Постоянно изменяющаяся бизнес-среда, усиление деловой конкуренции и, как следствие, необходимость развития конкурентных преимуществ требуют от многих компаний поиска путей повышения качества производимых товаров или предоставляемых услуг и, одновременно, — снижения их себестоимости. Поэтому компании стремятся к диверсификации своего бизнеса, концентрируют усилия на совершенствовании бизнес-процессов в рамках основной деятельности. В то же время затраты на осуществление функций, пусть и необходимых, но не связанных напрямую с основной деятельностью, стараются свести к минимуму.
Каким же образом удается снизить себестоимость своей продукции (услуг)? Одним из подходов является аутсорсинг функций, не связанных напрямую с основной деятельностью компании, передача их внешним провайдерам. Этот подход становится популярным среди многих компаний в мире, развивается интерес к нему и в Украине.
Аутсорсинг (англ. Outsourcing — заимствование ресурсов извне, использование внешних источников) — передача сторонней организации определенных задач, функций или бизнес-процессов, являющихся непрофильными, вспомогательными для компании-заказчика. Под понятие «аутсорсинг» не подпадают одноразовые работы, выполняемые подрядчиком по контрактам или субконтрактам.
Технологии аутсорсинга получили широкое распространение в 90-х годах прошлого века. На сегодня они считаются очень важными факторами повышения конкурентоспособности компаний в условиях усиления конкурентного давления и развития процессов глобализации на рынках.
На практике различают функциональный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. При функциональном аутсорсинге степень влияния провайдера (аутсорсера) на бизнес заказчика незначительна: за оговоренную плату подрядчик выполняет определенные договором объемы работы в согласованные с заказчиком сроки. Типичные примеры функций, передаваемых внешним провайдерам: ведение кадровой документации, наем и обучение персонала, бухгалтерский учет, осуществление ІТ-функций, организация уборки и охраны офиса, питания сотрудников компании и т. д.
Положительные стороны использования аутсорсинга достаточно очевидны:
-
для компании отпадает необходимость подбирать (и удерживать) высококвалифицированный персонал;
-
сокращаются расходы на оборудование рабочих мест для «непрофильных» сотрудников;
-
компания оплачивает только фактически оказанные услуги (причем высококачественные) и т. п.
Что касается распространенности использования аутсорсинга функции начисления и выплаты заработной платы в Украине, то, согласно данным Обзора заработных плат и компенсационных пакетов, проведенного Ernst&Young в 2005 году, 89% компаний, принимавших участие в Обзоре, производят начисление и выплату заработной платы через собственную бухгалтерию. И, соответственно, 11% компаний-участниц делегируют функцию расчета (начисления) заработной платы провайдерам аутсорсинговых услуг. При этом большая часть компаний делегирует третьим лицам исключительно функции начисления и выплаты заработной платы — для всех или отдельных категорий сотрудников. Представительства иностранных фирм в Украине чаще передают провайдерам ведение всей бухгалтерской отчетности.
Что же заставляет компании прибегать к делегированию функции расчета заработной платы? Необходимость экономии средств для поиска, отбора, найма, удержания и профессионального развития собственных бухгалтеров. Немаловажно, что использование аутсорсинга позволяет компаниям обеспечить конфиденциальность уровня оплаты труда сотрудников. Чаще всего необходимость сохранения конфиденциальности связана с оплатой труда отдельных категорий работников, например, высшего руководства или иностранных сотрудников.
Внешние провайдеры услуг по расчету заработной платы осуществляют постоянный профессиональный мониторинг действующего законодательства, оперативно реагируют на какие-либо значительные изменения в законодательном поле, учитывают эти изменения при проведении расчетов (согласовав с заказчиком). Снижение рисков несоблюдения требований законодательства при расчете заработной платы — важный аргумент в пользу привлечения компаниями внешнего провайдера. Кроме того, аутсорсеры позволяют свести к минимуму количество контактов сотрудников компании с налоговыми и другими контролирующими государственными органами.
Естественно, использование аутсорсинга расчета заработной платы, наряду с преимуществами, имеет и ряд недостатков. В частности, представители тех компаний, которые используют аутсорсинг, зачастую ссылаются на низкий уровень мотивации сотрудников компаний-провайдеров, сложности согласования особенностей корпоративной культуры (и, соответственно, целей) внешнего провайдера с корпоративной культурой и целями компании-заказчика. Зачастую камнем преткновения также становятся неудовлетворительные (а иногда и неприемлемые) условия сотрудничества, предлагаемые внешним провайдером (например, если тот не готов работать с большими объемами информации или выдерживать установленные компанией временные рамки). Эти недостатки можно устранить, если тщательно подбирать провайдера, а также четко согласовывать с ним все значимые условия и оговаривать их в договоре об оказании услуг. По оценкам зарубежных экспертов, большинство неудавшихся экспериментов с аутсорсингом связаны с неэффективной организацией контроля со стороны заказчика за выполнением переданных внешнему провайдеру функций.
Стоимость услуг внешнего провайдера бывает достаточно высокой. Это оправдано в тех случаях, когда предоставляются дополнительная профессиональная поддержка и консалтинговое сопровождение — «в одном пакете».
Тщательный выбор аутсорсера и структурирование с ним деловых отношений — однозначное определение и согласование всех значимых условий в договоре об оказании услуг — позволяет упредить возможные проблемы при использовании аутсорсинга. Процесс поиска и выбора компанией внешнего провайдера по оказанию услуг расчета заработной платы можно разделить на этапы:
- Обоснование потребности компании в использовании аутсорсинга конкретной функции (определение причин). Принятие решения о необходимости его использования.
- Сравнительный анализ преимуществ и недостатков использования собственных ресурсов компании и привлечения внешнего провайдера.
- Составление технического задания (брифа), определение необходимых условий (круг сотрудников, временные рамки, порядок и форма выплат, требуемые виды отчетности).
- Анализ рынка предложений по оказанию услуг аутсорсинга расчета заработной платы.
- Составление списка компаний-провайдеров для участия в тендере.
- Проведение тендера.
- Окончательный выбор провайдера на основании результатов тендера.
- Согласование условий, заключение договора.
- Отладка процедуры по предоставлению услуг аутсорсинга расчета заработной платы.
Но самым важным этапом должно стать принятие решения о необходимости аутсорсинга для компании.
Привлечение внешних провайдеров для расчета зарплаты имеет ряд преимуществ по сравнению с осуществлением их силами бухгалтеров компании. В частности, это — снижение издержек на обслуживание непрофильных функций и возможность сконцентрироваться на достижении основных целей компании.
|
Основными нормативными актами, регламентирующими процедуру начисления и выплаты заработной платы, являются:
|
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»
Ласкаво просимо
Реклама