Працівники кадрових служб і бухгалтерії (якщо кадровик відсутній) часто видають довідки про місце роботи, період роботи, отримання допомоги на дітей, утримання аліментів тощо працівникам свого підприємства за місцем вимоги. Такі довідки називають зовнішніми. Як правило, вони складаються з метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати тощо. Їх видають громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, відділу субсидій, ЖЕКу тощо.

Зовнішні довідки мають свої особливості оформлення. Юридичної сили вони набувають за наявності наступних реквізитів:

• коду організації за ЄДРПОУ;
• назву організації;
• довідкових даних про організацію;
• назви виду документа (ДОВІДКИ);
• дата документа;
• адреса (вказують місце подання довідки);
• тексту документа;
• підпису посадової особи;
• відбиток печатки;
• прізвища виконавця і номера його телефону (вказують у разі потреби).

Якщо така довідка стосується фінансово-матеріальних питань, то її підписує керівник організації та головний бухгалтер.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов’язковій реєстрації.

Слід зауважити, що роботодавець не має права вимагати від працівника організації, який звернувся за довідкою, будь-якого письмового запиту, звернення чи інших документів від органів або організацій, для пред’явлення до яких необхідна довідка.

Вказані довідки видаються роботодавцем на прохання працівника. Дане прохання може бути висловлено усно або в письмовій формі. Рекомендуємо працівникам звертатися з письмовою заявою, оскільки ця заява стане більш дійовим доказом у разі виникнення спору, наприклад, про строк видачі довідки.

З юридичної точки зору дані прохання можна розглядати як звернення громадян. Згідно зі статтею 20 Закону України «Про звернення громадян» такі звернення розглядаються і вирішуються у строк, що не перевищує одного місяця від дня їхнього надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. <…>

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено відносно встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Зазначимо, що 15-денний строк, впродовж якого організація зобов’язана видати працівникові довідку, обчислюється в календарних, а не робочих днях. У випадку, якщо останній день терміну припадатиме на неробочий день, то днем закінчення строку необхідно вважати найближчий наступний за ним робочий день.

Як відомо, узаконених типових форм цих довідок немає, отже кожен заповнює форми, вигадані самотужки. Щоб спростити таку роботу, пропонуємо вашій увазі форми різноманітних довідок, які узагальнили для вас працівники редакції журналу на основі вивчення довідок багатьох підприємств.

Процедура видачі довідок

Найменування адміністративної процедури	Державний орган (організація), до якого має звернутися громадянин	Документ і/або відомості, які має представити громадянин при зверненні	Максимальний строк розгляду звернення і видачі довідки чи іншого документа
Видача довідки про місце роботи і посаду Скачать (.doc, 22 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про період роботи Скачать (.doc, 23 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про період виплати допомоги на дітей Скачать (.doc, 26 Кб)	Організація за місцем роботи (служби), або робочий орган фонду; органи соцзахисту за місцем проживання батьків	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про перебування особи у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку Скачать (.doc, 23 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про вихід на роботу, службу до закінчення відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку і припинення виплати допомоги Скачать (.doc, 25 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про утримання аліментів Скачать (.doc, 24 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення
Видача довідки про незабезпечення дитини в поточному році путівкою за рахунок коштів ФСС з ТВП Скачать (.doc, 23 Кб)	Організація за місцем роботи (служби)	—	15 днів з дня звернення

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Заработная плата»