенклатура справ відділу кадрів передається до служби діловодства (загального відділу, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) для приєднання її до зведеної номенклатури справ. На невеликому підприємстві функції такої служби може виконувати працівник (зазвичай секретар), відповідальний за організацію загального діловодства.
Текст номенклатури справ
Складаючи номенклатуру справ відділу кадрів, слід враховувати всі поточні справи, а також теми й питання, заплановані цим підрозділом на наступний рік. Розміщення справ у номенклатурі відділу кадрів має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, уміщених до конкретних справ. Оформлення номенклатури справ відділу кадрів наводимо в додатку 2.
Номенклатуру справ відділу кадрів складають у трьох примірниках:
- перший примірник зберігається як оригінал у відповідній справі відділу кадрів;
- другий — передається до служби діловодства для приєднання до зведеної номенклатури справ;
- третій — використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у відділі кадрів.
Текст номенклатури справ оформляють таблицею, яка має такі графи:
- «Індекс справи»;
- «Заголовок справи (тому, частини)»;
- «Кількість справ (томів, частин)»;
- «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»;
- «Примітки».
Індекс справи
Індекс справи номенклатури справ складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, як-от: 05-10, де 05 — індекс відділу кадрів; 10 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.
Заголовок справи
Заголовок справи має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Заголовок викладають у певній послідовності за такою формою: вид документів — автор (кореспондент) — виклад питання — період створення документів. Наприклад: «Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам у 2009 році». В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка можна дещо змінити. Це насамперед стосується відомостей про авторів та кореспондентів, наприклад: «Акти приймання-передавання з усіма додатками (за винятком інвентаризаційних документів), складені під час зміни керівників підприємства». Проте вид документів (акти, накази, звіти тощо) завжди вказують на початку заголовка. Відомості про копійність документів можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про відділ кадрів (копія)».
У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках, наприклад: «Документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу, наприклад: «Листування з Міністерством праці та соціальної політики України про застосування праці жінок та підлітків на виробництві», «Листування з Міністерством фінансів України про застосування різних форм оплати праці, встановлення посадових окладів, застосування тарифних сіток, регулювання та витрачання фонду заробітної плати», «Листування з підприємствами, організаціями і установами про переведення працівників на іншу роботу» тощо.
Якщо у справі групується планово-звітна документація, у заголовку обов’язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів».
Особливості складання заголовка
Розробляючи номенклатуру справ відділу кадрів на основі примірної номенклатури справ, слід ураховувати її рекомендаційний характер і мати на увазі, що:
а) з примірної номенклатури справ переносять лише ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності відділу кадрів конкретного підприємства. Крім того, до індивідуальної номенклатури справ відділу кадрів можна заносити також заголовки справ, непередбачені примірною номенклатурою;
б) заголовки справ, наведені у примірній номенклатурі справ, обов’язково конкретизують і уточнюють (вказують види документів, конкретних авторів, кореспондентів тощо);
в) залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі відділу кадрів дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад: «Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток».
Кількість справ
Третю графу номенклатури справ — «Кількість справ» — заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася минулого діловодного року. Ці дані відображають і в підсумковому записі, який обов’язково оформляють після закінчення діловодного року (див. закінчення додатка 1 та додаток 3).
Строки зберігання справ
Строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або
відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання зазначають у четвертій графі номенклатури справ. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (як-от, справа з документами, строки зберігання яких встановлено 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Особовим справам працівників, а також справам, що містять особові картки працівників підприємства та деякі інші кадрові документи, встановлюють строк зберігання 75 років мінус «В». Це означає, що обчислювати строк слід з урахуванням віку людини (позначено літерою «В») на день закінчення справи. Отже, тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві має дорівнювати різниці 75 років – «В», де «В» — вік особи на день закінчення документа.
Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлюється, оскільки ці документи на зберігання не передаються, а в четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».
Примітки до номенклатури справ
У п’ятій графі номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи, тощо.
Закриття номенклатури справ
Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ підприємства та номенклатури справ усіх структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, й передає підсумкові відомості до служби діловодства (додаток 3). Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві), своєю чергою, зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.
Щорічно (наприкінці кожного діловодного року) номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів, а відповідно й зведену номенклатуру справ переглядають й уточнюють. Унісши всі зміни та доповнення, номенклатури справ обов’язково передруковують. Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.
________
* Основним нормативним актом є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Довідник кадровика»
Ласкаво просимо
Реклама