Частина 1

Стаття представляє значний інтерес для працівників кадрових служб, оскільки в ній розглядаються випадки порушення вимог нормативно-правових актів з питань кадрового діловодства, а саме: відсутність відомостей про проходження працівником інструктажу з охорони праці в наказі про прийом його на роботу, вказівка в заяві про прийом на роботу прохання прийняти на півставки в певних випадках, недотримання вимог статуту підприємства при укладенні трудового договору з його директором, невідповідність назви посади директора підприємства Класифікаторові професій.
Приведені в статті приклади зразків наказів допоможуть працівникам кадрових служб уникнути таких помилок.

Відсутність відомостей про проходження працівником інструктажу з охорони праці в наказі про прийняття його на роботу

У наказах про прийняття на роботу працівників деяких підприємств (товариств), установ і організацій (далі — підприємство) відсутній запис про проходження ними інструктажу з охорони праці.

Відповідно до Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці (далі — Типове положення), затвердженого наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року № 15 (далі — Наказ № 15), у накази про прийняття на роботу працівників, а також про переведення на іншу роботу заносяться відомості про проходження ними інструктажу з охорони праці.

Крім того, запис про проведення вступного інструктажу робиться в журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, який зберігається службою охорони праці або працівником, що відповідає за проведення цього інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу (п. 6.3 Типового положення).

Нормативна вимога

Не слід плутати цю відмітку в наказах з підписом працівника у журналі реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці відповідно до законодавства про охорону праці.

Норми Типового положення спрямовані на реалізацію в Україні системи безперервного навчання з питань охорони праці посадових осіб та інших працівників, надання першої медичної допомоги потерпілим від нещасних випадків і дотримання правил поведінки у разі виникнення аварій.

У Положенні даються визначення понять, які використовуються під час набуття знань з питань охорони праці, зокрема:

• навчання з питань охорони праці (навчання працівників, учнів, курсантів, студентів, слухачів з метою отримання необхідних знань і навичок з питань охорони праці або безпечного ведення робіт);
• робота з підвищеною небезпекою (робота в умовах впливу шкідливих та небезпечних виробничих факторів або така, де є потреба в професійному доборі, чи пов’язана з обслуговуванням, управлінням, застосуванням технічних засобів праці або технологічних процесів, що характеризуються підвищеним ступенем ризику виникнення аварій, пожеж, загрози життю, заподіянням шкоди здоров’ю, майну, довкіллю);
• спеціальне навчання (щорічне вивчення працівниками, які залучаються до виконання робіт з підвищеною небезпекою, або там, де є потреба в професійному доборі, вимог відповідних нормативно-правових актів з охорони праці);
• стажування (набуття особою практичного досвіду виконання виробничих завдань і обов’язків на робочому місці підприємства після теоретичної підготовки до початку самостійної роботи під безпосереднім керівництвом досвідченого фахівця).

Вимоги Типового положення обов’язкові для виконання всіма підприємствами незалежно від форм власності. Керівникам підприємств, а також фахівцям, що проводять з працівниками інструктажі з охорони праці, варто знати, що Наказ № 15 скасував раніше чинні нормативно-правові акти:

• наказ Держнаглядохоронпраці України «Про затвердження Типового положення про навчання з питань охорони праці» від 17 лютого 1999 року № 27;
• наказ Держнаглядохоронпраці України «Про Перелік посадових осіб, які зобов’язані проходити попередню і періодичну перевірку знань з охорони праці» від 11 жовтня 1993 року № 94;
• наказ Держнаглядохоронпраці України «Про Перелік робіт з підвищеною небезпекою» від 30 листопада 1993 року № 123.

Прийняття заяви від працівників з формулюванням «Прошу прийняти мене на півставки…»

В особових справах працівників деяких підприємств зберігаються заяви про прийняття на роботу на половину або на чверть ставки. Роботодавці при прийнятті на роботу нерідко пропонують працівникові саме це формулювання з метою скорочення фонду оплати праці. За виконання повного обсягу робіт (8 год. роботи) виплачується не повна ставка або посадовий оклад, передбачений штатним розписом, а тільки половина або певна частина.

Ця помилка нерідко допускається при встановленні працівникові строку випробування або навіть після нього, тобто на весь період роботи. Такий підхід до оплати праці часто плутають з оплатою сумісництва.

Державним бюджетом України щорічно встановлюється гарантована мінімальна заробітна плата для працівників 1-го розряду, зайнятих на виконанні некваліфікованих робіт. Нижче встановленої гарантованої державою оплати за умов виконання працівником повного місячного фонду робочого часу роботодавець не має права оплачувати працю працівникові. Якщо ж працівник відробив повний місяць і його заробітна плата менша гарантованої державою, підприємство зобов’язане доплатити йому до встановленого мінімуму.

Порушення вимог статуту підприємства при укладенні трудового договору з його директором

Відповідно до частини 1 статті 62 Господарського кодексу України (далі — ГК) підприємство — самостійний суб’єкт господарювання, створений компетентним органом державної влади або органом місцевого самоврядування, або іншими суб’єктами для задоволення суспільних та особистих потреб шляхом систематичного здійснення виробничої, науково-дослідної, торговельної, іншої господарської діяльності в порядку, передбаченому ГК та іншими законами.

Підприємство, якщо законом не встановлене інше, діє на підставі статуту.

Згідно з частиною 1 статті 65 ГК управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів на основі поєднання прав власника щодо господарського використання свого майна і участі в управлінні трудового колективу.

Власник здійснює свої права з управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства або інших установчих документів. Наявність статуту юридичної особи також передбачена частиною 2 статті 87 Цивільного кодексу України (далі — ЦК).

Підприємство — юридична особа, що має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку зі своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом (ч. 4 ст. 62 ГК). Підприємство не має у своєму складі інших юридичних осіб (ч. 5 ст. 62 ГК). Вимоги до змісту статутних документів закріплені статтею 88 ЦК, відповідно до якої в цих документах повинно бути зазначено, зокрема:

• найменування юридичної особи;
• органи управління товариством, їх компетенція;
• порядок прийняття рішень;
• порядок вступу до товариства і виходу з нього.

У статутних документах також відображаються інші положення, наприклад, обов’язки учасників щодо створення підприємства, порядок їх спільної діяльності, умови передачі підприємству майна учасників тощо.

Для ведення кадрового діловодства має значення зміст розділу «Органи управління підприємством» статуту. При цьому важливо визначити, ким відповідно до статуту призначається і звільняється від займаної посади директор підприємства (генеральний директор). У більшості випадків у цьому розділі наводяться формулювання: «Вищим органом Товариства (підприємства) є збори засновників» і «Виконавчим органом Товариства (підприємства) є директор, який призначається і звільняється із займаної посади зборами учасників Товариства (підприємства). З директором підприємства укладається контракт, у якому визначено повноваження, компетенція і умови припинення діяльності на посаді директора (генерального директора)».

Якщо в статутних документах така вимога є, прийняти на роботу (призначити на посаду директора) можна при наявності наступних документів:

• заяви про прийняття на роботу (призначення на посаду);
• наказу про прийняття (призначення) на посаду директора підприємства;
• контракту (якщо його укладено).

Претендент на посаду директора подає заяву відповідно до вимоги статуту зборів засновників. Після цього видається наказ про його призначення. Деякі керівники і працівники кадрової служби помилково вважають, що при наявності протоколу зборів засновників про призначення директора (такий документ повинен бути в обов’язковому порядку, якщо в статуті підприємства відбито призначення директора зборами засновників) видання наказу про прийняття (призначення) директора не потрібне.

Протокол зборів засновників — не кадровий документ, а документ, що належить до основної діяльності підприємства. Цей протокол не може замінити або бути рівнозначним наказу про прийняття (призначення) директора підприємства (товариства).

Нормативна вимога

Кадровий наказ про прийняття (призначення) директора підприємства (товариства) повинен бути виданий в обов’язковому порядку, незважаючи на наявність протоколу зборів засновників з цього питання.

Якщо в статуті підприємства передбачено призначення директора на посаду зборами засновників, то відповідний кадровий наказ може бути виданий у двох варіантах:

Перший варіант

Майбутній директор підприємства видає сам на себе наказ про вступ на посаду на підставі власної заяви і протоколу зборів засновників. Формулювання наказу може бути таким:

Приклад

Я, Іващенко Олександр Іванович, приступаю до виконання обов’язків (або стаю на посаду) директора ТОВ «Прометей» з 18 лютого 2008 року з окладом згідно із штатним розписом. Підстава: 1. Заява Іващенка О. І. 2. Протокол зборів засновників № 1 від 15.02.2008. Іващенко О. І. Іващенко

Формулювання «Приступаю до виконання обов’язків» використовується в наказах частіше, ніж «Стаю на посаду». У наказі повинен бути підпис Іващенка О. І., але не як директора, оскільки він тільки приступає до виконання обов’язків директора. Всі наступні накази по підприємстві (кадрові і за основною діяльністю) повинні підписуватися директором ТОВ «Прометей» Іващенком О. І.

Другий варіант

Якщо в статуті записано: «Директор підприємства призначається зборами засновників з укладенням з ним контракту», то контракт із цим директором повинен бути розроблений і укладений в обов’язковому порядку. Його відсутність свідчить про невідповідність виданого наказу про призначення директора вимогам статуту підприємства.

Контракт — особлива форма трудового договору, власне строковий трудовий договір. Він ніколи не буває безстроковим, оскільки завжди вказується дата його початку і закінчення, тобто термін дії.

Збори засновників видають наказ про призначення директора підприємства за контрактом, що і відображено в наведеному зразку наказу:

Приклад

На підставі протоколу зборів засновників ТОВ «Прометей» (протокол № 1 від 15.02.2008) і заяви Іващенка О. І. НАКАЗУЄМО:      Призначити ІВАЩЕНКА Олександра Івановича з 18 лютого 2008 року на посаду директора ТОВ «Прометей» за контрактом. Засновники: Зубенко  І. А. Зубенко Королько С. В. Королько З наказом ознайомлений Іващенко О. І. Іващенко

На сьогодні в Україні не видано документів, які регламентують терміни дії контракту. Відповідно до частини третьої статті 21 КЗпП у контракті угодою сторін установлюються: термін дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (включаючи матеріальну), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в т. ч. достроково.

Наступне питання, що викликає інтерес, стосується повноважень засновників видати наказ про призначення директора підприємства. Таке право їм надається статутними документами, згідно з якими збори засновників призначають працівника на посаду директора за контрактом.

Нормативна вимога

Нормативно-правовими актами не визначено, яким чином збори засновників повинні оформити кадровий документ про призначення директора підприємства (є посилання тільки на протокол зборів засновників, який не є кадровим документом).

Відповідно до пункту 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція), до трудової книжки директора підприємства вноситься відповідний запис на підставі наказу про прийняття на роботу. Такий запис працівник кадрової служби робить не пізніше тижневого строку після видання наказу.

На практиці окремі працівники кадрових служб на підставі протоколу зборів засновників вносять запис про призначення директора до його трудової книжки. Внесення номера і дати протоколу зборів засновників до трудової книжки як підстави про призначення директора суперечить вимозі Інструкції.

Отже, щоб уникнути помилок у кадровому діловодстві, начальникові кадрової служби необхідно ретельно вивчити вимоги статутних документів у частині, що стосується кадрових питань, оскільки неможливо правильно оформити кадрові документи на керівника підприємства, якщо не знати змісту статуту.

Нерозголошення відомостей, які містяться в статутних та інших документах, повинно бути обов’язком працівників кадрових служб, закріпленим у їх посадових інструкціях.

Призначення директора підприємства, установи або організації на посаду, назва якої не відповідає Класифікатору професій

Поширеною помилкою кадрового діловодства є невідповідність назви посади керівника підприємства (товариства), установи або організації (далі — підприємство), що закріплена в статуті підприємства і відображена в наказі про його призначення, професійній назві роботи, що міститься в Національному класифікаторі України ДК 003:2005 «Класифікатор професій» (далі — КП).

При цьому допускаються наступні помилки:

• у статуті підприємства зазначена посада «Директор», а в наказі (і в протоколі зборів засновників) — «Генеральний директор»;
• посада «Генеральний директор» застосована з порушенням вимог КП (наприклад, «Генеральний директор підприємства ТОВ «Будівельні проекти»).

Грубою помилкою кадрового діловодства є видання наказу, що суперечить статуту підприємства або КП.

Нормативна вимога

Незалежно від часу виявлення такого факту назва посади керівника повинна наводитися відповідно до посади, зазначеної у статуті, причому вона має бути передбачена КП. Якщо в статуті є посада «Директор», то і протокол зборів засновників, і кадровий наказ про призначення директора повинні містити посаду «Директор», а не «Генеральний директор».

Відповідно до вимог пункту 2.14 Інструкції до трудових книжок робітників та службовців записи про назви робіт, професій або посад, на які їх прийнято, вносяться відповідно до назв професій і посад, зазначених у КП. Така вимога є обов’язковою для виконання підприємствами всіх форм власності.

Варто зауважити, що іноді керівників підприємств оформляють на посаду «Генеральний директор». Така назва посади зазначена і в статуті підприємства.

Професійну назву роботи «Генеральний директор» згідно з КП застосовують тільки в тому разі, коли є об’єднання підприємств (асоціація, корпорація, концерн, радіокомпанія, телекомпанія, телерадіокомпанія, телерадіо-, інформаційне агентство тощо). Код КП за позицією «Генеральний директор» — 1210.1.

Якщо в кадровому наказі і в трудовій книжці керівника неправильно відображена професійна назва його роботи, необхідно виправити таку помилку за наведеним зразком:

Приклад

Для приведення професійної назви роботи, затвердженої штатним розписом підприємства, у відповідність до Національного класифікатора України ДК 003:2005 «Класифікатор професій» НАКАЗУЮ:      1. Перейменувати з 14 квітня 2008 року посаду «Генеральний директор ТОВ «Смарагд» на посаду «Директор ТОВ «Смарагд» (код КП 1210.1).      2. Внести до штатного розпису підприємства та трудової книжки директора відповідні зміни (начальник відділу кадрів Доценко О. І.).   Директор ТОВ «Смарагд» Осипенко Є. І. Осипенко

Частина 3

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»