С«ложный» язык деловой переписки

Вы уверены, что Ваши деловые письма работают? Секреты деловой переписки в нашем материале.

В 1872 году портной из Невады Якоб Дэвис написал письмо тогда не слишком известному торговцу тканями Леви Страуссу. Дэвис предложил Страуссу вместе запатентовать новую технологию укрепления карманов рабочих брюк заклепками. Страусс принял предложение: от его заклепанных брюк теперь ведут свою историю знаменитые джинсы Levi’s… Попробуйте представить себя на месте Якоба Дэвиса: Вы пишете деловое письмо партнеру по бизнесу, предлагая выгодное вложение средств. Какое из следующих предложений Вы выберете для своего письма?

Вы можете получить большую прибыль, продавая рабочие брюки дороже всех.
У Вас есть возможность получить значительную прибыль, продавая рабочие брюки по самым высоким на рынке ценам.
Имеется возможность получения значительной прибыли от реализации рабочих брюк по ценам, превосходящим имеющиеся в настоящее время на рынке.

Запишите номер выбранного предложения — а теперь представьте, что Вы не писатель, а читатель, к которому приходит письмо. Из какого из предложений Вы предпочли бы узнать о возможности хорошо заработать на продаже рабочей одежды? Запишите и его номер. И сравните первую и вторую цифры.

Говоря о языке делового письма, я часто предлагаю собеседникам этот тест, — и в большинстве случаев первая записанная ими цифра оказывается больше второй. Т. е. выступая в роли читателя, мы хотим простых человеческих слов, — но взяв в руки перо, тут же надеваем невидимые нарукавники и принимаемся потчевать читателя казенными конструкциями. В чем же дело, почему мы, перефразируя известную мудрость, не пишем другим так, как хотели бы, чтобы писали нам?

Мой приятель, занимающийся экспортом отечественной техники за рубеж, однажды показал мне свое письмо о поставке строительного оборудования в Индию. С ходу я не поняла в этом письме ничего — текст на 2/3 состоял из оборотов типа «суть вышеуказанного предложения состоит в осуществлении наличия поименованной возможности…». «Понимаешь, — объяснил мне приятель, — если ты написал сложно, значит подошел к делу вдумчиво, уважил читателя. И потом, по-простому пишут простолюдины, а ученый человек должен писать по-ученому. По крайней мере, так считают наши индийские коллеги. Если я напишу просто, мое письмо прочтет клерк, а если сложно — начальник…».

Прав мой приятель или не прав? Европейская школа делового письма, чьему учению до последнего времени следовали и мы, признала бы его правым. Американская, к которой мы все больше начинаем прислушиваться сейчас, освистала бы: там считают, что нельзя написать слишком «по-человечески», можно как надо — или чересчур казенно и замороченно. Последователи двух школ горячо спорят, договориться пока не смогли, а значит, одного ответа на все случаи нам от них не дождаться. Остается искать его самостоятельно, пытаясь понять, как «человечность» и «казенщина» в разных ситуациях влияют на читателя, помогая нам или мешая. Вот и приступим…

Представьте, Вы приехали на работу, въезжаете на парковку, чтобы как всегда поставить машину в ее северной части, — и вдруг видите у шлагбаума объявление. Текст объявления может быть таким: «Пожалуйста, паркуйте Ваш автомобиль в южной части корпоративной стоянки». Или таким: «Служащие должны парковать свои автомобили в южной части корпоративной стоянки». Какой вариант скорее убедит Вас изменить привычный маршрут? А почему? В зависимости от Вашего выбора ответ на это «почему» будет разным. В первом варианте парковаться на юге нас просят «как человека» — и мы в ответ ведем себя «по-людски», т. е. соглашаемся. Во втором случае нам указывают на наличие некоей высшей силы, — силы законов, уложений и правил, — и если мы «чтим уголовный кодекс», то отвечаем автору «Да». Выходит, выбор между «человеческим» и казенным — все равно что выбор между упомянутыми доном Корлеоне «добрым словом» и «пистолетом». Просьбу вернуть нам потерянный кошелек, пожалуй, лучше излагать «по-людски», а вот для требования об уплате налогов вполне подойдет более казенный слог.

А теперь Вы — руководитель крупной компании. Ваша компания недавно пожертвовала серьезную сумму благотворительной организации, и на днях получила от этой организации благодарственное письмо. Снова два варианта письма перед Вами, первый опять «человеческий», а второй казенный. Какому из них Вы скорее поверите, за каким действительно почувствуете благодарность? «Мы от всей души благодарим Вас за Вашу помощь обездоленным», или: «Организация «АБС» выражает искреннюю благодарность предприятию «XYZ» за оказание помощи незащищенным слоям населения»? Запомните свой ответ.

И, наконец, Вам пишут, чтобы сообщить, что Вы провалили проект. «Человеческий» вариант письма звучит так: «Я ознакомился с фактами и считаю, что Вы выполнили работу из рук вон плохо», а казенный так: «Имеющиеся факты свидетельствуют о наличии существенных недостатков в качестве выполнения работ». Какой вы предпочтете получить теперь? Изменился ли выбор по сравнению с предыдущим примером?

Думаю, Вы согласитесь — выбирая между «человеческим» и казенным, мы в этих двух ситуациях определяем лицо своего письма. «Человеческий» слог словно бы говорит читателю: «Это я так думаю и чувствую, это моя позиция, я за эту позицию живот готов положить!» Казенный же слог сообщает: «Нет никакого я, помилуйте! Ничего личного — просто так сложились обстоятельства». За письмом, написанным «по-человечески», видится некий персонаж, который благодарит нас, поздравляет, сочувствует. Или разгневанно тычет пальцем в наши проступки и недостатки: «Я вижу, что вы плохие!» За казенным письмом такого персонажа нет, — там вообще никого нет. Никто не радуется нашим победам и не попрекает нас нашими промахами — нам просто сообщают бесстрастные факты. И получая благодарность, мы чувствуем, что никакой благодарности к нам на самом деле никто не испытывает — просто нужно было соблюсти формальность. Зато и получая выговор, мы не чувствуем, что кто-то конкретный «хочет нас обидеть». Нам не говорят: «Вы дураки!», — а говорят всего лишь: «Признаки ума у рассматриваемых лиц не обнаружены». <

Итак, некая общая картина уже складывается. Принимаясь за письмо, мы задумываемся, к какому языку склониться — и задаем себе два вопроса:

Собираюсь ли я а) «поговорить по-человечески» или б) буду ссылаться на силу законов и правил?
Что мне полезнее продемонстрировать — а) неравнодушие и вовлеченность, или б) бесстрастность и объективность?

Каждый ответ «а» говорит в пользу «человеческого» языка, а каждый ответ «б» — в пользу казенного. А дальше нам остается лишь придерживаться выбранного, используя самые подходящие из множества эпистолярных приемов.

Например, если нам нужен «человеческий» слог, пригодятся:

Местоимения «Я», «Мы», «Вы», «Мой», «Наш», «Ваш». Вместо «компания предлагает» прямо говорим: «мы предлагаем»
Прямые обращения или просьбы. «Пожалуйста, подавайте авансовый отчет вовремя» явно звучит «человечнее», чем «Авансовый отчет следует подавать вовремя».
Активные обороты. «Предлагаем» «живее», чем «Предлагается» или «Хотелось бы предложить».
Оценки. Живой человек скорее скажет «хороший», чем «должного качества».
Ясные обозначения действий. «По-человечески» мы говорим «продал», а не «осуществил продажу», верно?
Эмоционально окрашенные слова. Наш проект завершился «оглушительным успехом», а не «положительным результатом». Их проект «провалился», а не «окончился неудачей».
Упоминание чувств. Если мы узнали о чем-то «с радостью» или «с огорчением», почему об этом не написать?
Если же без некоторой казенности не обойтись, подойдут те же приемы, но «вывернутые наизнанку», — а в добавок к ним:
Канцелярские клише. Какое-нибудь «учитывая тот факт, что» или «предприятие имеет своей целью осуществление…» разом даст нужную степень строгости.
Длинные предложения. Конструкции длиннее 15–20 слов придадут нашему тексту официальную «весомость».
Книжные обороты. «Интерпретация» вместо «объяснения» и «утилизация» вместо «использования» помогут нам еще отстраниться от читателя.

Кстати, настоящее письмо Якоба Дэвиса Леви Страуссу, то, благодаря которому мы сейчас носим Levi’s, сохранилось. И что бы Вы думали? Оно написано абсолютно простым, «человеческим» языком...

Александра Карепина
По материалам Oratorica.ru