Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам відповідно до частини 12 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). У кадровій практиці для обліку кількості днів наданих відпусток та періодів, за які вони надаються, використовують Книгу обліку щорічних і додаткових відпусток працівників.
У журнал заносять інформацію про надання таких відпусток:
щорічної основної;
додаткової за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
додаткової за особливий характер праці;
додаткової працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства групи А І групи (ст. 19 Закону № 504);
додаткової відпустки окремим категоріям ветеранів війни (ст. 16 2 Закону № 504);
інших додаткових відпусток, передбачених законодавством.