Дистанційна робота та гнучкий графік: як оформити відносини із працівником
Досить актуальним у сучасних реаліях є оформлення працівників на дистанційну роботу та/або встановлення їм гнучкого графіка роботи. Розглянемо докладніше особливості оформлення таких трудових відносин.
Кожний роботодавець прагне оптимізувати свої відносини з найманими працівниками. Досить актуальним у сучасних реаліях є оформлення працівників на дистанційну роботу та/або встановлення їм гнучкого графіка роботи. Сьогодні такі способи дуже популярні, до того ж цього року відповідні зміни були внесені до КЗпП Законом від 30.03.2020 р. № 540-IX (далі — Закон № 540).
Розглянемо докладніше особливості оформлення таких трудових відносин.
Дистанційна робота
Усі важливі моменти, що стосуються дистанційної роботи, тепер прописано в ст. 60 КЗпП. Якщо раніше для цих цілей ми користувалися документами, що регламентують надомну працю (Конвенція № 177 про надомну працю від 20.06.1996 р., Рекомендації № 184 Міжнародної організації праці від 20.06.1996 р.), то зараз є спеціальна норма в КЗпП.
Дистанційна (надомна) робота — це така форма організації праці, коли робота виконується працівником за місцем його проживання або в іншому місці на його вибір, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.
Головна особливість дистанційної роботи — прийняття на роботу повинне супроводжуватися укладенням письмового трудового договору (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Тобто при працевлаштуванні співробітника недостатньо отримати від нього заяву про прийняття на роботу та видати відповідний наказ. Потрібно також оформити письмовий документ із назвою «Трудовий договір». Це правило діє з 02.04.2020 р., дати набуття чинності Закону № 540. Тому, починаючи із цієї дати, з усіма новоприйнятими на дистанційну роботу співробітниками слід укладати письмовий трудовий договір.
Працівник був прийнятий на умовах дистанційної роботи задовго до 02.04.2020 р., коли в законодавстві не було вимог про укладення письмового трудового договору. Прийняття на роботу було оформлене наказом. Чи потрібно зараз укладати із цим працівником письмовий трудовий договір?
У законодавстві із приводу таких випадків нічого не сказано. Тому, виходячи з конституційного принципу «закон зворотної сили не має», ми вважаємо, що в даній ситуації немає необхідності переоформляти відносини. Однак за бажання ви можете укласти із працівником письмовий трудовий договір. Цей варіант оформлення відносин досить зручний як для працівника, так і для роботодавця, адже в договорі можна чітко та докладно прописати всі особливості дистанційної роботи й тоді у взаємовідносинах сторін буде менше спірних моментів.
За якою формою повинен бути укладений трудовий договір на дистанційну роботу? Які умови слід до нього включити?
Законодавством не затверджено типову або примірну форму такого договору, тому складається він у довільній формі. Але він повинен містити всі умови, які є істотними для цього виду договору, а саме:
дані, що ідентифікують роботодавця та працівника (паспортні дані, ІПН, адреси, телефони і т. д.);
дату прийняття на роботу;
графік і режим роботи співробітника;
розмір і порядок оплати праці;
питання, що стосуються відпустки та інших трудових і соціальних гарантій для працівника;
права й обов’язки працівника та роботодавця.
У цьому договорі необхідно передбачити й інші не менш важливі моменти, а саме:
способи комунікації із працівником;
за необхідності — способи доставки працівникові необхідних інструментів і матеріалів;
правила обліку та контролю виконаної співробітником роботи (наприклад, щоденне або щотижневе подання звітів про виконану роботу);
зобов’язання працівника про нерозголошення комерційної таємниці.
При складанні трудового договору за основу можна взяти затверджені законодавством трудові договори або контракти (наприклад, форму, за якою підприємці укладають трудові договори зі своїми найманими працівниками, затверджену наказом Мінпраці та соцполітики від 08.06.2001 р. № 260). Наявну форму слід адаптувати для вашої ситуації.
При складанні трудового договору на дистанційну роботу також треба врахувати положення, установлені трудовим законодавством (ст. 60 КЗпП):
дистанційна робота не спричиняє ніяких обмежень обсягу трудових прав працівника: на нього поширюються всі діючі гарантії трудового законодавства, у тому числі надання відпусток, виплата зарплати і т. д.;
дистанційні працівники розподіляють робочий час на свій розсуд і не підпорядковуються правилам внутрішнього трудового розпорядку, затвердженим на підприємстві (якщо інше не передбачене трудовим договором). Однак загальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати норми ст. 50, 51 КЗпП (не більше 40 годин на тиждень, а для окремих категорій працівників — скорочена тривалість робочого часу);
оплата праці здійснюється в повному розмірі та у строки, визначені діючим законодавством (звичайно, якщо сторони трудового договору не домовилися про інше, зафіксувавши це в договорі). Наприклад, працівник був прийнятий на 0,5 ставки або йому встановили неповний робочий час. Тоді оплата здійснюватиметься пропорційно до відпрацьованого часу.
Наведемо фрагмент трудового договору на дистанційну роботу (зразок 1).
Зразок 1
Трудовий договір на дистанційну роботу
м. Полтава
01.07.2020 р.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Сезам» в особі директора Табанського Валерія Трохимовича, що діє на підставі Статуту (далі — Роботодавець), з однієї сторони, та громадянин Топазов Іван Данилович, 23.07.1968 р. н. (далі — Працівник), з іншої сторони (разом — Сторони), уклали цей договір (далі — Договір) про таке:
Згідно з Договором Роботодавець приймає на роботу Працівника на посаду дизайнера графічних робіт.
Працівник виконує роботу дистанційно вдома, використовуючи матеріали та засоби праці, надані Роботодавцем або придбані за його рахунок, відповідно до посадової інструкції.
Робота за Договором для Працівника є основною.
Договір укладається на невизначений строк.
Працівник у своїй діяльності керується умовами Договору, колективного договору підприємства, а також іншими внутрішніми документами підприємства, з якими Роботодавець ознайомлює Працівника під підпис.
Працівник зобов’язується виконувати роботу, передбачену Договором особисто, та не має права залучати до виконання робіт третіх осіб.
Працівнику встановлюєтеся 5-денний робочий тиждень (із понеділка по п’ятницю) із гнучким режимом робочого часу та нормою робочого часу — 40 год. на тиждень. Працівник самостійно, на власний розсуд, визначає режим робочого часу в робочі дні.
Працівнику надається щорічна основна відпустка тривалістю 24 календарних дні. Черговість надання відпусток визначається графіком відпусток. Інші види відпусток надаються відповідно до чинного законодавства України.
Оплата праці Працівника здійснюється за відрядними розцінками, що діють на підприємстві, за фактично виконані роботи, що відповідають установленим до їх якості вимогам. Заробітна плата виплачується у дні та строки, установлені колективним договором для виплати заробітної плати на підприємстві. Зарплата перераховується на банківський рахунок Працівника за реквізитами, вказаними в п. 17 Договору.
Посадові обов’язки Працівника передбачено посадовою інструкцією, з якою Роботодавець ознайомлює Працівника під підпис.
Комунікація між Роботодавцем і Працівником за всіма робочими питаннями здійснюється за допомогою програми «Kapriz».
Контроль якості виконаних Працівником робот здійснюється технічно-графічним відділом Роботодавця.
Працівник зобов’язується складати щомісяця звіт про виконані роботи за формою, наведеною в додатку 1 до Договору. Працівник надсилає складений звіт на електронну пошту Роботодавця (sezam_zvit@i.uа) не пізніше 3-го числа наступного за звітним місяця.
У разі невиконання або неналежного виконання умов Договору Сторони несуть відповідальність згідно із законодавством України. Спори, що виникають під час виконання Договору, вирішуються в порядку, визначеному законом.
Договір набуває чинності з дня його підписання Сторонами та може бути припинений за підставами, визначеними КЗпП.
Договір укладено в двох автентичних примірниках, один з яких зберігається у Роботодавця, другий — у Працівника.
Реквізити та підписи Сторін:
<…>
Працівник працював в офісі й хоче перейти на дистанційну роботу. Які документи потрібно для цього оформити?
У даному випадку роботодавцеві слід пам’ятати, що переведення співробітника на дистанційну роботу — це зміна істотних умов праці. Згідно з вимогами ст. 32 КЗпП про майбутні зміни працівник повинен бути повідомлений не менш ніж за два місяці. Однак якщо така зміна трудових відносин відбувається за обопільним бажанням, то роботодавцеві слід отримати від працівника заяву про переведення на дистанційну роботу. Тоді чекати два місяці не потрібно, такі відносини можна оформити з дати, узгодженої сторонами. Крім заяви працівника роботодавець повинен видати наказ про переведення працівника на дистанційну роботу (зразок 2) й укласти з ним письмовий трудовий договір.
Зразок 2
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СЕЗАМ»
НАКАЗ
30.06.2020 р.
м. Полтава
37-к
Про зміну умов праці
НАКАЗУЮ:
Змінити умови праці з 01.07.2020 р. бухгалтеру Кривенко Тамарі Володимирівні: перевести її на роботу дистанційно за місцем проживання.
Установити Кривенко Т. В. гнучкий режим робочого часу відповідно до умов письмового трудового договору.
Начальнику технічного відділу ТОВ «Сезам» Барсукову Р. Г. забезпечити технічні можливості роботи Кривенко Т. В. дистанційно.
Начальнику відділу кадрів ТОВ «Сезам» Степаненко А. Л. укласти з Кривенко Т. В. письмовий трудовий договір на дистанційну роботу.
Підстава: заява Кривенко Т. В. від 30.06.2020 р.
<…>
Чи потрібно вказувати в трудовій книжці працівника про те, що він працює дистанційно?
Трудові книжки на дистанційних працівників ведуться в тому ж порядку, що й на інших працівників, з якими укладено трудовий договір. Але включати до запису про прийняття на роботу інформацію про дистанційну роботу не потрібно.
В Інструкції, затвердженої наказом Мінпраці від 29.07.1993 р. № 58, яка регламентує порядок оформлення трудових книжок, із цього приводу нічого не сказано. Тому робити в трудовій книжці запис про те, що працівник трудиться дистанційно, немає необхідності, як і про роботу неповний робочий час або про те, що працівника прийнято за строковим трудовим договором (див. лист Мінпраці та соцполітики від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07). У цих випадках робиться звичайний запис про прийняття на роботу.
Гнучкий графік
Установлення працівникові гнучкого режиму робочого часу (або, простіше кажучи, гнучкого графіка) — не нововведення для роботодавця. Раніше при введенні такого режиму роботодавці користувалися Методрекомендаціями, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 04.10.2006 р. № 359. Тепер ці норми закріплені в ст. 60 КЗпП і діють із 02.04.20 р. відповідно до змін, передбачених Законом № 540.
Гнучкий режим робочого часу — це форма організації праці, за якої допускається введення режиму роботи, відмінного від визначеного правилами внутрішнього трудового розпорядку, за умови дотримання встановленої норми тривалості робочого часу: денної, тижневої або на певний обліковий період (два тижні, місяць і т. п.). Дуже часто гнучкий графік установлюють співробітникам, які працюють дистанційно.
При гнучкому графіку робочий час зазвичай ділять на три частини:
Фіксований час, коли працівник зобов’язаний перебувати на робочому місці та виконувати свої трудові функції. Цей час може використовуватися, наприклад, для проведення нарад, координації і т. п. До речі, цей час можна теж поділити на частини: наприклад, одна година вранці — з 9.00 до 10.00 і одна година ввечері — з 17.00 до 18.00.
Змінний час, протягом якого співробітник на свій розсуд визначає періоди, коли він буде виконувати доручену йому роботу (в межах визначеної норми робочого часу).
Час перерви на відпочинок і харчування.
Такий розподіл робочого часу на частини не є обов’язковим, а рекомендується ст. 60 КЗпП (з позначкою «може бути»).
Правила встановлення гнучкого режиму роботи такі:
уводиться за угодою між працівником і роботодавцем (слід зафіксувати в письмовій формі в заяві працівника та наказі);
можна встановити на певний строк або безстроково;
може вводитися або при прийнятті на роботу, або пізніше, у випадку виникнення такої необхідності;
не спричиняє змін у нормуванні, оплаті праці та не впливає на обсяг трудових прав працівника;
облік робочого часу повинен бути забезпечений роботодавцем;
на працівників із таким режимом не поширюється режим роботи, установлений на підприємстві правилами внутрішнього трудового розпорядку;
під час відряджень працівник із гнучким графіком зобов’язаний підпорядковуватися режиму робочого часу того підприємства, на яке він відряджений;
у випадку виробничої необхідності та/або для виконання невідкладних або непередбачуваних завдань роботодавець може тимчасово (на період до одного місяця протягом календарного року) застосувати до працівників із гнучким графіком загальновстановлений на підприємстві графік роботи. При цьому для таких дій не потрібно дотримуватися норм ст. 32 КЗпП (попередження про зміни за два місяці).
Як оформляється встановлення гнучкого графіка?
Оформлення залежить від того, у який момент установлюється такий графік:
якщо при прийнятті на роботу, то це необхідно зафіксувати в наказі;
якщо із працівником укладається письмовий трудовий договір (наприклад, на дистанційну роботу), то це потрібно прописати в договорі.
Якщо ж гнучкий режим роботи вводиться для співробітників, які вже трудяться на підприємстві, то треба дотримуватися вимог ст. 32 КЗпП (див. вище про введення дистанційної роботи для вже працюючих співробітників — правила аналогічні). Установлення нового режиму оформляється наказом, з яким співробітника знайомлять під підпис.
Висновки
З найманими працівниками може бути укладений письмовий трудовий договір на дистанційну роботу, яка тепер регулюється ст. 60 КЗпП. На дистанційних працівників поширюються всі правила та гарантії, передбачені для працівників, з якими укладено трудовий договір. Також працівникові може бути встановлений гнучкий режим робочого часу (як при працевлаштуванні, так і пізніше).
Ласкаво просимо
Реклама