Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам відповідно до частини 12 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). У кадровій практиці для обліку кількості днів наданих відпусток та періодів, за які вони надаються, використовують Книгу обліку щорічних і додаткових відпусток працівників.

У журнал заносять інформацію про надання таких відпусток:

• щорічної основної;
• додаткової за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткової за особливий характер праці;
• додаткової працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства групи А І групи (ст. 19 Закону № 504);
• додаткової відпустки окремим категоріям ветеранів війни (ст. 16 2 Закону № 504);
• інших додаткових відпусток, передбачених законодавством.

Придбати видання Журнали реєстрації Практичні посібники Усі кадрові видання Навчання для кадровиків

Книга обліку щорічних і додаткових відпусток працівників містить такі графи:

• графа 1: номер за порядком;
• графа 2: прізвище та ініціали працівника;
• графа 3: посада (професія), підрозділ;
• графа 4: вид відпустки;
• графа 5: кількість днів;
• графи 6–7: за який робочий рік (період) надається відпустка (початок і закінчення);
• графа 8: календарний рік для працівників, які мають дітей;
• графи 9–10: дата початку відпустки і дата її закінчення;
• графа 11: підстава (номер і дата видання наказу);
• графа 12: кількість невикористаних днів.