Незважаючи на війну, ніхто не скасовував обов’язок роботодавців складати графіки відпусток своїх працівників на наступний рік. Давайте поговоримо про цей документ, правила його складання та відповідальність за відсутність.

Хто має складати

Обов’язок складання графіка відпусток випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Відповідно до зазначених норм черговість надання відпусток визначається графіками, що затверджуються роботодавцем.

Графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі фізичні особи — підприємці, які мають найманих працівників.

При цьому кількість найманих працівників не має значення (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).

Разом з тим зазначимо: вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток, не поширюються на роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин (ст. 49⁵ КЗпП).

Також нагадаємо, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ, далі — Закон № 2136).

Якщо ж ваш роботодавець зобов’язаний складати графік відпусток, то майте на увазі, що на цей документ під час перевірки завжди звертають увагу інспектори Держпраці. Зокрема, у п. 4.17 додатка 4 до Акта (затверджено наказом Мінекономіки від 27.10.2020 р. № 2161), що складається за результатами проведеного заходу державного нагляду (контролю) за дотриманням вимог законодавства про працю, вони роблять відмітку про наявність/відсутність такого графіка у роботодавця.

І якщо графіка відпусток у роботодавця немає, чекайте штрафу за порушення інших вимог трудового законодавства згідно з абзацом десятим ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (з 01.10.2022 — 6700 грн). Крім того, на винних осіб може бути накладено адмінштраф у загальному випадку від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Тому краще не допускати цього порушення. Тим більше, що виконати вимоги законодавства про складання графіка відпусток зовсім не складно.

Строк складання

Строк складання графіка відпусток на відповідний рік ані в Законі про відпустки, ані у КЗпП не визначено.

У зв’язку з цим Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15 рекомендувало орієнтуватися на п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213 (застосовуються на підставі постанови ВРУ від 12.09.1991 р. № 1545-XII). Згідно з цим документом графік відпусток потрібно складати не пізніше 5 січня поточного року.

Проте рекомендуємо зробити це трохи раніше. Так, оптимальним строком для графіка відпусток на 2023 рік буде 16–17 грудня 2022 року. Таким чином, якщо хтось із працівників вирішить використати відпустку вже на початку січня, роботодавець зможе його своєчасно повідомити про дату початку відпустки. Нагадаємо: згідно з ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку.

А якщо графік ще не затверджено, а працівник уже зібрався у щорічну відпустку? Тоді слід видати наказ про відпустку на підставі заяви працівника. У такому разі ініціатива походить від працівника, тому попереджати його за 2 тижні не потрібно і для роботодавця це не є порушенням трудового законодавства.

Форма графіка відпусток

Якоїсь затвердженої форми цього документа немає. Тому кожен роботодавець має право розробити свою форму графіка (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15). Головне, щоб нею було зручно користуватися.

Зазвичай графік відпусток складають у вигляді таблиці з відповідними графами. Рекомендуємо наступні:

1. Найменування структурного підрозділу.
2. Посада.
3. П. І. Б. працівника.
4. Табельний номер.
5. Вид відпустки.
6. Кількість календарних днів відпустки.
7. Період, за який надається відпустка.
8. Плановий період чи дата надання відпустки.
9. Примітки.

А от, наприклад, передбачати спеціальну графу для позначки про фактичне використання відпустки, на наш погляд, зайве. Адже інформацію про це буде зазначено у розділі V особової картки працівника за формою № П-2 на підставі наказу про надання відпустки. Тому немає сенсу цю інформацію дублювати.

Законодавство вимагає, щоб графік відпусток був погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації (або профспілковим представником) та затверджений керівником (ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). У зв’язку з цим у форму графіка відпусток необхідно додати відповідні грифи погодження та затвердження.

При цьому рекомендуємо в процесі погодження графіка відпусток разом із його проектом передати профкому супровідний лист, у якому зазначити бажаний строк погодження.

КЗпП вимагає довести графік відпусток до всіх працівників.

Звичайно, краще це зробити під підпис, але це не означає, що до графіка обов’язково потрібно додавати графу «Підпис працівника». Особливо якщо у вас немає можливості зібрати підписи всіх працівників, наприклад, через їх дистанційну роботу.

Більш доцільним є розміщення графіка відпусток для загального ознайомлення у приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі. А для підписів працівників можна передбачити листи-ознайомлення, які за потреби передати до структурних підрозділів підприємства.

Крім того, наразі ч. 3 ст. 29 КЗпП дає право роботодавцям проводити ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Також у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, наприклад, за допомогою електронної пошти чи певного месенджера (WhatsApp, Viber, Telegram тощо) шляхом обміну відповідними повідомленнями.

Кого включаємо до графіка

Відповідно до ст. 2 Закону про відпустки право на відпустку мають усі фізособи, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності) або фізособами-підприємцями.

Тому до графіка відпусток слід включити всіх працівників, які перебувають з роботодавцем у трудових відносинах на дату погодження та затвердження графіка та яким планується надати відпустку.

Тобто потрібно включити не лише основних працівників, а й сумісників, а також осіб, з якими укладено строкові трудові договори, сезонних та тимчасових працівників.

Внутрішніх сумісників рекомендуємо показувати у графіку окремими рядками за основним місцем роботи та за сумісництвом. Справа у тім, що внутрішні сумісники можуть йти у відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки) або у різний час.

А ось особам, які працюють за цивільно-правовими договорами, у графіку відпусток не місце (їм щорічна оплачувана відпустка не надається).

Це стосується й гіг-спеціалістів, які виконують роботи (надають послуги) резидентам Дія Сіті на підставі гіг-контрактів, адже вони не є найманими працівниками.

А як бути з працівниками-новачками, які будуть прийняті вже після затвердження графіка відпусток?

Нагадаємо: за загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає після того, як працівник безперервно відпрацює 6 місяців. До закінчення цього строку можна отримати відпустку тривалістю, розрахованою пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про відпустки).

Таким чином, якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку у календарному році, в якому його було прийнято на роботу, та роботодавець не проти такого рішення, то вносити працівника у графік відпусток на поточний рік не потрібно. І це не є порушенням трудового законодавства.

Але краще таке рішення працівника зафіксувати. Для цього можна при прийнятті працівника на роботу надати йому письмову пропозицію визначитися з бажаним періодом щорічної відпустки у поточному році та її тривалістю. Нехай працівник письмово зафіксує своє рішення з цього питання.

Якщо працівник-новачок не відмовляється від свого права використовувати відпустку у поточному календарному році, до графіка відпусток доведеться внести зміни (про це див. нижче).

Враховуємо інтереси сторін

Частина 10 ст. 10 Закону про відпустки вимагає, щоб при складанні графіків відпусток враховувалися як інтереси виробництва, так й особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Так, кожен працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї відпустки. Водночас конкретну дату відпустки йому необхідно погодити зі своїм роботодавцем уже з урахуванням інтересів останнього.

Важливо! Складаючи графік відпусток, врахуйте, що є пільгові категорії працівників, яким надано право за їх бажанням отримати щорічну відпустку в будь-який зручний для них час.

Відповідно до ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки це:

• особи віком до 18 років;
• особи з інвалідністю;
• жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінки, які мають двох та більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
• одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного чи більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружини (чоловіки) військовослужбовців;
• ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) захисників та захисниць України;
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
• інші категорії працівників у випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором. Наприклад, право на використання щорічної відпустки у будь-який зручний час передбачено для осіб, які належать до 1 та 2 категорій постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи.

Отже, за наявності пільгових категорій роботодавцю доведеться орієнтуватися на бажання працівників, підлаштовуючи під них інтереси виробництва.

Які відпустки включати до графіка

Насамперед зауважимо, що ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки вимагають складати графік відпусток лише для щорічних (основних та додаткових) відпусток. Тому за іншими відпустками можна ухвалити рішення не включати їх до графіка та надавати працівникам на підставі заяв.

Однак якщо метою складання графіка відпусток є раціональна організація робочого процесу, ми радимо планувати всі види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь. Наприклад, до таких відпусток належать:

• додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи (далі — відпустка на дітей), що надаються згідно зі ст. 19 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284);
• додаткові «чорнобильські» відпустки;
• додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.

Такі відпустки не є щорічними. Вони надаються не за робочий, а за календарний рік.

При складанні графіка врахуйте, що законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачав би право на щорічні відпустки та додаткові відпустки на дітей.

Що стосується навчальних та творчих відпусток, а також відпусток для участі у спортивних змаганнях, то їх до графіка не включаємо.

Також не потрібно включати до графіка відпусток щорічні оплачувані перерви у роботі, передбачені для гіг-спеціалістів резидентів Дія Сіті. Як ми вже згадували раніше, такі особи не є найманими працівниками.

Важливо! Якщо ту чи іншу відпустку внесено до графіка, у роботодавця виникає обов’язок її надання.

Щоправда, це правило має виняток, передбачений ч. 2 ст. 12 Закону № 2136. Так, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури. Нагадаємо: воєнний стан в Україні продовжено поки що до 19 лютого 2023 року.

До речі, у зв’язку з воєнним станом виникає питання про включення до графіка невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки.

За загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості (ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки):

• протягом 2 років поспіль;
• особам віком до 18 років;
• працівникам, які мають право на додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.

Проте згідно з абзацом третім ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану згадані норми не застосовуються. При цьому роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.

То як же вчинити з «хвостами» за попередні роки?

Якщо роботодавець не проти надання своїм працівникам невикористаних днів щорічних відпусток за минулі робочі роки у воєнний період, то вони мають бути відображені у графіку.

Роботодавець у період дії воєнного стану не надаватиме відпусток за минулі роки? Тоді не плануйте їх до 19 лютого 2023 року. А ось на наступний період ніщо не заважає зазначити їх у графіку відпусток, зробивши примітку про те, що вони надаються лише у разі скасування/припинення воєнного стану.

Якщо ви вносите до графіка додаткові соціальні відпустки на дітей, то «хвости» за ними також доцільно до нього включити (лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284). При цьому зауважте: законодавство не передбачає права роботодавця відмовити у наданні відпусток на дітей під час дії воєнного стану. Виняток — працівники критичної інфраструктури, яким можна відмовити у будь-якій відпустці, крім декретної та для догляду за дитиною до 3 років (див. вище).

Особливості відображення у графіку періоду відпустки

Якщо вам зручно, у графіку можна зазначити одразу конкретні дати відпусток. Однак зазвичай наводять лише місяць їх надання. Якщо перехідна відпустка, зазначте два місяці — місяць її початку та закінчення.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах місяця, зазначеного у графіку, погоджується між працівником та роботодавцем. Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки працівнику можна направити запит про те, з якої дати він хотів би піти у відпустку. У такому запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник має відповісти, наприклад, 3 робочі дні.

У разі поділу відпустки на частини це також відображають у графіку. При цьому враховуйте, що основна безперервна частина щорічних відпусток має становити не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). І лише при укладенні трудового договору зі спрощеним режимом регулювання трудових відносин (гл. ІІІ-Б КЗпП) на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості. Але пам’ятайте: спрощений режим діє лише під час воєнного стану.

Зверніть увагу ще на один «воєнний» момент при складанні графіка відпусток. Відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежене тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Невикористані дні відпустки у такому разі надають після припинення/скасування воєнного стану.

Якщо роботодавець має намір обмежувати кількість календарних днів щорічної основної відпустки своїх працівників у воєнний час, у графіку відпусток не плануйте надання більше ніж 24 календарні дні в період до 19 лютого 2023 року. А ось після цієї дати слід показувати всі дні щорічної основної відпустки, на яку має право працівник (звісно, якщо планується її надання). Але при цьому можна зробити примітку про те, що надання відпустки понад 24 календарні дні можливе лише у разі припинення/скасування воєнного стану.

Не забудьте письмово повідомити працівника під підпис про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого строку

Зверніть увагу: ознайомлення працівників з графіком відпусток (навіть якщо у графіку стоять точні дати відпусток та передбачено спеціальну графу «Ознайомлений», в якій працівники ставлять дату та підпис) не є письмовим повідомленням працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні. Це дві абсолютно різні процедури.

Вносимо зміни до графіка

Протягом року можуть виникнути різні робочі ситуації, які вимагатимуть внесення змін до графіка відпусток. Наприклад, працівники, включені до графіка, можуть звільнитися. У свою чергу, хтось буде прийнятий на роботу після затвердження графіка. Особи, які мають право на відпустку у зручний для них час, можуть попросити змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком. Що робити у таких ситуаціях?

Якщо виникла потреба внести зміни до графіка відпусток, наново погоджувати з профкомом графік за всіма працівниками і перезатверджувати його не потрібно. Достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка відпусток та довести його до відома працівників, яких стосуються такі зміни.

Наприклад, у разі перенесення відпустки через тимчасову непрацездатність працівника оформлюйте наказ про перенесення відпустки та ознайомлюйте з ним працівника. За бажанням можна зробити запис про це у графі «Примітки» графіка відпусток. Також можна при складанні графіка передбачити у ньому графу «Перенесення відпустки».

І насамкінець наведемо приклад форми графіка відпусток.

Висновки

• В загальному випадку складання графіка відпусток — це обов’язок роботодавця, за порушення якого законодавством передбачено штрафні санкції.
• Роботодавець має право розробити свою форму графіка відпусток, оскільки затвердженої форми немає.
• У графік відпусток обов’язково мають бути включені щорічні відпустки (основні та додаткові). Також до нього можна включити інші види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь.