Як замінити працівника, який пішов у відпустку?

Працівник йде у відпустку. А поки він відпочиватиме, потрібно, щоб його хтось замінив. Як правильно оформити таку заміну і як оплачувати?

У роботодавця немає прямого зобов’язання на час тимчасової відсутності одного працівника покладати виконання його обов’язків на іншого працівника. Робити це чи ні, кожне підприємство вирішує самостійно (лист Мінекономіки від 14.08.2020 р. № 3512-06/50540-01). Проте якщо в цьому є нагальна потреба, роботодавець може, зокрема:

обійтися власними трудовими ресурсами та доручити виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника іншому працівнику підприємства. Причому оскільки посада працівника-відпускника не є вакантною, то залучити працівника підприємства до виконання його трудових функцій можна на умовах: 1) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або 2) тимчасового замісництва. У чому відмінність цих способів, читайте нижче;
прийняти особу за строковим трудовим договором на період відпустки основного працівника.

Розберемо деталі кожного з цих варіантів.

Виконання обов’язків

Особливості. Доручають виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника іншому працівнику підприємства зазвичай тоді, коли посада тимчасово відсутнього менш відповідальна або рівноцінна посаді працівника, якого «завантажують» додатковою роботою.

Зауважте, що не обов’язково скидати все на одного працівника. Обов’язки працівника-відпускника можна розподілити одразу між кількома працівниками.

У будь-якому разі працівник виконує покладені на нього додаткові обов’язки:

без звільнення від основної роботи, передбаченої трудовим договором (ст. 105 КЗпП та п. 2 постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.1981 р. № 1145, окремі положення якої діють в Україні відповідно до постанови ВРУ від 12.09.1991 р. № 1545-XII);
в межах робочого часу за основною посадою (роботою). Додатковий час для виконання «чужих» обов’язків не передбачається.

Оплата. За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюють доплату у розмірі, передбаченому у колективному договорі або іншому локальному документі роботодавця. Її розмір визначають залежно від складності, обсягу виконуваної роботи (обов’язків). Генеральною угодою про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 201–2021 роки, яка діє й наразі, розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлений у розмірі до 100% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника.

Водночас є випадки, коли така доплата не проводиться. Коли це можливо? Коли посадова (робоча) інструкція працівника передбачає виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності. Тобто таке виконання обов’язків належить до трудової функції працівника й тому здійснюється без видання окремого наказу та без доплати (роз’яснення Управління Держпраці у Кіровоградській області від 28.01.2022 р.).

Оформлення. Оскільки роботодавець не має права примушувати працівника виконувати роботу, не обумовлену його трудовим договором (ст. 31 КЗпП), виконання обов’язків тимчасово відсутнього допускається тільки за згодою працівника. Для її отримання звертаємося до працівника, що планується на заміну, з відповідною пропозицією (в усній чи письмовій формі).

Згода працівника може бути оформлена у вигляді заяви. На її підставі видаємо наказ (розпорядження) про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Увага! Якщо обов’язки тимчасово відсутнього працівника розподіляють між кількома працівниками, у наказі (розпорядженні) потрібно зафіксувати за кожним таким працівником на заміні конкретні обов’язки з числа тих, що виконує відсутній, та розмір доплати кожному.

Виконання обов’язків припиняється в день виходу на роботу з відпустки основного працівника. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видаємо.

Табель, особова картка. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображаємо. Також не вносимо інформацію про це в особову картку № П-2.

А далі поговоримо про тимчасове замісництво.

Тимчасове замісництво

Особливості. Тимчасове замісництво застосовують, коли:

потрібно виконувати обов’язки за більш відповідальною посадою, зокрема, коли це пов’язано з розпорядчою функцією, наприклад, обов’язки керівника (п. 1 роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965 р. № 30/39, що діє в України згідно з постановою ВРУ від 12.09.1991 р. № 1545-XII (далі — Роз’яснення № 30/39)
та працівник, який буде виконувати такі обов’язки, не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 р. № 73/13/84-15).

Під час тимчасового замісництва працівник виконує обов’язки виключно за «чужою» посадою (роз’яснення Південно-Східного межрегіонального управління Держпраці від 14.07.2023 р.). Проте це не переведення працівника на іншу посаду. Формально він залишається на своїй посаді.

А ще тимчасовий виконувач обов’язків працює за графіком роботи відсутнього працівника.

Оплата. У загальному випадку працівнику, який заміщає, встановлюють доплату. Її розмір дорівнює різниці між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщує.

А ось штатним заступникам або помічникам відсутнього працівника (за відсутності посади заступника), а також головним інженерам у період тимчасового замісництва керівника різниця в окладах не виплачується. Це визначено у п. 1 Роз’яснення № 30/39. Водночас госпрозрахункові підприємства мають право самостійно вирішувати питання оплати праці. Тому в колективному договорі вони можуть передбачити виплату різниці в окладах на період виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника і штатним заступникам, і помічникам керівника, і головному інженеру підприємства (лист Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23).

Крім різниці в окладах, тимчасовому заміснику виплачують премії на умовах і в розмірах, установлених за більш відповідальною посадою працівника, якого він заміщує.

Така премія нараховується і на посадовий оклад працівника, який заміщує, і на різницю в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Доплати та надбавки, що були встановлені працівнику, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуємо в тому розмірі, в якому вони виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11).

Розглянемо оплату тимчасового замісництва на прикладі, оскільки вона викликає найбільше запитань у бухгалтерів.

Приклад

Працівник, який займає посаду начальника відділу збуту, був призначений тимчасово виконувачем обов’язків керівника підприємства на період відпустки останнього, яка тривала з 13 по 26 травня 2024 року. Начальнику відділу встановлений оклад у розмірі 28 000 грн та надбавка за інтенсивність праці у розмірі 10% від окладу. Оклад керівника — 45 000 грн. На підприємстві щомісячно (за поточний місяць у поточному місяці) виплачують премію у розмірі 20% від окладу працівника.

За травень працівнику-заміснику буде нараховано:

оклад за його посадою в сумі 28 000 грн;
різницю в окладах за 10 робочих днів тимчасового замісництва керівника з 23 робочих днів за графіком роботи підприємства: (45 000 грн – 28 000 грн) : 23 роб. дн. х 10 роб. дн. = 7391,30 грн;
надбавку за інтенсивність праці, встановлену за посадою начальника відділу збуту: 28 000 грн х 10% : 100% = 2800 грн;
премію за травень, нараховану на оклад за посадою начальника відділу збуту: 28 000 грн х 20% : 100% = 5600 грн;
премію на різницю в окладах за 10 робочих днів тимчасового замісництва керівника: 7391,30 х 20% : 100% = 1478,26 грн.

Всього за травень буде нараховано 45 269,56 грн (28 000 + 7391,30 + 2800 + 5600 + 1478,26).

Оформлення. Призначення працівника виконувачем обов’язків можливе лише за його згодою, яка може бути оформлена у вигляді заяви.

Після отримання згоди роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження), в якому, серед іншого, зазначає розмір оплати тимчасового замісництва. З наказом (розпорядженням) працівника ознайомлюють під підпис.

Табель, особова картка. Інформацію про тимчасове замісництво не треба вносити ані в табель обліку використання робочого часу, ані в особову картку № П-2.

Строковий трудовий договір

Якщо розглянуті вище варіанти додаткового навантаження працівників не до вподоби роботодавцю, він завжди може для виконання обов’язків відсутнього працівника-відпускника залучити іншу особу на підставі строкового трудового договору. Це узгоджується з приписами ч. 2 ст. 23 КЗпП. Ба більше, в ч. 2 ст. 2 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX законодавець прямо говорить про право роботодавця укладати строковий трудовий договір з іншою особою на період відсутності основного працівника задля усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили під час дії воєнного стану.

Зауважимо, що строковий трудовий договір може бути укладений як зі сторонньою особою, так і з працівником, який вже працює на підприємстві.

Порядок укладення строкового трудового договору такий же, як і безстрокового.

Зазвичай працівник подає роботодавцю заяву, в якій вказує ознаку місця роботи (основне чи сумісництво) та умови трудового договору (посада, на яку претендує особа, оклад, режим робочого часу (якщо індивідуальний), строк випробування, якщо є домовленість, дата прийняття на роботу та строк дії трудового договору).

Щодо ознаки місця роботи. Місце роботи за строковим трудовим договором може бути визначене особою як основне або ж як сумісництво (за наявності іншого основного місця роботи). Якщо особа просить прийняти її за сумісництвом, врахуйте, що роботу у вас вона має виконувати у вільний від основної роботи час.

Щодо строку випробування, то під час дії воєнного стану він може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.

Щодо строку дії трудового договору. У випадку, що розглядається, строк дії трудового договору може бути визначений:

конкретною датою;
настанням певної події, якщо дату закінчення відпустки основного працівника-відпускника встановити заздалегідь неможливо (наприклад, якщо основному працівнику надано за угодою сторін відпустку без збереження зарплати на час дії воєнного стану).

Проте в будь-якому випадку датою звільнення працівника, що працював за строковим трудовим договором, повинен бути останній день перед днем, в який основний працівник стає до виконання обов’язків, передбачених трудовим договором.

Незалежно від того, укладаєте ви строковий трудовий договір зі сторонньою особою чи з працівником, який вже працює на вашому підприємстві, до початку його роботи до органу ДПС треба надіслати повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

У процесі роботи (ч. 3 ст. 23 КЗпП) роботодавець повинен інформувати працівників, які працюють за строковим трудовим договором, про вакансії, що відповідають їх кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору.

Коли строк дії трудового договору буде добігати кінця, видайте наказ про звільнення працівника, ознайомте його з ним та надайте копію цього наказу працівнику в день звільнення разом з письмовим повідомленням про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.

Отже, для заміни працівника-відпускника обирайте той варіант, який буде більш доречним для вашої ситуації.

Висновки

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника покладають на іншого працівника, якщо їх посади рівноцінні або працівник, якого треба замінити, займає менш відповідальну посаду.
Тимчасове замісництво застосовують, якщо треба замінити працівника за більш відповідальною, керівною посадою.
У разі виконання обов’язків відсутнього працівника зазвичай нараховують доплату у відсотках від окладу відсутнього, у разі тимчасового замісництва — різницю в окладах.
Для заміни працівника можна прийняти за строковим трудовим договором сторонню особу або іншого працівника підприємства.

Олена Марченко